Alamin ang Iyong Negosyo sa Etiquette Rules Rules

01 Ipadala Tanging Malinaw at Maigsi ang Mga Email

Ang unang tuntunin ng mahusay na etiketa sa email ay upang maiwasan ang mga pangmatagalang email na naglalaman ng labis na impormasyon at mga hindi kaugnay na katotohanan. Manatili sa paksa na ipinakipag-usap at gumamit nang ilang salita hangga't maaari. Kung kailangan mo ng isang desisyon, hilingin ito. Kung kailangan mo ng impormasyon, hilingin ito. Kung gusto mong gumawa ng isang aksyon, hilingin ito. Huwag kang magulat ng iyong mga mambabasa kung bakit ka nakikipag-ugnay sa kanila. Kapag gumawa ka ng isang email, isipin ito bilang isang gawa ng nonfiction. Huwag itong gawing isang misteryo.

02 Palaging Gumamit ng Makahulugan na Linya ng Paksa

Huwag kailanman iwanan ang linya ng paksa ng blangko ng isang email. Maaaring makuha ng blangko ang paksa ng iyong email bilang spam, at hindi nito maaabot ang patutunguhan nito. Ang mga email na may blangko ng mga linya ng paksa ay kadalasang hindi napapansin, lalo na kung ang tinatanggap na tatanggap ay karaniwang tumatanggap ng maraming mga email sa anumang naibigay na araw. Laging gumamit ng linya ng paksa na sapat na sumasalamin sa mga nilalaman ng iyong email. Matutulungan nito ang iyong mga tatanggap na mag-uri-uriin sa pamamagitan ng kanilang mga email nang mas mahusay at hihikayatin ang mas mabilis na tugon sa iyong email.

03 Iwasan ang Mga Ipinagpalit na Mga Email

Magpadala ng mga email sa mga propesyonal na format. Iwasan ang maraming kulay na mga font at mga larawan para sa mga background. Ang mga accouterments maaaring makaabala sa mga mambabasa o gawin ang mga mensahe mahirap basahin. Anumang mga larawan sa background na idaragdag mo ay maaaring mamaga ang laki ng file ng iyong email. Na maaaring pilitin ang mga tatanggap na may mabagal na koneksyon upang maghintay ng isang mahabang panahon na mahina para sa iyong mensahe upang i-download.ny mga larawan sa background na idaragdag mo ay maaaring mamaga ang laki ng file ng iyong email. Iyon ay maaaring pilitin ang mga tatanggap na may mabagal na koneksyon upang maghintay ng agonizingly mahabang oras para sa iyong mensahe upang i-download.

Kung ang iyong kumpanya insists na gumamit ka ng partikular na e-mail na stationery upang maipakita ang isang pare-pareho hitsura at pakiramdam, samantalahin ito. Ang logo ng kumpanya at ang linya ng pirma ay maaaring mag-project ng isang propesyonal na imahe papunta sa iyong mga email.

04 Magpadala ng Mga Tugon sa Oras

Huwag maghintay ng mga tao para sa mga napapanahong tugon sa kanilang email. Tumugon kaagad sa isang malinaw at maigsi na mensahe. Kung kailangan mo ng mas maraming oras upang magsaliksik ng isang sagot o magtipon ng higit pang impormasyon, sabihin sa iyong nagpadala ng email kapag maaari nilang asahan ang isang tugon.

05 Gamitin ang Mga Tool sa Pagsagot sa Out-of-Office

Kung ikaw ay malayo sa opisina at hindi mabasa ang iyong email, gamitin ang tool sa labas ng opisina ng email system upang awtomatikong tumugon sa sinumang sumusubok na makipag-ugnay sa iyo. Siguraduhin na ang iyong auto-reply ay nagpapaalam sa mga nagpadala kapag maaari nilang asahan na makatanggap ng tugon.

06 Huwag Sumigaw Wolf Gamit ang Mga High-Priority Flags

Pinapayagan ka ng karamihan sa mga email system na i-flag ang isang email bilang "High Priority" o "Rush." Huwag gawin itong iyong default na flag ng email. Gamitin ito ng matagal, o huwag pansinin ng iyong mga tatanggap ang flag ng priority. Kapag nagpadala ka sa wakas ng isang tunay na mahalagang email, hindi ito makakakuha ng pansin na nararapat.

