7 Mga Tip sa Pamamahala ng Email upang Mabilis na Palakasin ang Pagiging Produktibo

Ang isa sa mga pinaka-karaniwang hamon para sa mga maliliit na may-ari ng negosyo ay ang pagbabalanse ng pangangailangan upang makakuha ng maraming natapos sa kung ano ang hindi kailanman mukhang sapat na oras. Kami ay isang madalas na over-naka-iskedyul na grupo, at karamihan sa amin ay maaaring makinabang mula sa ilang dagdag na oras, o hindi bababa sa mas produktibong paggamit ng oras na mayroon kami.

Pagdating sa pamamahala ng oras, ang pag-uunawa kung paano gumamit ng oras na mas produktibo ay madalas na isang hamon. Ang isang magandang lugar upang magsimula ay pamamahala ng email; ito ay isang lugar na nangunguna sa listahan ng mga oras-killers para sa maraming maliliit na may-ari ng negosyo.

Dahil ang email ay isang patuloy na paraan ng komunikasyon, at wala kaming kumpletong kontrol sa papasok na daloy, kailangan naming magtrabaho sa pagpapabuti ng aming pagiging produktibo sa kung paano namin tinatanggap, nag-oorganisa, tumugon at kahit isipin ang tungkol sa email. Ang mga tip sa ibaba ay tutulong sa iyo na lumikha ng isang sistema para sa pamamahala ng iyong email sa isang paraan na sumusuporta sa pagiging produktibo sa halip na kainin ito.

1. I-off ang Mga Abiso

Ang email ay maaaring makapasok sa lahat ng oras ng araw at gabi, kaya napakahalaga na kontrolin mo kung paano naaangkop ang daloy ng mga papasok na mensahe sa iyong araw. I-off ang mga bagong notification ng mensahe sa iyong computer at smartphone upang maiwasan ang patuloy na mga distractions at pagkagambala sa iyong iskedyul, at suriin ang mail kapag ito ay maginhawa para sa iyo.

2. Magpasya kung Paano Gamitin ang Inbox mo

Maraming iba't ibang mga philosophies pagdating sa pamamahala ng iyong email inbox. Maaari mong gamitin ang iyong inbox bilang isang catchall, limitahan ito sa mga mensahe ng mataas na priyoridad lamang, o gawin itong isang gumaganang listahan ng gawain. Ang susi ay upang pumili ng isang layunin para sa iyong inbox at manatili dito.

3. Lumikha ng Mga Whitelist ng Email at Mga Blacklist

Karamihan sa mga email client at email provider ay nagbibigay-daan sa mga gumagamit na gumawa ng mga listahan ng mga ligtas na address upang matiyak na ang mga mensahe ay dumaan, habang ang pag-blacklist, o pagharang, kung ano ang itinuturing mong spam address. Maglaan ng oras upang ma-update ang mga listahan na ito nang madalas upang panatilihing malinis ang iyong papasok na email.

4. Magtakda ng isang Timer at Batch Process

Ang ilang mga maliit na may-ari ng negosyo ay nakikinabang sa pagkakaroon ng mga bulsa ng oras sa kanilang araw para lamang sa email. Kung ito ay gumagana para sa iyo, magtabi ng isang tiyak na dami ng oras sa araw upang tumugon sa mga mensahe, ilipat ang mga item sa pagkilos sa iyong listahan ng gawain, tanggalin ang basura at kumuha ng isang sulyap na ideya kung ano ang susunod sa iyong pansin.

5. Gumamit ng Mga Panuntunan upang I-automate ang Proseso

Upang mapadali ang proseso ng pamamahala ng email nang higit pa, gamitin ang mga panuntunan sa iyong email client na nag-uuri, mag-flag, ilipat at ayusin ang iyong mga mensahe. Habang kakailanganin ng ilang oras upang lumikha ng mga patakaran na sumusuporta sa paraan ng paggamit mo ng email, sa sandaling ginawa mo ang mga ito, maaari mong i-cut down sa isang makabuluhang bahagi ng iyong oras sa pagpoproseso ng email.

6. Kumuha ng Head Start mula sa iyong Smartphone

Maraming mga maliliit na may-ari ng negosyo ang may mga smartphone upang maaari silang manatiling nakikipag-ugnay at sa ibabaw ng trabaho, kahit na sila ay wala sa opisina. Kung madalas kang mag-check ng email sa iyong mobile device, maaari mong i-save ang isang makabuluhang dami ng oras sa pamamagitan ng pagbabasa at pagsisimula sa pagproseso ng mga mensahe habang ikaw ay mobile. Kahit na ginagawa mo lang itong gawing tanggalin ang basura at mga mensahe na hindi mo kailangang i-save, maaari kang makinabang mula sa pagkakaroon ng naka-streamline na inbox kapag bumalik ka sa opisina.

7. Kung Hindi Mo Basahin Ito, Mag-unsubscribe

Ang mga newsletter ng email at iba pang mga mensahe sa pagmemerkado sa email ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang manatiling nakakonekta sa mga kliyente, kasamahan, kasosyo at iba pang mga negosyo na interesado ka, ngunit ang mga mensaheng ito ay maaaring mabilis na magtipun-tipon. Kung hindi mo nabasa ang isang partikular na pag-uulit sa ilang mga isyu, itigil ang iyong subscription. Ang paghihigpit sa mga newsletter ng email at iba pang mga awtomatikong mensahe para lamang sa mga regular mong nabasa ay maaaring maging isang madaling paraan upang bawasan ang bulk sa iyong inbox.

Para sa higit pang mga tool upang matulungan kang maging mas produktibo sa iyong maliit na negosyo, galugarin ang listahang ito ng 101 apps ng pagiging produktibo.