Bakit Kailangan mo ng Checklist sa Pagpaplano ng Kaganapan

Kung nagsisimula ka lamang sa negosyo sa pagpaplano ng kaganapan o ay isang napapanahong tagaplano ng kaganapan, malamang na pamilyar ka sa isang checklist sa pagpaplano ng kaganapan o may hindi bababa sa naririnig na ito ay isinangguni sa panahon ng isang kurso sa pagpaplano ng kaganapan o pagtitipon ng industriya. May dahilan para sa na. Ang checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay pinakamahusay na kaibigan ng tagaplano, isang napakahalaga na tool para sa matagumpay na pamamahala sa iyong mga kaganapan.

Tandaan: Ang checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay kilala rin bilang isang work back schedule o isang kritikal na landas.

Ang pagpaplano ng kaganapan ay tungkol sa pagpaplano. Kahit na ang pinaka-creative kaganapan ideya ay sumalampak kung ito ay hindi rin binalak at naisakatuparan. Narito kung saan ang isang checklist ng kaganapan ay nanggagaling. Ito ang iyong gabay upang manatiling organisado at on-o maaga - ng iskedyul kapag nag-juggling ang napakaraming mga responsibilidad at iba't ibang mga detalye sa pagpaplano ng isang matagumpay na kaganapan. At lalo itong kapaki-pakinabang kapag pinamamahalaan ang maraming mga kaganapan. Ang pagkalimot sa isang maliit na gawain o pagbagsak sa isang deadline ay maaaring magresulta sa isang epekto ng domino: ang iba pang tila hindi kaugnay na mga aspeto ng iyong kaganapan ay maaaring magsimulang mahulog, isa-isa.

Kaya huwag umasa sa iyong memorya, malagkit na mga tala o scribble sa iyong pad upang mapanatili ang iyong negosyo sa pagpaplano ng kaganapan nang maayos. Alamin na magkasama ang isang epektibong checklist sa pagpaplano ng kaganapan, at sa lalong madaling panahon ito ay magiging iyong bagong matalik na kaibigan.

Bago ka magsimula

Upang magsimula, i-clear ang ilang oras mula sa iyong iskedyul upang tumuon sa kaganapan na iyong pinaplano. Susunod, alisin ang iyong isip. Seryoso. Walang glancing sa telepono o pagsagot sa isang email. Kailangan mong makita ang kaganapan na ito mula simula hanggang matapos nang tuluy-tuloy o nakakagambala upang epektibong maplano mo ang lahat ng mga gawain na dapat makumpleto.

Maghanda

Isipin ang kaganapan na iyong pinaplano at isulat ang lahat ng mga detalye na nakumpirma: pangalan ng client at impormasyon ng contact, petsa ng kaganapan, lokasyon, bilang ng mga dadalo, atbp Kumuha ng isang kalendaryo at markahan ang petsa ng kaganapan sa kalendaryong ito na naka-bold mga titik. Ipunin ang anumang iba pang kaugnay na mga materyales - mga larawan ng lugar, listahan ng mga caterer upang makipag-ugnay - na bahagi ng kaganapang ito.

Pumunta pabalik

Ang paraan upang simulan ang pagsulat ng checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay gumagana paurong.

Ang mga bisita ay nakakaranas ng isang kaganapan bilang isang araw o maraming araw na pagtitipon sa lahat ng nangyayari nang sabay-sabay. Tulad ng isang live na pagganap na lumilitaw sa entablado at ginagawang maganda. Tinitingnan ng mga tagaplano ng kaganapan ang mga kaganapan bilang isang serye ng mga mas maliliit na kaganapan na magkakasama tulad ng mga piraso ng isang palaisipan na magtapos sa pangwakas na kaganapan. Kaya, bilang mga tagaplano, nagsisimula tayo sa simula. Alin ang ilang linggo o buwan bago maganap ang aktwal na kaganapan.

Magsimula sa Simula

Kapag nagpapasya kung saan magsisimula sa pagsusulat ng checklist sa pagpaplano ng iyong kaganapan, isipin ang tungkol sa pagtatag ng matatag na pundasyon para sa iyong kaganapan. Bago pumili ng mga scheme ng kulay at pag-order ng mga bulaklak, kailangan mong harapin ang mga pangunahing kaalaman. Mula sa pag-sign ng mga kontrata sa pakikipag-ayos ng isang bloke ng mga kuwarto, kailangang maisulat ang lahat sa iyong checklist, gaano man kalaki o maliit. Ang susi ay ang unang pag-aalaga ng anumang mga gawain na maaaring makumpleto nang maaga upang payagan ang mas maraming oras sa iyong iskedyul para sa mga bagay na gagawin na mas malapit sa petsa ng kaganapan.

Ang ilang mga halimbawa ng mga item na isasama sa iyong checklist ng tagaplano ng kaganapan:

• Mag-sign kontrata (may client, venue, vendor, atbp.).
• Kumpirmahin ang petsa at oras sa lugar
• Pag-upa ng entertainment (banda, tagapagsalita, atbp.)
• Secure block hotel
• Mga imbitasyon sa mail
• Piliin ang menu
• Hire hire staff
• Kumpirmahin ang bilang ng mga bisita
• Walkthrough ng site
• Kumpirmahin ang room set up

Payagan ang Extra Time

Sa bawat item sa iyong checklist ng kaganapan, magdagdag ng dagdag na oras. Kung ang petsa upang i-mail ang mga imbitasyon ay Marso 15, maglagay ng isang item sa iyong listahan upang magamit ang mga imbitasyon para sa pagpapakoreo Marso 8, isang linggo bago. Iyan ay nagbibigay sa iyo ng ilang dagdag na oras ay dapat na isang bagay na pumutok sa mga imbitasyon o kung ikaw ay nasa likod ng iskedyul para sa isa pang dahilan.

Isama ang Mga Paalala sa Iyong Checklist

Hindi sapat na isulat ang "kontrata ng pag-sign sa tagapagtustos" sa iyong checklist at pagkatapos ay i-check off ang kahon kapag nakumpleto. Kakailanganin mong tiyakin na ang nagtutustos ng pagkain ay nakatanggap ng isang kopya ng kontrata at nagbalik ng isang naka-sign kopya sa iyo pati na rin. Kaya para sa bawat malaking item, idagdag mo sa iyong checklist, isama ang isang paalala. Halimbawa, "Mag-follow up sa caterer re: kontrata." Magdagdag ng isa pa, pahiwatig sa ibang pagkakataon na nagbabasa ng "Natanggap na kontrata mula sa tagapagtustos." Hindi pangkaraniwan na matugunan ang isang gawain at isaalang-alang ito kapag natapos na lamang sa iyong panig.