Paano Gumawa ng Karamihan sa Iyong Mga One-on-One na Pulong

Kung ikaw ay isang tagapamahala, marahil ay alam mo na dapat mong hawakan ang isa-sa-isang pulong sa bawat isa sa iyong mga empleyado. Napakaraming halata. Ngunit ano sa mundo ang dapat mong gawin sa mga pulong na ito? Paano mo natiyak na sila ay produktibo at kapaki-pakinabang, sa halip na pagbibilang para sa isa pang checkmark sa iyong listahan ng pamamahala?

Narito ang pitong mga paraan upang masulit ang iyong isa-sa-isang pulong sa mga empleyado.

1. Pag-usad ng Layunin

Bilang karagdagan sa regular na mga pulong sa isa-sa-isa, dapat kang magkaroon ng taunang mga layunin sa pagganap. Ang pagpaplano sa pag-unlad ng pag-unlad ay hindi lamang para maabot ang mga tagumpay at kabiguan ng nakaraang taon; ito ay upang itakda ang mga layunin at layunin para sa taong ito. Ikaw ay sumangguni sa mga layuning ito sa buong taon.

Sa tuwing nakikipagkita ka sa iyong mga empleyado, makikita mo ang mga layuning ito at makita kung paano sila sumusulong sa pagkamit ng mga ito. Ang iyong mga empleyado ay laging alam kung ano ang inaasahan sa kanila at laging alam mo kung saan sila tumayo kaugnay sa kinakailangang pag-unlad.

2. Baguhin ang mga Layunin

Ito ay maaaring mukhang katulad ng kabaligtaran ng punto sa itaas, ngunit ang mga layunin na itinakda noong Disyembre ay hindi palaging may katuturan sa Hulyo. Ang mga kompanya ay magbago, ang mga kliyente ay umalis sa iyong samahan, at sumali ang mga bagong kliyente. Ang mga empleyado ay umalis, at ang mga kapalit ay tinanggap. Ang mga proyekto ay papatayin, at ang mga bagong proyekto ay idinagdag. Sa madaling salita, huwag mag-atubiling gumawa ng mga pagbabago sa orihinal na mga plano.

Kapag umupo ka sa mga empleyado at tingnan ang mga layunin at isang layunin ay walang kahulugan, itapon ito. Walang kasalanan. Tanggalin ito at magdagdag ng bago, kung angkop. Ngayon, kung ang isang layunin ay hindi na makatwiran dahil nakamit ng iyong empleyado ang layunin, pagkatapos ay batiin ang kanyang at alisin ito sa listahan.

3. Magtanong tungkol sa Kinakailangan na Suporta

Ang isa sa isang pulong ay ang perpektong oras upang tanungin ang empleyado kung saan siya ay nangangailangan ng tulong. Ang isang kumplikadong proyekto ay maaaring mangailangan ng mas maraming lakas-tao. Maaaring siya ay nagtatrabaho sa isang kasamahan sa trabaho na isang mapang-api at isang haltak. Nalaman lamang niya na siya ay buntis at kakailanganin ng oras para sa mga appointment ng doktor. Ngunit, maingat na maingat-huwag kang magtanong tungkol sa mga pangangailangan kung iyong babalewalain ang mga ito kapag nakilala na sila.

Huwag humingi ng tulong para sa isang senyas na ang iyong empleyado ay hindi maaaring gumaganap ng kanyang trabaho. Ang bawat tao'y nangangailangan ng tulong, at mas mahusay na gumawa ka ng isang bukas, suportadong kapaligiran sa halip na maghintay hanggang sa may kalamidad na kailangan mong gugulin ang iyong pag-aayos ng katapusan ng linggo.

4. Pagpaplano ng Career

Habang ang iyong focus ay sa pagkuha ng trabaho tapos na ngayon, ang iyong mga empleyado ay nababahala tungkol sa kanilang hinaharap. Habang hindi ito isang pokus ng bawat isa sa isang pulong, ang pagpaplano sa karera ay isang mahalagang bahagi ng mga regular na pagpupulong. Ito ay para sa iyong benepisyo pati na rin ang benepisyo ng iyong empleyado.

Gusto mong malaman kung saan siya gustong pumunta, at gusto mong tulungan siya sa landas na iyon. Bakit? Sapagkat ang pinakamagandang bagay na maaari mong gawin para sa iyong kumpanya ay makatulong na panatilihin ang pinakamahusay na mga empleyado. Kabilang dito ang paglago ng karera-napakakaunting mga tao ang nais na manatili sa parehong trabaho magpakailanman.

Kaya, pag-usapan kung ano ang kailangang gawin ng iyong empleyado at matuto upang kumita ng pag-promote o maghanda para sa isang paglipat sa ibang uri ng trabaho.

5. Papuri

Ang bawat tao'y nais na marinig kapag sila ay matagumpay. Habang ang pinakamainam na oras upang purihin ang isang empleyado ay sa sandaling ito, ("Hoy, mahusay na presentasyon!" O "Nakita ko na hawakan mo na ang kasuklam-suklam na customer ganap na Kahanga-hanga trabaho!") Ang mga tagapamahala ay hindi lahat ng sabay-sabay.

Tiyaking pinupuri mo ang iyong mga empleyado para sa kanilang mga nagawa. Panatilihing bukas ang iyong mga mata at tainga para sa mga ulat ng mabuting gawa. Kung sabi ng ibang tao, "Hoy, ginawa ni Jane ang isang kahanga-hangang trabaho kahapon," isulat ito at dalhin ito sa kanya sa iyong isa-isa. (Ito ay mahusay na dokumentasyon upang magkaroon para sa iyong pagsasaayos batay sa suweldo ng pagganap.)

