Basic Management Skills for Beginners

Ang Antas 1 ng Mga Kasanayan sa Pamamahala ng Pyramid ay nagpapakita ng mga pangunahing kasanayan na dapat na master ng sinimulan ng manager. Ito ang pundasyon ng mga pyramid ng mga kasanayan sa pamamahala, na nagpapakita ng mga kasanayan na dapat na master ng isang tagapangasiwa upang maging matagumpay at nagpapakita kung paano ang mga kasanayan sa pamamahala na ito ay nagtatatag sa isa't isa patungo sa tagumpay.

Mga Pangunahing Kasanayan sa Pamamahala

Mayroong apat na pangunahing kasanayan sa pamamahala ang sinumang dapat master upang magkaroon ng anumang tagumpay sa isang trabaho sa pamamahala. Ang mga apat na pangunahing kasanayan na ito ayplanuhin, organisahin, idirekta, at kontrolin at tinatalakay nang hiwalay sa detalyado sa ibaba.

Magplano

Ang pagpaplano ay ang una at pinakamahalagang hakbang sa anumang gawain sa pamamahala. Ito rin ay ang pinaka-madalas na overlooked o sinadya nilaktawan hakbang. Habang ang halaga ng pagpaplano at ang kinakailangang detalye ay magkakaiba mula sa gawain sa gawain, upang laktawan ang gawaing ito ay upang mag-imbita ng sigurado na kalamidad maliban sa pamamagitan ng bulag. Iyon ay nagbibigay sa amin ng kasabihan ng 6 P ng pagpaplano (o 7 P depende sa kung paano mo binibilang).

Bagama't iniuugnay ng karamihan sa mga tao ang pagpaplano ng termino sa pangkalahatang pagpaplano ng negosyo, mayroon ding iba't ibang antas ng pagpaplano:

• Maparaang pagpaplano
• Pagpaplano ng Pantaktika
• Operational Planning

At mayroong iba't ibang mga uri ng pagpaplano:

• Pagpaplano ng Disaster
• Pagpaplano ng Succession
• Pagpaplano ng Krisis
• Pagpaplano ng Compensation

Ayusin

Dapat ayusin ng isang tagapamahala ang mga koponan, mga gawain, at mga proyekto upang makuha ang gawain ng koponan sa pinakamainam at epektibong paraan. Bilang isang nagsisimula manager, maaari kang mag-organisa ng isang maliit na koponan ng trabaho o isang koponan ng proyekto. Ang mga parehong kasanayan na ito ay kinakailangan sa ibang pagkakataon sa iyong karera kapag mayroon kang upang ayusin ang isang departamento o isang bagong dibisyon ng kumpanya.

Maliwanag, mayroong maraming mga magkakapatong sa pagitan ng pagpaplano ng trabaho at sa pag-oorganisa nito. Kung saan ang pagpaplano ay nakatutok sa kung ano ang kailangang gawin, ang organisasyon ay mas maraming pagpapatakbo at mas nakatutok sa kung paano makakakuha ng pinakamahusay na gawain.

Kapag inorganisa mo ang trabaho, kailangan mong:

• matukoy ang mga kinakailangang papel
• magtalaga ng mga gawain sa mga tungkulin
• matukoy ang pinakamahusay na mapagkukunan (mga tao o kagamitan) para sa papel
• makuha ang mga mapagkukunan at ilaan ang mga ito sa mga tungkulin
• magtalaga ng mga mapagkukunan sa mga tungkulin at magtalaga ng awtoridad at responsibilidad sa kanila.

Kung naitalaga ka man ng isang maliit na koponan o isang proyekto upang pamahalaan, ang mga tagapangasiwa ng simula ay dapat ding mag-organisa ng mga tanggapan at mga sistema ng data.

Maaaring hindi mo maaaring pisikal na ilipat ang mga tao sa paligid upang makuha ang iyong koponan magkasama, ngunit dapat mong isaalang-alang ito. Sa kabilang banda, maaaring kailangan mong ilipat ang ilang mga tao sa isang maliit na espasyo at magkakaroon ka upang ayusin ang mga bagay upang ang koponan ay maaaring gumana nang epektibo sa loob ng espasyo. Sa ibang pagkakataon sa iyong karera, maaaring kailangan mong ayusin ang isang tanggapan upang mapaunlakan ang mga koponan mula sa iba't ibang mga kagawaran at sa kanilang mga partikular na pangangailangan.

Kailangan mo ring maisaayos ang lahat ng mga sistema na hahawakan ang data na kailangan ng iyong koponan upang mangolekta o ipamahagi. Ang mga araw na ito, ang mga ito ay marahil mga sistema ng computer. Dapat kang magpasya kung, halimbawa, kailangan mong i-set up ang mga shared web page sa intranet ng kumpanya o isang nakabahaging folder sa file server. Paano mo itatatag ang mga sistema upang ang lahat ng nangangailangan ng impormasyon ay may access dito (at hindi ito magagamit sa mga hindi dapat makita ito, tulad ng iyong mga kakumpitensya)? Kung ang iyong koponan ay nangangailangan o gumagawa ng isang bagay maliban sa impormasyon, kailangan mong ayusin upang ang iyong koponan ay makakakuha ng kung ano ang kailangan nila, kapag kailangan nila ito, at makakakuha ka sa iba kung ano ang ginagawa ng iyong koponan sa tamang oras.

