Paano Gumawa ng Pananagutan sa isang Proyekto

01 Address Accountability sa Kickoff Meeting

Ang pulong kickoff ay isang oras upang makuha ang proyekto ng koponan na nasasabik tungkol sa proyekto at upang ilatag ang malaking larawan kung bakit ang proyekto ay kinakailangan at kung anong mga layunin ang matatapos. Sa gitna ng lahat ng rah-rah, ang pulong ng kickoff ay kapag ang tagapamahala ng proyekto at tagapamahala ng proyekto ay nagtakda ng kanilang mga inaasahan para sa kung paano tatakbo ang proyekto.

Ang pagtatakda ng pananagutan bilang batayang prinsipyo ng proyekto ay kritikal. Ang sponsor ng proyekto at ang tagapamahala ng proyekto ay dapat gumawa ng malinaw na mga inaasahan sa pulong kickoff. Ang sponsor ng proyekto ay dapat gumawa ng dalawang punto tungkol sa pananagutan. Una, siya ay mananagot sa tagapamahala ng proyekto, at pangalawa, ang tagapamahala ng proyekto ay mananagot sa lahat ng iba pa.

Sa pagbuo ng mga puntong ito, sinabi ng tagapamahala ng proyekto na habang ang sponsor ng proyekto ay may pananagutan sa tagapamahala ng proyekto, hindi mananagot ang pananagutan. Inaasahan ng proyekto manager ang mga miyembro ng koponan upang i-hold din siya nananagot. Bukod pa rito, inaasahan ng tagapamahala ng proyekto na ang mga miyembro ng koponan ay mananagot sa isa't isa. Ang pagtawag sa isa't isa ay hinihikayat hangga't ang lahat ng mga miyembro ng koponan ay nagpapanatili ng propesyonalismo at paggalang sa iba.

Ang mga pahayag na ito ay nagtatatag ng isang malinaw na pananagutan ng sistema. Ang tagapamahala ng proyekto ay ganap na responsable para sa tagumpay ng proyekto, ngunit upang magtagumpay, inaasahan ng proyektong manager na ang lahat ay may pananagutan at hawakan ang bawat isa na may pananagutan.

02 I-highlight ang Interconnectedness ng Mga Gawain

Ang mga proyekto ay halos palaging kasama ang mga gawain na nagtutulungan. Ang ilang mga bagay na kailangang mangyari sa pagkakasunod-sunod upang gawing matagumpay ang proyekto. Bilang isang tagapamahala ng proyekto ay naglalagay ng mga detalye ng isang proyekto sa pangkat, ang proyekto ng manager ay dapat na intensyonal tungkol sa pag-highlight ng pagkakabit ng mga gawain.

Narito ang isang halimbawa ng mga interconnected na gawain. Ang isang programa ng pamahalaan ay dumadaan sa isang pangunahing paglilipat sa gawaing ginagawa nito, na dulot ng pagbabago sa awtoridad sa batas nito. Upang malaman ang eksakto kung paano gagana ang programa pagkatapos ng shift, isang proyekto ay na-chartered. Ang isa sa mga miyembro ng koponan ng proyekto ay isang propesyonal na tagapagsanay ng pagsasanay na bubuo ng kurikulum upang maghatid sa mga kawani ng programa. Upang mabuo ang pagsasanay na ito, ang natitirang bahagi ng pangkat ay dapat gumawa ng mga desisyon tungkol sa kung paano gagana ang programa. Ang tagapagsanay ay may pananagutan ng koponan na may pananagutan sa mga oras ng paggawa ng desisyon na nakalahad sa charter at work breakdown structure, kaya mayroon siyang sapat na oras upang maitaguyod ang kurikulum.

