Paano Gumawa ng Iyong Mga Email sa Negosyo Higit pang Propesyonal

Maraming maliliit na may-ari ng negosyo ang umaasa sa email bilang isang pangunahing paraan ng komunikasyon sa negosyo. Hindi nakakagulat ito; email ay mabilis, madali at nagbibigay ng isang tugaygayan ng papel. Ngunit iyon ay hindi nangangahulugan na ang iyong mga mensaheng email, lalo na pagdating sa komunikasyon sa negosyo, ay dapat na lundo. Sa katunayan, ang mahinang komunikasyon ng email ay maaaring magdulot sa iyo ng mga customer habang nasasaktan ang iyong tatak at ang iyong reputasyon.

Ang pagpapadala ng email ng propesyonal na negosyo ay bumaba sa paglikha ng mga gawi na tumutuon sa malinaw, maikli at angkop na komunikasyon.

1. Gumamit ng isang Business Email Address

Kapag ikaw ay isang may-ari ng negosyo, nagsasagawa ng negosyo sa ngalan ng iyong kumpanya, tiyaking gumagamit ka ng isang email address sa negosyo. Sa isip, nangangahulugan ito na mayroon kang address ng negosyo (ibig sabihin, [email protected]) na ginagamit mo para sa lahat ng komunikasyon sa negosyo.

Kung hindi iyon posible, maaari kang lumikha ng isang libreng email address na kasama ang pangalan ng iyong negosyo (ibig sabihin, [email protected]). Ang paggamit ng isang personal na email address na malinaw na hindi nauugnay sa iyong negosyo ay maaaring, sa pinakamasama, saktan ang iyong propesyonalismo at sa maraming mga kaso ay maaaring hindi ka seryoso.

2. Panatilihin ang Maikling Mensahe at Sweet

Walang mali sa pagpapaliwanag ng mga bagay sa mahusay na detalye; maaari itong magbigay ng kaliwanagan at bawasan ang mga hindi pagkakaunawaan. Ngunit kapag ang isang mensaheng email ay nagsisimula sa hitsura ng isang nobela, maaari mong mabilis na mawala ang pansin ng tatanggap at malito ang isyu sa hindi nauugnay na impormasyon. Upang maiwasan ito, manatili sa isang paksa sa bawat email, at kapag kailangan mong isama ang higit pang impormasyon, gamitin ang naka-bold na subheads upang ang mga pinakamahalagang detalye ay malinaw.

3. Gumamit ng Mga Linya ng Mga Mapaglarawan na Mga Deskriptibo

Nakarating na ba kayo nagbukas ng isang mensaheng email na batay sa paksa, at natapos na ganap na nalilito at medyo naiinis kapag ito ay tungkol sa isang bagay na lubos na naiiba? Dahil pinapanatili mo ang bawat email na isulat mo sa limitado sa isang paksa sa bawat tip sa itaas, dapat mo ring tiyakin na ang iyong paksang paksa ay sumasalamin sa paksang iyon at wala nang iba pa. Hindi lamang nito matutulungan ang tatanggap, ngunit makakatulong din itong gawing mas madali para sa iyo na pamahalaan ang iyong sariling email inbox.

4. Tono It Down

Madaling ipaalam ang mga bagay na lumilipad kapag nagpapadala ka ng isang email dahil maaaring maramdaman mo na protektado ka ng screen ng iyong computer, ngunit ang ilang mga pag-uusap ay maaaring madaling maunawaan sa email. Sa katunayan, nang walang pahiwatig ng walang pasalitang komunikasyon ang pagpapadala ng mensaheng ipinapadala mo, ang anumang email ay maaaring makuha sa maling paraan. Kung nagpapadala ka ng isang mensahe na maaaring maging kaduda-dudang, basahin muli bago magpadala at kung hindi ka pa rin sigurado, malamang na mas mabuti mong kunin ang telepono.

5. Gumawa ng iyong Email Signature Kapaki-pakinabang

Ang mga pag-quote, pag-promote at mga pag-sign up ng mga newsletter sa isang pirma ng email ay maaaring maging epektibo sa ilang mga sitwasyon, ngunit hindi dapat trumpuhin ang mga item na iyon gamit ang iyong email signature para sa kung ano ang ibig sabihin nito ay magagamit para sa - pagbibigay ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay. Ang iyong unang email o sagot ay dapat magsama ng isang email na lagda sa iyong buong pangalan, kumpanya, at URL sa pinakamaliit. Ang isang numero ng telepono, pamagat at ibalik ang iyong e-mail address ay hindi nasasaktan.

6. Suriin ang iyong Spelling at Proofread

Madaling i-check ang spell. Gawin itong isang default na setting sa iyong email client upang masuri ang lahat ng mga mensahe bago mo ipadala ang mga ito. Ang email ay mas impormal na at may kaunti pang pagkiling sa pagbabaybay at mga balarila ng gramatika, ngunit mukhang kakila-kilabot na magpadala ng mensahe na may mga error. Ang huling bagay na gusto mo ay upang gumawa ng isang masamang impression dahil ikaw ay nagmamadali upang magpadala ng isang email at nilaktawan check ang iyong spelling at grammar.

Ang email ay isang mahalagang paraan ng komunikasyon sa negosyo, kahit na hindi ito ang iyong unang kagustuhan. Ang pagsunod sa mga pinakamahuhusay na gawi sa email ng negosyo ay makakatulong sa iyo na panatilihing propesyonal at produktibo ang iyong komunikasyon sa email, at maaari kang magtiwala na ang impression na iyong ginagawa ay isang mahusay.