Huwag kalimutan ang pagsasaayos ng iyong sarili. Pupunta kami sa mas mataas na antas sa Antas 3 ng Pamamahala ng Mga Kasanayan sa Pyramid, ngunit kahit na isang nagsisimula na tagapamahala, dapat mong maisaayos ang iyong sarili, iyong oras, at iyong espasyo upang ikaw ay maging pinakamabisang.

Panghuli, tandaan, na bihirang sapat na upang ayusin ang mga bagay nang isang beses. Sa patuloy na mga pagbabago sa mga mapagkukunan, mga layunin, at panlabas na mga kadahilanan ay karaniwang kailangan mo upang muling ayusin upang ayusin para sa kanila.

Direktang

Ang pagtatalaga ay ang aksyon na hakbang. Binalak mo at inorganisa ang gawain. Ngayon ay kailangan mong idirekta ang iyong koponan upang makuha ang gawain. Magsimula sa pamamagitan ng siguraduhin na ang layunin ay malinaw sa lahat ng tao sa koponan. Alam ba nila kung ano ang layunin? Alam ba nila kung ano ang kanilang papel sa pagkuha ng koponan sa layunin? Mayroon ba silang lahat na kailangan nila (mga mapagkukunan, awtoridad, oras, atbp.) Upang gawin ang kanilang bahagi?

Hilahin, Huwag Push

Ikaw ay magiging mas epektibo sa pamamahala sa koponan patungo sa iyong layunin kung ikaw ay nakuha (humantong sa kanila) sa halip na itulak (umupo at magbigay ng mga order). Gusto mong ganyakin ang mga tao sa iyong koponan at tulungan at pukawin ang mga ito patungo sa mga layunin ng koponan.

Kontrolin

Sinisikap ng ilang manunulat na "palambutin" ang kasanayang ito sa pamamagitan ng pagtawag nito "coordinate" o mga katulad na termino. Mas gusto ko ang mas matibay na termino, kontrolin dahil mahalaga ito na makontrol ng tagapamahala ang mga aktibidad ng koponan.

Sa mga hakbang sa itaas, pinlano mo ang trabaho, inorganisa ang mga mapagkukunan upang maganap ito nang mahusay, at idirekta ang koponan upang magsimulang magtrabaho. Sa hakbang na pagkontrol, sinusubaybayan mo ang gawaing ginagawa. Inihambing mo ang aktwal na pag-unlad sa plano. Pinatutunayan mo na gumagana ang samahan habang iyong dinisenyo ito.

Kung ang lahat ng bagay ay mabuti, hindi mo na kailangang gumawa ng anumang bagay kundi subaybayan. Gayunpaman, bihira ang mangyayari. Ang isang tao ay nagkakasakit, ang pag-uuri ng datos ay tumatagal ng bawat pag-ulit kaysa sa inaasahang, ang isang pangunahing kakumpitensya ay bumaba sa kanilang mga presyo, sunog ay sumisira sa gusali sa tabi ng pinto at kailangan mong lumikas sa loob ng ilang araw, o iba pang kadahilanan ang nakakaapekto sa iyong plano. Ang dami ng kontrol na ngayon ay nagpapahiwatig na kailangan mong gumawa ng pagkilos upang mabawasan ang epekto at dalhin ang mga bagay pabalik sa nais na layunin sa lalong madaling panahon.

Kadalasan nangangahulugan ito ng pagbabalik sa yugto ng pagpaplano at pag-aayos ng mga plano. Minsan maaaring mangailangan ito ng pagbabago sa organisasyon. at kailangan mong muling idirekta ang lahat patungo sa mga bagong layunin at bigyang-inspirasyon ang mga ito. Pagkatapos, siyempre, kinokontrol mo ang bagong plano at ayusin kung kinakailangan. Ang siklo na ito ay patuloy hanggang sa makumpleto mo ang gawain.

Mga Tool ng Pagkontrol ng Mga Tagapangasiwa

Sa hakbang na kontrol, nagtakda ka ng mga pamantayan para sa pagganap at kalidad at pagkatapos ay sinusubaybayan mo upang matiyak na natutugunan ang mga ito. Mayroong maraming mga tool na magagamit mo bilang may mga bagay na kailangan mo upang masubaybayan.

• Mga tool sa pag-iiskedyul - ang isang bilang ng mga tool sa software ay nagpapahintulot sa iyo na ipasok ang iyong iskedyul at pagkatapos ay i-update ang pag-unlad nang regular Itatampok ng programa ang mga pagbabago sa iskedyul upang makilala mo ang tamang pagpaparusa.
• Ang mga kontrol sa pananalapi - bilang isang tagapamahala, karaniwan kang magkaroon ng badyet. Ang mga ulat mula sa Kagawaran ng Pananalapi ay ipapaalam sa iyo kung paano tumutugma ang iyong paggastos (sa mga tao at iba pang mga mapagkukunan) sa plano.
• Kinokontrol ng mga tao - dapat mong tiyakin na ang lahat ng tao sa iyong koponan ay gumaganap tulad ng pinlano. Kung hindi, kailangan mong hanapin at ayusin ang dahilan. Hindi ba nila nauunawaan ang layunin? Mayroon ba silang mga mapagkukunan o kasanayan na kailangan nila? Napakalaking gawain ba para sa kanila at kailangang baguhin o italaga sa ibang mapagkukunan? Ang iyong trabaho bilang tagapamahala ay nangangahulugang pagbibigay ng feedback ng mga miyembro ng iyong koponan sa kung paano nakakatugon ang kanilang pagganap sa plano. Kapag hindi, kailangan mong gumawa ng tamang pagkilos.