Kung minsan ang mga gawain ay tumatakbo nang sabay-sabay. Maaaring mangyari ito sa pangangailangan o sa interes ng kahusayan. Matapos makumpleto ang mga gawain, gagamitin ang kanilang mga produkto sa trabaho sa isang kasunod na gawain. Ang istraktura ng pananagutan ay gumagana tulad ng sa halimbawa sa itaas. Ang mga nagtatrabaho sa susunod na gawain ay may pananagutan na nagtatrabaho sa mga naunang gawain.

Sa pamamagitan ng tagapamahala ng proyekto na nagpapakita ng mga miyembro ng koponan kung paano nauugnay ang mga gawain sa isa't isa at kung paano ang bawat miyembro ng koponan ay kailangang gumawa ng mahusay na trabaho para sa kapakinabangan ng iba pang mga miyembro ng koponan, ang tagapamahala ng proyekto ay nagpapahiwatig ng mga miyembro ng koponan na may hawak na isa pang may pananagutan. Kung ang isang miyembro ng koponan ay hindi makapagsimula ng isang gawain hanggang sa matapos ng isa pang miyembro ng koponan ang naunang gawain, ang miyembro ng miyembro ng miyembro ay may isang interes sa iba pang tagumpay ng miyembro ng koponan at hawak ang miyembro ng koponan na may pananagutan para sa napapanahong at mataas na kalidad na pagganap.

03 Kumuha ng Pampublikong Pagtatalaga sa Mga Item ng Pagkilos

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay nagtataglay ng mga pagpupulong ng koponan para sa iba't ibang dahilan Ang isang dahilan ay upang matukoy ang susunod na mga hakbang batay sa kung paano ang proyekto ay umunlad. Kung posible, ang mga bagay ay dapat pumunta ayon sa plano, ngunit kapag ang hindi inaasahang mga isyu ay lumalabas, kailangan nilang hawakan. Maaaring alagaan ng proyekto manager ang marami ngunit hindi lahat.

Hindi mahalaga kung sino ang sumang-ayon na hawakan ang isang isyu, ang miyembro ng koponan na tumatagal sa isang action item ay dapat gumawa ng pampublikong pangako. Ang pangako ay hindi kailangang maging pormal na kapakanan, ngunit dapat malaman ng lahat kung ano ang inaasahan. Kapag ang isang tao ay sumang-ayon sa isang bagay na aksyon, dapat tiyakin ng tagapamahala ng proyekto na makuha ang eksakto kung ano ang dapat gawin at kung kailan ito dapat makumpleto.

Ang item ng pagkilos ay dapat na dokumentado sa mga tala ng pagpupulong o sa isang log ng item ng pagkilos. Iba't ibang mga philosophies sa pamamahala ng proyekto ang naiiba nito. Ang susi ay upang isulat ang mga item sa pagkilos para sa sanggunian sa hinaharap.

04 Publicly Follow Up on Action Items

Kapag ang mga miyembro ng koponan ay gumawa ng mga pangako, ang buong pangkat ay dapat umasa sa matagumpay na katuparan ng mga pagtatalaga. Mahusay ang pagsulat ng mga pagtatalaga na iyon, ngunit kung walang sumunod sa mga bagay na aksyon, ang mga miyembro ng koponan ay mananalig sa mga pagtatalaga na iyon ay hindi mahalaga. Bakit dapat silang sundin kapag walang nagtatanong kung ginawa nila ito?

Tulad ng mga pagtatalaga ay ginawa sa publiko, ang tagapamahala ng proyekto ay dapat sumunod sa mga pagtatalaga sa publiko. Pinipilit nito ang mga tao na manatili sa kanilang salita. Ang pampublikong kahihiyan ay isang malakas na motivator.

Ang pinakamagandang bahagi ay ang mga tagapamahala ng proyekto ay hindi kailangang maging masamang tao. Sa sandaling ang proyekto manager ay itinatag ng isang kapaligiran ng pananagutan, walang isa ay ang masamang tao dahil ang lahat ay may hawak ng isa isa pa nananagot. Ang tanging oras ng isang tao ay ang masamang tao ay kapag siya ay hindi sumusunod sa isang pangako.

