Checklist ng Venue Coordinators Pag-setup ng Kaganapan sa Pag-setup

Ang karamihan sa mga venue ay nakasanayan sa mga presyur na may coordinating ng maraming mga kaganapan sa isang maikling panahon span. Pagkatapos ng lahat, ang kanilang negosyo ay nakasalalay sa kanila na nagbibigay ng kalidad na serbisyo, at bawat kaganapan ay isang pagkakataon upang ipakita ang kanilang mga kasanayan sa parehong mga tagaplano ng kaganapan at mga dadalo. Ang pinaka-kritikal na oras bagaman dumating bago ang palabas ay nagsisimula pa, kapag ang kliyente ay naglalakad papunta sa silid ng bangkete para sa pag-setup. Ito ay sa sandaling ito kung saan ang tono ay itatakda para sa natitirang bahagi ng araw. Ito ay isang aralin na natutunan ko nang mabilis bilang koordinator ng lugar, at kalaunan ay nakagawa ako ng sariling checklist para sa mga kliyente na nasiyahan (at inookupahan) sa panahon ng pag-setup ng puno ng stress.

Handa ang Iyong Mga Cart

Ang unang bagay na gustong gawin ng iyong kliyente ay i-unpack ang lahat ng kanilang mga supply ng kaganapan mula sa kanilang sasakyan. Ito ay maaaring maging isang mahirap na gawain, lalo na kung ang sitwasyon ng paradahan ay mahirap i-navigate. Isipin ang isang taong naglalakad sa iyong lugar na may isang load ng mga mabibigat na kahon - ano ang unang bagay na kanilang hinahanap? Ang sagot ay, siyempre, isang cart, o anumang bagay na magpapagaan ang kanilang pag-load at gawin ang mga nagbabantang trabaho ng alwas mas makabuluhang. Ang pagkakaroon ng mga kariton na magagamit sa tuwing naglalakad sila sa lugar ay isang madaling paraan upang maparamdam ang mga ito na "hinalinhan" lamang sa pamamagitan ng pagpapakita.

Ihanda ang Mga Table ng Pagpaparehistro

Susunod sa listahan ng mga bagay-bagay na gagawin para sa karamihan ng mga kliyente ay nakakakuha ng pag-setup ng pagpaparehistro. Nangangahulugan ito na mas mahusay ang iyong lugar na magkaroon ng lahat ng mga bahagi ng pagpaparehistro sa lugar bago dumating ang mga ito. Kabilang dito ang lahat ng mga talahanayan, upuan, kuryente at palusong. Ang pagsasaayos ng mga tag ng pangalan at mga materyales sa pag-check-in ay magsasayang ng maraming oras para sa mga tagaplano ng kaganapan, at hindi sila dapat maghintay para sa iyo upang makuha ang mga simpleng bagay na ito para makapagsimula.

Magkaroon ng Lahat ng Mga Kwarto Tables at Linens Itakda

Ang pagtatakda ng lahat ng mga talahanayan at upuan sa puwang ng kaganapan ay maaaring malinaw na tumagal ng ilang oras. Sana, kung darating ka sa isang mas naunang kaganapan, sinabi mo nang maaga ang client kung kailan inaasahan ang lahat ng mga bahagi ng kuwarto na itakda. Kung ang iyong kliyente ay nagtutungo sa isang silid na may mga dose-dosenang mga manggagawa na nag-aaksaya sa mga di-stack na mga talahanayan at mga upuan na malamang na magkakaroon sila ng takot. Sa isip, ang koponan ng iyong operasyon ay magkakaroon ng lahat ng bagay na may mga linyang pang-lamesa upang ang mga tagaplano ay maaaring magsimulang maglagay ng mga centerpieces, mga item sa auction, atbp.

Kumuha ng Lahat ng Pag-signage Maagang

Lamang dahil alam ng nangungunang tagaplano kung paano mag-navigate sa gusali ay hindi nangangahulugan na ang kanyang support crew ay. Maaari mong i-save ang lahat ng maraming hindi kinakailangang abala sa pamamagitan ng pag-update ng signage sa loob ng iyong gusali sa lalong madaling panahon ng pag-setup ay malapit nang magsimula. Tandaan na ang mga vendor tulad ng mga florist at DJ ay kailangang malaman kung saan pupunta. Ang mga ito ay ang lahat ng mga bagay upang repasuhin sa iyong kliyente bago ang araw ng kaganapan, ngunit kailangan din nila upang tumingin sa malaking araw.

Repasuhin ang BEO's at Invoices

Muli, malamang na nag-email ka ng mga dokumentong ito ng ilang beses sa mga araw na humahantong sa kaganapan, ngunit hindi ito masakit upang repasuhin ang mga ito sa isang huling pagkakataon. Kahit na ang oras ng pag-setup ay napakahirap, kailangan mong mag-ukit ng 15 minuto upang makita ang mga dokumentong ito nang sama-sama. Ang mga coordinator ng lugar ay dapat magkaroon ng isang pakete na handa para sa kanilang kliyente na kasama ang BEO, diagram ng kuwarto, at inaasahang invoice. Napakakaunting nakaranas ng mga tagaplano ay pumasa sa pagkakataong suriin ang mga kritikal na papel na ito.

Mga pagpapakilala

Siguraduhing dalhin ang mga pangunahing miyembro ng iyong koponan sa iyong kliyente para sa isang pormal na pagpapakilala. Kasama sa listahan na ito ang manager ng catering, kapitan ng piging, superbisor ng operasyon at coordinator ng audio / visual. Mag-isip sa ngalan ng iyong kliyente kapag nagpapakilala sa koponan - mayroon bang mga detalye na dapat tatalakayin nang harapan sa iyong pangkat ng pamamahala? Ang pagsisimula ng maikling pag-uusap ay isang epektibong paraan upang i-highlight kung sino ang namamahala sa bawat lugar.

Ang maiikling checklist ng mga item sa pag-setup ng kaganapan ay magiging isang mahabang paraan patungo sa pagpapanatiling masaya sa iyong kliyente pagdating. Bilang pangunahing kinatawan ng iyong lugar, ito ay laging pinakamahusay na magbigay sa mga kliyente ng iyong numero ng cell phone kung sakaling magkamali ang anumang bagay habang nagtatrabaho ka sa iyong opisina. Tandaan, baka sila ay mabibigo kung kailangan nila ng isang bagay, ngunit mas magiging bigo sila kung hindi nila mahanap ang sinuman upang tulungan sila!