Ministro ng Lupon ng Kumperensiya ng Minuto

Ang lahat ng mga estado ay nangangailangan ng mga korporasyon na kunin at ipamahagi ang mga minuto ng mga pagpupulong, at hinihingi ng lahat ng mga estado na ang mga board ng mga direktor ay nagpapanatili ng mga minuto ng pagpupulong. Ngunit walang tiyak na mga alituntunin tungkol sa kung ano ang dapat isama sa mga minuto ng pulong ng board at kung paano gagawin ang mga minuto na ito. May tiyak na mga pagkakamali na maaari mong gawin sa pagkuha ng mga minuto na maaaring maging mas mahirap ang buhay ng iyong corporate board.

Ang Layunin ng Pagpapanatiling Minuto ng Lupon ng Lupon ng Kumpanya

Mayroong ilang mga kadahilanan para sa pagkuha at pagtatala ng mga minuto ng iyong mga pulong sa korporasyon. Ang una at pinakamahalagang dahilan upang kumuha ng mga minuto ng mga pulong ay upang magkaroon ng isang rekord ng kung ano ang iyong nagpasya. Ang ikalawang dahilan para sa mga board ng corporate board ay para sa mga layunin ng katiwala at pananagutan.

Ang mga miyembro ng lupon ay nasa isang posisyon ng pagtitiwala. Gumagawa sila ng mga desisyon tungkol sa pera na namuhunan ng mga shareholder ng korporasyon, at kailangan nila upang patunayan na kumilos sila ng matalinong, sa pinakamahusay na interes ng korporasyon, at walang mga salungatan ng interes. Ang pagkakaroon ng mga minuto ng pulong ng board ay tumutulong sa board na patunayan na kumilos sila nang may mabuting pananampalataya at maiwasan ang personal na pananagutan para sa kanilang mga aksyon.

Ang pangatlong dahilan ay para sa mga layunin ng buwis. Ang isang korporasyon ay isang hiwalay na entidad mula sa mga indibidwal na shareholders. Upang matiyak na pinananatili mo ang paghihiwalay, ang mga minuto ng pulong ng board ay nagbibigay ng isang talaan. Kung wala ang mga ito, maaaring i-negatibo ng IRS o mga ahensya ng estado ang katayuan ng buwis ng negosyo. Ang isang korporasyon na hindi nagpapakita nito ay kumikilos bilang isang entity na hiwalay mula sa mga may-ari ay maaaring lumikha ng isang mahirap na sitwasyon sa buwis.

Mayroong isang balanse para sa mga negosyo na nagsusumikap sa pagitan ng pagtiyak na ang mga miyembro ng board ay ginagawa ang kanilang tungkulin at protektado, laban sa mahaba, walang kapantay na mga pulong ng lupon na nagsasayang ng oras ng miyembro. Ngayon na tinalakay na natin ang mga dahilan para sa pagkuha ng mga minuto ng pulong ng board, narito ang ilang mga pagkakamali ng mga negosyo, at ilang mga ideya kung paano iwasto ang mga ito.

Hindi Paglikha at Pagbabahagi ng isang Agenda Bago ang Pagpupulong

Ang isa pang malaking pagkakamali na ginawa ng mga korporasyon sa kanilang mga pulong sa board ay hindi nagtatakda ng agenda bago ang pulong at hindi namamahagi ang agenda, at may-katuturang mga dokumento bago ang pulong. Dapat isama ng adyenda ang mga tiyak na halaga ng oras para sa bawat item sa agenda.

Ang pagkakaroon ng isang partikular na adyenda ay hindi lamang ginagawang mas maayos ang pagpupulong, subalit hinahayaan nito ang board (at sinuman na nagbabasa ng mga minuto mamaya) na alam ang kahalagahan ng bawat item sa agenda. Hindi ito nangangahulugan ng isang bagay na hindi maaaring dumating sa agenda kung ito ay mahalaga at kagyat na, ngunit ang mga bagay ay maaaring idagdag sa agenda sa pamamagitan ng boto. At marami na kagyat na dapat hawakan ng mga ehekutibo, hindi sa board.

Nawawalang Mahahalagang Bahagi ng Minuto ng Mga Lupon ng Lupon

Ang template para sa mga minuto ng pulong ng board ay dapat kabilang ang:

• Ang petsa, oras, at lokasyon ng pulong
• Simula at pagtatapos ng oras, at mga oras na inilaan sa mga partikular na item sa agenda
• Anong uri ng pulong ng board - regular, espesyal o taunang (lahat ng mga estado ay nangangailangan ng mga korporasyon na magkaroon ng isang taunang pagpupulong)
• Sino ang naroroon, pinapansin ang mga direktor, mga bisita, at mga kawani, at kung aling mga miyembro ng lupon ay wala. Ang mga pangalan ng sinuman na darating nang huli o umalis nang maaga ay dapat na nabanggit.
• Tinutukoy kung mayroong isang korum. Ang isang korum ay kadalasang iniaatas ng mga korporasyon sa pamamagitan ng batas para sa anumang mga boto na dadalhin. Ang pangangailangan ng korum ay karaniwang higit sa kalahati ng mga miyembro. (Para sa isang lupon ng siyam na miyembro, halimbawa, limang miyembro ang dapat na naroroon para sa isang korum).
• Kung ang mga presentasyon ay ibinibigay ng mga komite o iba pa, kabilang ang mga pangalan at pamagat ng mga presenter.