07 Isaalang-alang Kung "Lahat ng Sagot" Ay Kinakailangan

Huwag kalimutang i-click ang "Tumugon Lahat" na buton para sa bawat email na may maraming mga nagpapadala o tatanggap. Isaalang-alang ang paksa at magpasya kung sino ang kailangang basahin ang iyong tugon. Ang patuloy na pagtugon sa lahat ng hindi kinakailangan ay mabilis na kumita sa iyo ng isang reputasyon bilang isang "spammer ng negosyo," at maaaring magsimulang huwag pansinin ng mga tao ang iyong mga email.

08 Paghiwalayin ang Mga Business at Personal na Email Account

Maliban kung ito ay isang emergency, huwag gamitin ang email ng iyong negosyo para sa personal na sulat. Kahit na pagmamay-ari mo ang iyong sariling negosyo, magandang ideya na magkaroon ng dalawang magkahiwalay na email account. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang unahin ang iyong mga email at panatilihin ang walang kaugnayang mga personal na mensahe mula sa network ng negosyo.

09 Gamitin ang Pangalan ng Pangalan ng Email sa Propesyonal

Gamitin ang iyong sariling pangalan bilang bahagi ng anumang email address sa negosyo. Halimbawa [email protected], o [email protected]. Iwasan ang mga palayaw, mga humahawak, moniker o mga nakakubling sanggunian. Halimbawa, huwag gumamit ng [email protected] o [email protected].

10 Ang Email ba ang Pinakamahusay para sa Tugon na Ito?

Huwag gumamit ng email bilang iyong tanging tool sa komunikasyon. Hindi lahat ng mga mensahe ay naaangkop sa email, at magkakaroon ng mga pagkakataon na ang isang maikling tawag sa telepono o isang maikling pagbisita sa opisina ay maaaring maging isang mas epektibong paraan upang ihatid ang isang mensahe. Ang pagpupulong o pakikipag-usap sa telepono ay maaaring magpakilala sa isang elemento ng tao sa mga pakikipag-ugnayan, at maaaring gumawa ng lahat ng pagkakaiba kapag sinusubukan mong ipaliwanag ang isang bagay, o nais mong hikayatin ang isang tao na gumawa ng isang aksyon.

11 Maging Sensitibo at Magagamit

Huwag gumamit ng email upang wakasan ang isang relasyon o kontrata. Sa propesyonal na pagsusulatan ng negosyo, palaging isama ang isang lagda linya na nagbibigay ng alternatibong paraan upang makipag-ugnay sa iyo. Halimbawa, maaari mong isama ang iyong opisina, fax, at mga numero ng mobile phone, at ang iyong address sa pagpapadala ng opisina.

12 Iwasan ang Pag-email sa Napakalaking Mga Attachment

Hindi mo alam kung paano o kung saan maa-access ng iyong tatanggap ang kanilang email. Ang mga mobile device ay maaaring magsimulang mag-download ng file bago hilingin ang user na kumpirmahin ang pag-download. Maaaring tumagal ng isang mahabang panahon at kumonsumo ng bandwidth na dapat bayaran ng tatanggap. Panatilihin ang pinagsamang laki ng mga attachment sa ilalim ng 50MB.

Kung kailangan mong magpadala ng isang malaking file, makipag-ugnay una sa mga tatanggap at magtanong kung paano nila nais na matanggap ang file. Gumagamit ka rin ng serbisyo ng paglilipat ng file upang ipadala ang file.

13 Mag-isip Bago mo Ipadala ang Iyong Email

Sa wakas, maglaan ka ng ilang sandali at isaalang-alang kung ano ang iyong isinulat bago mo pindutin ang pindutang "magpadala". Ito ba ay isang bagay na hindi dapat ipadala sa isang email? Ito ba ay isang personal na kalikasan at hindi angkop na gamitin ang email system ng kumpanya? Isinulat mo ba ang email habang galit at kasama ang mga sipi na maaari mong ikinalulungkot sa kalaunan? Kung oo, pindutin ang pindutang "tanggalin".