Mga Item na Dapat Malaman sa Checklist sa Pagpaplano ng Kaganapan

Ang bawat tagaplano ng kaganapan na nagkakahalaga ng kanilang asin ay nakakaalam na ang checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay marahil ang pinakamahalagang tool sa pagpaplano ng matagumpay na kaganapan. Ito ay isang tool sa pagpaplano ng kaganapan na naglalagay sa iyo sa kaginhawaan kapag gisingin mo sa kalagitnaan ng gabi sa isang paikot na pawis kumbinsido na nakalimutan mo ang isang mahalagang detalye sa pagpaplano ng iyong susunod na kaganapan. Sa pamamagitan ng isang komprehensibong checklist sa pagpaplano ng kaganapan sa pamamagitan ng iyong panig, maaari mong lapitan ang iyong kaganapan nang may kumpiyansa, alam na hindi mo pa napapansin ang anumang bagay.

Paano kung isinasaalang-alang mo ang iyong sarili na sobrang nakaayos at nagamit mo na ang isang checklist kapag nagpaplano ng isang kaganapan, ngunit nakatagpo ng mga sitwasyon kung saan napagtanto mo (huli na) na nabigo kang magkaroon ng ilang mahalagang detalye. Saan ka nagkamali?

Ang bawat kaganapan ay nangangailangan ng checklist sa pagpaplano ng kaganapan na dinisenyo na may partikular na pangyayari sa isip at iniayon sa mga indibidwal na detalye ng kaganapan. Kaya ang bawat checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay iba. Gayunpaman, mayroong limang bagay na kailangan mo sa checklist sa pagpaplano ng iyong kaganapan, hindi alintana kung nagpaplano ka ng isang maliit na kaarawan ng kaarawan o isang malaking function ng korporasyon.

Mag-sign Kontrata ng Kaganapan

Maaari itong tunog halata, ngunit siguraduhin na mag-sign - at makatanggap ng naka-sign kopya bilang bumalik - lahat ng mga kontrata na kailangan mo para sa iyong kaganapan. Kabilang dito ang mga kontrata ng kaganapan sa client, venue, vendor, hotel, entertainment, atbp. Ang isang firm na pagkakamay ay isang magandang paraan upang magsagawa ng negosyo ngunit hindi ang paraan upang ma-secure ang pagkuha ng anumang mga vendor at hindi ang paraan upang gumawa ng trabaho para sa isang kliyente . Kumuha ng lahat ng bagay sa pamamagitan ng pagsulat at huwag gumawa ng anumang trabaho o gumastos ng barya sa pagpaplano ng iyong kaganapan hanggang ang lahat ng mga papeles ay naka-sign at naihatid.

Kung ikaw ay isang tagaplano ng kaganapan na nangangailangan ng isang kontrata ng kaganapan para sa iyong mga serbisyo sa kaganapan, mag-click dito.

Kumpirmahin ang Petsa at Oras

Malalim ka sa tuhod sa mga yugto ng pagpaplano para sa kaganapang ito. Paano posibleng makuha ng sinuman ang petsa? Ang mga vendor ay madalas na may iba pang negosyo na nanggagaling. Ang mga kliyente ay maaaring sumang-ayon sa isang petsa at oras para sa kaganapan at pagkatapos ay kalimutan na ipaalam sa iyo ang pagbabago sa mga plano. Bago ka magsimula sa pagpaplano ng iyong kaganapan, double check ang petsa at oras ng pagsisimula at tapusin at makuha ang mga ito sa pamamagitan ng pagsulat, kaya lahat ay nasa parehong pahina.

Pag-upa ng Karagdagang Tulong

Huwag maliitin ang halaga ng pagkakaroon ng karagdagang tulong sa araw ng iyong kaganapan. Mayroong palaging isang bagay na kailangan tending sa, at karamihan sa mga tagaplano ng kaganapan ay masyadong abala tumatakbo ang kaganapan upang italaga ang kanilang pansin sa mga sitwasyon na lumabas. Ang pag-hire ng karagdagang tulong ay isang mahalagang hakbang na madalas na napapansin hangga't maaari ay huli na upang mag-hire ng pinakamahusay na kawani ng kaganapan para sa trabaho sa kamay. Huwag tumira para sa mga tira pagdating sa pagkuha ng kawani ng kaganapan. Ilagay ang item na ito sa iyong checklist ng kaganapan at i-secure ang pinakamahusay na sinanay na kawani sa karanasan na kailangan mo na naaangkop sa iyong badyet sa kaganapan.

Magsagawa ng Site Walk-Through

Walang nakukumpara sa pag-iisip ng isang bagay sa iyong isip na medyo nakakaranas ng ito nang una. Ang pagsasagawa ng walk-through ng site ng kaganapan sa iyong kliyente at vendor ay isang kritikal na hakbang sa proseso ng pagpaplano ng kaganapan. Nagbibigay ito ng pagkakataon na magtanong, harapin ang mga alalahanin, at makipagkasundo sa set-up, palamuti, paglalagay ng pagpaparehistro, at pangkalahatang daloy ng kaganapan. Kadalasan, kahit na sa palagay namin ay malinaw na nakikipag-usap kami, ang aming pangitain ng isang bagay ay naiiba sa kung ano ang nakikita ng iba batay sa aming paglalarawan.

Maglakad-sa pamamagitan ng pisikal na puwang sa panahon ng mga yugto ng pagpaplano, kaya walang mga sorpresa sa araw ng kaganapan.

Isama ang Mga Paalala upang Subaybayan

Sa perpektong mundo, ang pagsasabi sa isang tao ay sapat na upang matiyak na ang trabaho ay magaganap. Sa kasamaang palad, ang tunay na nagtatrabaho mundo ay hindi gumagana na paraan o hindi bababa sa hindi ang negosyo ng pagpaplano ng kaganapan. Sa napakaraming mga detalye upang pamahalaan at maraming manlalaro na kasangkot sa iba't ibang yugto ng kaganapan, madali para sa isang bagay na mawala. Kaya, kapag binuo mo ang checklist sa pagpaplano ng kaganapan upang panatilihing ka organisado at nasa iskedyul, siguraduhin na isama ang mga paalala para sa ilang mga follow-up. Halimbawa, kung nagsalita ka sa tagapagtustos tungkol sa mga ideya sa menu, isama rin ang isang item sa checklist ng pagpaplano ng iyong kaganapan na nagsasabing, "Sumunod sa tagapagtustos sa isang iminungkahing menu" at "Iskedyul ng pagtikim sa tagapagtustos." Sa pagpaplano ng kaganapan, doon ay hindi isang bagay na nagkukumpirma ng isang bagay na masyadong maraming beses.