Meeting Minutes Too Specific

Marahil ang pinakamalaking pagkakamali ng mga boards ay nangangailangan ng detalyadong impormasyon tungkol sa mga talakayan (minsan argumento) at mga proseso. Ang mga pagpupulong ay dapat sumalamin sa mga resulta ng mga desisyon, hindi ang nagsabi kung ano sa talakayan. Sabihin nating ang iyong board ay pagboto sa isang galaw upang magbenta ng isang bagong linya ng mga produkto. Ang pulong minuto ay dapat sabihin: "Paggalaw upang magdagdag ng isang bagong linya ng pampalasa. Paggalaw na pinalitan at naaprubahan, na may napakarami at hindi mapagkakasundo." Kung ang grupo ay may talakayan, dapat mong i-record ang haba ng talakayan at ibahin ang buod ito, ngunit hindi mo kailangan upang pumunta sa detalye tungkol sa talakayan.

Mga Minuto Na Hindi Tiyak na Sapat

Sa kabilang dulo ng spectrum, ilang minuto ay hindi tiyak na sapat upang magbigay ng impormasyon at panatilihin ang mga miyembro sa labas ng problema. Kung ang desisyon ay hindi lubos na nagkakaisa, isang rekord kung saan ang mga miyembro ng lupon ay nagkasala, na abstained (at tandaan kung ang abstention ay dahil sa isang potensyal na salungatan ng interes).

Habang hindi mo kailangang i-record ang suntok-by-suntok ng bawat talakayan, o kung sino ang sinabi kung ano. Ngunit may sapat na impormasyon sa mga minuto upang ipakita ang diwa ng talakayan.

Ang mga Pulong ng Lupon Masyadong Mahaba

Walang nagnanais ng matagal na pagpupulong, ngunit may ilang mga paraan upang paikliin ang pulong at ang mga minuto. Baka gusto mong i-save ang oras ng pulong ng board sa pamamagitan ng paglikha ng agenda ng pahintulot. Sa pangkalahatan, ang adyenda na ito ay isang listahan ng mga isyu na maaaring mabilis na makitungo nang walang talakayan. Ang listahan ay maaaring magsama ng mga minuto mula sa nakaraang pulong, pinansya, at mga ulat mula sa mga komite o sa CEO.

Ang agenda ng pahintulot, at ang mga ulat at iba pang impormasyon, ay dapat ipamahagi bago ang pulong upang magkaroon ng pagkakataon ang mga miyembro na basahin ang mga ito. Pagkatapos, sa pulong, ang agenda ng pahintulot ay bahagi ng proseso ng pulong. Ang anumang miyembro ng lupon ay maaaring magpalabas ng isang katanungan o pag-aalala tungkol sa agenda ng pahintulot, ngunit kung walang mga isyu, ang buong agenda ng pagsang-ayon ay maaaring bumoto sa isang pagkakataon.

Ang Maling Uri ng mga Desisyon

Ang isang corporate board ay gumagawa ng mga desisyon sa pangkalahatang patakaran.Ang pang-araw-araw na mga desisyon ay ginawa ng mga executive ng korporasyon batay sa patakarang iyon. Kung minsan ang mga board overreach at subukan upang gumawa ng mga desisyon na pinakamahusay na natitira sa pamamahala.

Hindi Pagpapahintulot ng Mga Minuto

Ito ay kaakit-akit, sa pagmamadali at pagmamadali ng mga pulong ng lupon, upang makalimutan ang apruba ng mga minuto. Ngunit mahalaga na tiyakin na ang mga minuto ay maayos na nagpapakita ng sulat at diwa ng pulong. Ang mga minuto ay itinuturing na "draft" hanggang naaprubahan.

Hindi Pagpapanatiling Mga Talaan ng Mga Minuto ng Meeting

Matapos ang lahat ng problema na iyong pupunta upang mapanatili ang mahusay na mga minuto para sa iyong korporasyon, huwag kalimutang panatilihing ligtas at naa-access ang iyong mga minuto ng meeting ng kumpanya. Mag-set up ng isang proseso para sa pagpapanatili ng mga minuto sa isang book ng corporate record, o "sa cloud," sa isang file na protektado ng password.

Nakalimutan na Kilalanin ang Tungkulin ng Kalihim ng Kumpanya

Karamihan sa mga tungkulin na may kaugnayan sa mga minuto ng korporasyon ay nasa ilalim ng domain ng sekretarya ng korporasyon. Ang pagiging isang mahusay na sekretarya ng korporasyon ay isang sining, at ang mga indibidwal na ito ay kadalasang hindi sapat na kinikilala. Sabihin "salamat" sa taong ito nang regular.

Hindi kasama ang Abugado bilang isang tagapayo sa iyong Lupon ng mga Direktor

Kung ang iyong korporasyon ay pribado o pampubliko (na may namamahagi ng publiko na pagbabahagi), dapat kang magkaroon ng isang abogado na nagpapayo sa iyo kung paano gumawa ng mga corporate na minuto, at dumalo sa mga mahalagang board meeting upang matiyak na ikaw at ang iyong board ay protektado.