Hindi na kailangan para sa tagapamahala ng proyekto upang mahuli ang isang taong hindi sumusunod. Ang dinamika ng grupo ay aalagaan ang sitwasyon. Maaaring magtrabaho positibo ang peer pressure. Ang tagapamahala ng proyekto ay nangangailangan lamang ng pansin sa item na aksyon at hayaang magsalita ang responsableng tao. Sa pana-panahon, maaaring kailanganin ng tagapamahala ng proyekto na magtanong tungkol sa mga tanong tungkol sa kung bakit hindi nakamit ang isang pangako, ngunit kadalasan, ang responsableng tao ay darating tungkol sa mga pagkakamali, maling kalkulasyon o mga hadlang at magkakaroon ng bagong pangako upang makumpleto ang orihinal na pagkilos at posibleng magbayad para sa anumang pagkaligaw sa pagganap.

05 Harapin ang Mahina Pagganap

Ang mahinang pagganap ng isang miyembro ng koponan ng proyekto ay isang isyu sa mga tagapamahala ng proyekto ay dapat makitungo nang matulin at diplomatikong. Kung ang ibang mga miyembro ng koponan ng proyekto ay nakakakita ng mahinang pagganap na pinahihintulutan, ang kanilang pagganyak ay malubog, at ang kanilang pagganap ay malamang na tanggihan nang naaayon. Gayunpaman, ang mga tagapamahala ng proyekto ay hindi maaaring buzzsaws pagputol mahinang performers kapag hindi nila matugunan ang mga inaasahan. Ito ay isang balanseng pagkilos sa pagitan ng paghawak ng mga bagay nang mabilis at paghawak sa mga ito nang makatao.

Ang maling pagganap ay hindi nalalayo mismo. Hindi ito maaaring pahintulutan na magtagal, subalit ang mga tagapamahala ng proyekto ay dapat na magbayad ng mga mahihirap na tagal ng oras upang iwasto ang kanilang pag-uugaling sa sandaling ito ay dinala sa kanilang pansin.

06 Mga Isyu sa Pag-escalate ng Pagganap Kapag Kinakailangan

Kung hindi gumagana ang paghawak ng mahinang pagganap ng isa-sa-isa, dapat na idagdag ng project manager ang isyu sa superbisor ng miyembro ng koponan. Kung nabigo iyon, kailangan ng sponsor ng proyekto na lumipat sa sitwasyon. Ang pagtugon sa isa-sa-isang, dumadagsa sa superbisor at dumadami sa sponsor ay ang pinakamahusay na pagkakasunud-sunod ng paghawak ng mahinang pagganap ng isang miyembro ng koponan ng proyekto. Ang paglaktaw ng isang hakbang ay maaaring maging alienate sa mga kasangkot at sa huli ang oras ng pag-aaksaya.

Bago kumuha ng isang isyu sa sponsor ng proyekto, dapat na maubos ng isang proyekto manager ang lahat ng iba pang mga pagpipilian. Sa kaso ng mahinang pagganap, nangangahulugan ito ng pagtugon sa sitwasyon ng isa-sa-isang at pagkatapos ay sumasamo sa superbisor ng miyembro ng koponan.

Ang tagapamahala ng proyekto ay dapat na tiyak sa sponsor ng proyekto tungkol sa kung ano ang inirerekomenda ng tagapamahala ng proyekto na ginagawa ng sponsor ng proyekto. Kung gusto ng tagapamahala ng proyekto ang miyembro ng pangkat na pinayuhan ng isang pangalawang tagapamahala ng linya, dapat sabihin ito ng tagapamahala ng proyekto. Kung gusto ng proyekto manager ang miyembro ng koponan, papalitan ng project manager ang naturang kahilingan. Ang sponsor ng proyekto ay nangangailangan ng mga opsyon at ang mga kalamangan at kahinaan ng bawat opsyon.