Bagong Mga Pormularyo sa Pag-upa at Checklist

01 Pormularyo ng W-4 para sa Pagpapataw ng Pederal na Buwis sa Kita

Ang lahat ng mga bagong hires ay dapat kumpletuhin ang Form W-4 bago matanggap ang kanilang unang paycheck. Kabilang sa form na ito ang impormasyon tungkol sa katayuan ng pag-aasawa, bilang ng mga dependent, at mga itinakdang mga karagdagang halaga ng pag-iimbak. Ito ay ginagamit upang makalkula ang pagbawas para sa mga buwis sa pederal na kita. Hindi mo kailangang panatilihin ang mga kopya ng lahat ng mga form na W-4, ang pinaka-kamakailan lamang.

Ang mga nagpapatrabaho ay hindi dapat magbigay ng payo sa mga empleyado kung paano makumpleto ang form na ito, ngunit maaari mo itong idirekta sa isang artikulo ng IRS na tumutulong sa kanila na makumpleto ang form na ito.

Siguraduhin na gamitin ang pinakabagong bersyon ng form na W-4. Ang 2017 Tax Cuts at Jobs Act ay gumawa ng mga makabuluhang pagbago sa mga withholding na talahanayan at maaaring gusto ng mga empleyado na baguhin ang kanilang pagpigil upang maiwasan ang masyadong maraming buwis na kinuha mula sa kanilang mga suweldo. Dapat mong gamitin ang 2018 W-4 form para sa mga bagong hires at para sa mga empleyado na gustong gumawa ng mga pagbabago sa kanilang form.

Maaaring baguhin ng mga empleyado ang kanilang W-4 form nang madalas hangga't gusto nila. Halimbawa, ang isang empleyado ay maaaring makatanggap ng bonus at nais baguhin ang withholding. Responsibilidad mo ang employer na subaybayan ang pinakahuling pagbabago at upang matiyak na ang mga paycheck ng empleyado ay nagpapakita ng mga kagustuhan ng empleyado para sa pagpigil.

02 Form I-9 at E-Verify System para sa Pagiging Karapat-dapat sa Pag-empleyo

Bilang isang tagapag-empleyo, dapat mong idokumento ang pagiging karapat-dapat ng mga bagong empleyado upang magtrabaho sa U.S. Ang dokumentong dapat mong gamitin ay ang Form I-9, Pagpapatunay sa Pagkarapat sa Pagtatrabaho, na dapat makumpleto ng bawat bagong upa. Ang bagong empleyado ay dapat magbigay ng dokumentasyon ng (a) pagkakakilanlan at (b) pagiging karapat-dapat sa trabaho.

Mayroong dalawang mga hakbang sa proseso ng I-9. Una, pinunan ng empleyado ang form at ipinapahayag kung anong pagkakakilanlan at mga dokumento ng pagiging karapat-dapat sa trabaho ang gagamitin. Pagkatapos, ikaw bilang ang tagapag-empleyo ay dapat tumingin sa mga dokumentong iyon at tiyakin na sila ay sapat at angkop.

Dapat mong panatilihin ang form na ito sa rekord ng empleyado, ngunit hindi mo kailangang ipadala ito sa sinuman. Kung ang isang opisyal ng imigrasyon ay nakarating sa iyong kumpanya o gustong suriin ang iyong mga dokumento ng empleyado, ang form ay ang iyong patunay na napatunayan mo ang pagiging karapat-dapat ng trabaho ng empleyado.

Ang mas malaking mga tagapag-empleyo (kasama ang maraming mga empleyado) ay maaaring mag-sign up para sa sistema ng E-Verify at gamitin ito upang suriin ang pagiging karapat-dapat ng mga bagong empleyado upang magtrabaho sa U.S. Ginagamit ng system ang impormasyon sa Form I-9 upang ihambing sa mga database ng pederal.

03 Job Application Form

Ang bawat bagong empleyado ay dapat kumpletuhin ang isang form ng application ng trabaho, kahit na nagsumite na ang taong ito ng isang resume para sa trabaho. Ang form ng application ng trabaho ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa bagong empleyado na maaaring ma-verify, tulad ng mga dating employer at edukasyon. Kabilang din dito ang ilang mga pahayag na dapat mag sign ng aplikante.

Ang isang pahayag sa form ng aplikasyon ay nagpapatunay na ang impormasyon sa aplikasyon ay totoo at tama, habang ang ibang mga pahayag ay nagpapahintulot sa tagapag-empleyo na magsagawa ng mga pagsusuri sa tseke at mga tseke sa background.

Ang pagkakaroon ng isang application form para sa bawat empleyado ay nagpoprotekta sa iyo bilang isang tagapag-empleyo mula sa isang aplikante na gumagawa ng mga mapanlinlang na claim, at nagpapahintulot sa iyo na kumilos kung ang form ng application ay hindi tumpak.

04 State Withholding and Registration

Ang mga tagapag-empleyo ay dapat magparehistro ng mga bagong empleyado sa bagong sistema ng abiso sa pag-hire ng estado; ang pagpaparehistro na ito ay nagpapahintulot sa estado na mangolekta ng pagbabayad ng suporta sa bata mula sa mga empleyado. Ang isang listahan ng mga sistema ng abiso ng estado ay kasama sa artikulong ito.

Ang bawat estado na nangongolekta ng mga buwis sa kita ay may mga kinakailangan para sa mga employer na mag-ulat at magbayad ng mga buwis. Makipag-ugnay sa iyong kagawaran ng kita ng estado (o katumbas) para sa impormasyon kung paano magparehistro bilang isang tagapag-empleyo sa estado. Ang ahensiyang ito ng estado ay magbibigay din sa iyo ng impormasyon tungkol sa mga hawak na mga dokumento at mga kinakailangan para sa pag-uulat at pagbabayad ng mga halaga na nabawasang.

Para sa mga estado na may buwis sa kita, kakailanganin mong bawasin ang mga buwis na ito mula sa mga paycheck ng empleyado at ipadala ang mga buwis na pinataw sa naaangkop na ahensiya ng estado.

05 Isang Checklist para sa Hiring New Employees

Narito ang isang 12-step checklist ng mga bagong proseso ng pag-upa, kaya hindi mo malilimutan ang anumang bagay. Kabilang dito ang pagkuha ng isang numero ng Employer ID, (isang numero ng pagkakakilanlan ng federal employer) na nagrerehistro sa IRS para sa pag-uulat at pagbabayad ng buwis, at pagrehistro sa entity ng buwis ng iyong estado (kung kinakailangan ang buwis sa kita ng estado). Nakalista rin ang iba pang mga pagrerehistro at mga kinakailangan.

06 One More Thing - Ang iyong Handbook ng Kawani

Kung ang iyong negosyo ay may ilang mga empleyado, dapat kang magkaroon ng isang handbook ng empleyado o mga patakaran at mga pamamaraan ng manu-manong. Ang isang handbook ay maaaring magsama ng mga paglalarawan at benepisyo sa proseso ng trabaho bilang karagdagan sa mga patakaran at pamamaraan.) Ang lahat ng mga bagong empleyado ay dapat makatanggap ng isang kopya ng handbook na ito at dapat mag-sign na nabasa at naintindihan nila ito.

Ang handbook ng empleyado ay nagiging isang legal na umiiral na dokumento para sa iyo at sa iyong mga empleyado. Ang pagkakaroon ng mga empleyado na basahin ang handbook ng empleyado ay maaaring makatulong na maiwasan ang mga hindi nasisiyahan na empleyado, mga hindi inaasahang inaasahan, at posibleng mga kaso.