Mga Panuntunan para sa Etiquette ng Email sa Lugar ng Trabaho

Kahit na hindi mo maaaring gamitin ang email upang makipag-usap sa lipunan tulad ng isang beses mo ginawa, maaari mo pa ring gamitin ito para sa mga propesyonal na liham. Kung nakikipag-ugnayan ka sa ganitong paraan sa iyong mga kasamahan, boss, kliyente, at mga customer, at mga prospective na tagapag-empleyo, siguraduhin na sundin ang mga anim na alituntunin para sa wastong etiketa sa email.

1. Isipin ang Iyong Pag-uugali

Kahit na sa isang mundo kung saan kami ay nagmamadali upang makakuha ng mga bagay-bagay nang mabilis hangga't maaari upang lumipat sa susunod na gawain, maglaan ng panahon upang magamit ang mabuting kaugalian sa iyong email. Huwag kalimutang sabihin "pakiusap" at "salamat."

Kapag tinutugunan ang mga tao na hindi mo alam nang mabuti o sa lahat, o kung kanino mayroon kang pormal na relasyon, tugunan ang mga ito sa pamamagitan ng kanilang pamagat at apelyido, maliban kung hiniling ka nila na gawin kung hindi man. Halimbawa, sabihin nating "Mahal na Puti na White" o "Mahal na Ms Grey." Kung ikaw ay sumasagot sa isang email at ang nagpadala ng orihinal na mensahe ay nilagdaan ito sa kanyang unang pangalan lamang, pagkatapos ay maaari mong ligtas na ipalagay na okay na i-address ang mga ito sa parehong paraan.

2. Panoorin ang Iyong Tono

Ang tono ay kung paano mo, bilang isang manunulat, maaaring ipahayag ang iyong saloobin sa isang mensaheng email. Nakakaimpluwensya ito kung paano ito natanggap. Karaniwan mong nais na tiyakin na makatagpo sa tatanggap bilang magalang, magiliw, at madaling lapitan. Hindi mo nais na maigting ang tunog o hinihingi. Basahing muli ang iyong mensahe ng ilang beses bago maabot ang pagpindot.

Kapag sumulat ka sa isang taong nakipag-usap ka na noon, magsimula sa pagsasabi ng isang bagay na magiliw tulad ng "Sana ay mabuti ka." Habang ang mga emojis ay maaaring makatulong sa iyo na ihatid ang tono nang mas madali, pigilin ang paggamit sa mga ito sa propesyonal na email maliban kung sumulat ka sa isang taong may isang napaka-impormal na relasyon. Huwag gamitin ito kapag nagsusulat sa isang prospective employer.

Ito ay palaging itinuturing na hindi magandang tuntunin ng e-mail upang magsulat ng isang email o isang bahagi ng isa sa lahat ng mga uppercase na titik. Ito ay magiging hitsura mo na ikaw ay sumisigaw.

3. Maging maigsi

Ang mga abala ng mga tao ay walang oras o pagkahilig na gumugol ng higit sa isang minuto sa pagbabasa ng isang indibidwal na email. Kung nais mong pahintulutan ang iyong tagatanggap na basahin nang mabilis ang iyong mensahe, at maintindihan mo pa rin ito, dapat mong panatilihing maikli ito.

Gayunpaman, huwag mag-iwan ng mga detalye. Tiyakin na ang iyong mensahe ay malinaw na nagpapahiwatig ng iyong dahilan para sa pagsulat nito sa unang lugar. Walang sinuman ang nakakatipid ng oras kung nagtatapos ka nang pabalik-balik habang sinusubukan mong ipaliwanag ang mga detalye na tinanggal mo.

4. Iwasan ang Paggamit ng Mga Abbreviasyon sa Pag-text

Kahit na gusto mong makatipid ng oras, hindi mo dapat gamitin ang mga pagpapaikli ng text sa iyong propesyonal na email. Kung maraming teksto ka, gaya ng maraming tao, maaari kang magamit sa paggamit ng isang uri ng pagkukunwari upang makipag-usap sa iyong mga kaibigan. Halimbawa, maaari mong gamitin ang "u," "ur," at "plz" sa halip na "ikaw," "iyong," at "mangyaring." Ang mga pagdadaglat ay walang lugar sa liham ng negosyo maliban kung ang tatanggap ay isang taong may kasarian ka.

5. Gumamit ng Propesyonal na Email Address

Para sa mga mensahe na may kaugnayan sa iyong kasalukuyang trabaho, palaging gamitin ang email address na itinalaga sa iyo ng iyong tagapag-empleyo. Gayunpaman, hindi mo dapat gamitin ito upang magpadala ng mga mensahe na walang kaugnayan sa iyong trabaho, halimbawa, kung naghahanap ka ng bago. Gumamit ng isang personal na email account sa halip.

Kung wala kang isang personal na account, halimbawa, ang ibinigay ng iyong service provider ng internet kapag nag-sign up ka para sa serbisyo, kumuha ng isang libreng email account. Gumamit ng Gmail o ibang serbisyo upang mag-set up ng isang address na mukhang propesyonal. Huwag gumamit ng anumang nakakatawa o nagpapahiwatig. Ang iyong unang paunang at huling pangalan o ang iyong buong pangalan ay angkop na mga pagpipilian.

6. Huwag Kalimutan ang Bilang ng Spelling at Grammar

Ito ay kinakailangan na maingat mong basahin ang iyong email. Huwag pansinin ang kritikal na hakbang na ito, gaano man kayo abala. Ang mga bagay na gusto mong maging matulungin ay tama ang spelling at wastong balarila. Bilang karagdagan sa wastong pagbabaybay ng karaniwang mga salita, gusto mo ring i-spell ang mga pangalan ng mga tao sa tama, kabilang ang iyong tatanggap at ang pangalan ng kanyang kumpanya.

Mag-ingat tungkol sa labis na pag-asa sa mga spell-checkers. Maaaring hindi nila mapansin ang mga maling pagkakamali ng mga salita kapag ginamit nang hindi tama. Halimbawa, hindi i-flag ng tagasuri ng spell ang salitang "sa" sa pangungusap, "Mayroon akong mga tanong para sa iyo," kahit na, sa kontekstong ito, dapat itong "dalawa." Double check spellings hindi ka sigurado sa pamamagitan ng paggamit ng isang libreng online diksyunaryo tulad ng Merriam-Webster.