6. Pagwawasto

Kasama ng pagpuri, kailangang iwasto ang mga pagwawasto. Tulad ng papuri, ang karamihan sa feedback na ito ay mas epektibo kapag ibinigay sa sandaling ito-kung naaangkop. Maliban kung ang isang sitwasyon ay kagyat at mapanganib, kailangan mong mag-alok nang pribado. (Okay na sumigaw sa isang empleyado upang makuha ang fire extinguisher upang maglagay ng cash register fire, ngunit hindi maayos na sumigaw sa empleyado sa harap ng mga customer at iba pang empleyado dahil ang kanyang cash drawer ay maikli.)

Ang isa-sa-isang pulong ay ang oras na umupo at nag-aalok ng mga pagwawasto at payo.

Ang mga pagwawasto na iyong inaalok ay maaaring mula sa mga kinakailangan sa pagpili ("mayroon kaming isang pamantayan ng kumpanya na gumagamit ng Times New Roman para sa mga ulat, mangyaring baguhin ang iyong mga ulat"), sa mga katangiang personalidad na nagiging sanhi ng mga problema ("Napansin ko na pinupuna mo ang iyong mga katrabaho. Kung mayroon kang mga alalahanin tungkol sa isang katrabaho, mangyaring dalhin ang mga ito sa akin, at hawakan ko ang mga ito. Ang iyong trabaho ay gawin X, Y, at Z. Huwag alalahanin ang iyong sarili sa trabaho ni Jane.)

Ang mga kritiko ay dapat palaging makatulong sa halip na magbigay ng kaparusahan-hindi bababa sa simula. Walang tagapamahala ang dapat umasa sa pagiging perpekto. Gayunpaman, may ilang mga pagkilos na maaaring kailanganin ng "kaparusahan." Kung ang isang empleyado ay huli na, maaari kang lumikha ng plano ng pagpapabuti ng pagganap. Kung ang isang empleyado ay pang-aapi sa iba pang mga empleyado, maaaring kailanganin mong ilagay ang isang write up sa kanyang tauhan ng file at samahan ang aksyong ito sa disiplina na may matinding pagpapayo.

Ang mga regular na isa-sa-daan ay nagbibigay-daan sa iyo upang makasabay sa mga sitwasyong ito upang walang nakakaabala. Halimbawa, hindi ka magkakaroon ng pang-aapi sa lugar ng trabaho dahil naitatama mo ang mga problema sa kanilang unang pag-sign, at kung hindi gumagana ang mga pag-aayos, nakapagdokumento ka ng isang malakas na kaso para sa pagwawakas sa trabaho.

7.Bagong Mga Pagtatalaga

Habang wala kang maghintay para sa isang pulong sa isa-isa upang magtalaga ng isang bagong gawain o layunin ng empleyado, kadalasan ay ang pinakamagandang lugar upang pag-usapan ang isang bagong proyekto. Nagbibigay ito sa iyo ng oras upang ipakita ang buong proyekto at para sa iyong empleyado upang magtanong upang kapag siya ay umalis sa iyong opisina, siya ay handa na upang pumunta.

Maaari din niyang ilabas ang mga alalahanin at mga ideya na maaaring gawing mas maayos ang proyekto. Kinakailangan din niyang maunawaan ang dami ng awtoridad at awtonomya na maaari niyang gamitin sa paggawa ng desisyon. Panghuli, kailangan ng empleyado na lumikha sa iyo ng isang kritikal na landas na tumutukoy sa mga oras na kakailanganin mo ng feedback tungkol sa kanyang pag-unlad sa panahon ng iyong isa sa isang pulong.

Gaano Kadalas Dapat Mong Paghawak ng One-on-One Meeting?

Walang sinumang sagot ang sumasakop sa lahat ng mga contingencies. Depende ito sa kung ilang empleyado ang mayroon ka, kung anong uri ng trabaho ang iyong ginagawa, kung gaano kalaki ang sinusuportahan ng iyong mga empleyado, at ang iyong iskedyul. Minsan, ang 15 minuto ng isang beses sa isang beses, isang beses sa isang buwan, ay sapat upang manatili sa ibabaw ng lahat.

Minsan maaaring kailangan mo ng isang oras bawat linggo upang magawa ang pitong layunin na nakabalangkas sa itaas. Kung bago ka sa isa-sa-isang pulong, magsimula sa bawat linggo para sa kalahating oras at iakma pataas o pababa kung kinakailangan. Hindi mo kailangang iiskedyul ang parehong oras para sa bawat empleyado, bagaman gusto mong tiyakin na hindi ka pabor sa isang empleyado sa iba.

Kapag nakakuha ka ng ugali ng mga regular na appointment sa iyong mga direktang ulat, makikita mo na ang iyong department ay tumatakbo nang mas maayos. Alam ng iyong mga empleyado kung ano ang kailangan nilang gawin at malalaman mo kung ano ang kailangan mong gawin upang tulungan sila.

At, kung hindi ka pa humahawak sa kanila-mag-iskedyul ng pana-panahong appointment sa iyong amo sa pana-panahon. Makikinabang ka sa oras na ito sa iyong boss, tulad ng iyong mga empleyado ay nakikinabang mula sa oras na ginugol nila sa iyo sa isa-isa.