Legal Receptionist Job Overview at Mga Tungkulin

Ang mga legal na receptionist ay ang mga gatekeepers ng isang law firm o legal department. Nagtatrabaho sila sa front desk sa law firm lobby o waiting area, tinatanggap ang mga kliyente at bisita at sinasagot ang mga papasok na tawag. Dahil ang receptionist ay madalas na ang unang tao na kung saan ang mga kliyente at mga bisita ay nakikipag-ugnayan, siya ay mahalaga sa imahe ng kompanya at dapat na makintab, propesyonal at nakapagsasalita.

Ang trabaho na ito ay isang mahusay na paraan upang masira ang legal na larangan habang ang mga receptionist ay maaaring magtrabaho sa mga kumpanya ng batas, mga tanggapan ng pamahalaan, mga legal na kagawaran ng korporasyon, mga lugar ng pampublikong interes, at mga courthouse. o mga kumpanya ng batas. Ang mga taong excel ay madalas na na-promote sa iba pang mga posisyon sa loob ng firm tulad ng legal na receptionist superbisor, legal na sekretarya o paralegal. Ang mga legal na receptionist ay mayroon ding pagkakataon na mag-network sa lahat ng antas ng tauhan sa loob ng law firm - mula sa kopya ng kawani ng kuwarto sa mga senior na kasosyo - pati na rin ang mga kliyente, laban sa payo, mga legal na vendor at iba pang mga bisita.

Mga Tungkulin sa Trabaho

Iba-iba ang mga tungkulin sa tanggapan ng mga receptionist sa kapaligiran sa trabaho at uri ng kasanayan. Sa mas maliit na mga tanggapan, ang legal na resepsyonista ay maaaring mag-double bilang isang legal na sekretarya para sa isa o higit pang mga abogado. Kabilang sa karaniwang mga tungkulin sa tanggapan ng pagtanggap sa batas ay ang

• Mga kliyente ng pagbati at mga bisita at pagsagot sa mga katanungan ng bisita
• Pagsagot at pag-route ng mga papasok na tawag sa isang multi-line na sistema ng telepono
• Pag-iskedyul at pag-route ng mga kliyente
• Pagpapanatili at pag-iiskedyul ng mga conference room
• Pagpapanatili ng lugar ng paghihintay, lobby o iba pang mga pampublikong lugar
• Naghahain ng kape o tsaa sa mga bisita
• Pag-order ng mga supply
• Pag-scan, photocopying, pag-fax at pag-file ng mga dokumento
• Pagkolekta at pagruruta ng mga pakete ng mail at hand-delivered
• Pag-verify ng pagkakakilanlan ng empleyado at pagbibigay ng mga pass ng bisita

Sa mas maliliit na kumpanya, ang legal na resepsyonista ay maaaring mangasiwa ng karagdagang mga tungkuling administratibo tulad ng pagsingil, pagpasok ng data, pagpoproseso ng salita, pagtatatag ng mga bagong file ng kaso at pagbalangkas ng simpleng pagsusulatan.

Edukasyon

Ang isang diploma sa mataas na paaralan ay karaniwang kinakailangan. Maaaring mas gusto ng ilang mga employer ang ilang mga pormal na edukasyon o pagsasanay sa opisina pati na rin ang karanasan sa isang tanggapan ng batas. Maraming mga employer ang nagbibigay ng on-the-job training.

Mga Kasanayan

Ang mga legal na receptionist ay dapat na may mahusay na interpersonal at kasanayan sa serbisyo sa customer upang makipag-usap sa mga abogado ng senior level, mga kasosyo, mga kliyente, laban sa payo, mga reporter ng hukuman, mga vendor, kawani, at iba pa. Dapat din silang magkaroon ng kakayahang magpatakbo ng mga sistema ng telepono ng multi-line at kagamitan sa opisina tulad ng mga computer, printer, scanner, mga copier at mga video conferencing equipment.

Ang mga kasanayan sa malakas na spelling at grammar ay mahalaga sa pagkuha ng mga epektibong mensahe at pagbalangkas ng mga liham at mga ulat. Ang pagiging pamilyar sa mga legal na termino at hindi maintindihang pag-uusap at pag-unawa sa iba't ibang mga form ng opisina at mga legal na dokumento ay mahalaga din sa trabaho. Ang ilang mga legal na receptionist, lalo na ang mga nagtatrabaho sa mga maliliit na law firm, ay dapat ding pamilyar sa mga word processing, spreadsheet, database at billing platform.

Personal na katangian

Dahil ang mga legal na receptionist ay madalas na makipag-ugnay sa unang negosyante sa kompanya o kompanya, ang isang propesyonal na anyo at pinakintab na kilos ay mahalaga. Ang iba pang mga personal na katangian na kailangan sa trabaho ay:

• Igalang para sa pagiging kompidensyal at pagpapasya
• Pansin sa detalye
• Positive, upbeat attitude
• Pasensya sa pakikitungo sa mahihirap na mga bisita
• Maaasahan

Balanse ng Trabaho-Buhay

Karamihan sa mga legal na receptionist ay nagtatrabaho sa isang standard na 40-oras na linggo ng trabaho, bagaman maaaring paminsan-minsang overtime. Dahil ang mga receptionist ay bihirang maglakbay o magtrabaho sa katapusan ng linggo o gabi, ang trabaho na ito ay nagbibigay ng isang mahusay na balanse para sa mga mag-aaral, mga magulang, at iba pa na may malaking responsibilidad sa labas ng lugar ng trabaho. Ang pagbabahagi ng trabaho at iba pang kakayahang umangkop na mga kaayusan sa trabaho ay makukuha sa ilang mga tagapag-empleyo.

Ang mga hinihingi ng isang abala sa opisina ng batas at pakikipag-ugnayan sa mga mahihirap na personalidad at mahigpit na deadline ay maaaring lumikha ng isang nakababahalang kapaligiran sa trabaho. Dahil ang mga legal na receptionist ay madalas na umupo para sa matagal na panahon at gumugol ng maraming oras sa pag-keyboard, maaari silang makaranas ng eyestrain o paulit-ulit na mga sakit sa paggalaw tulad ng carpal tunnel syndrome.

Compensation

Ang mga legal na suweldo sa receptionist ay magkakaiba batay sa sukat ng kompanya, heograpikong lokasyon, karanasan, at iba pang mga kadahilanan. Ang median hourly wage ng receptionists (sa lahat ng industriya) noong Mayo 2015 ay $ 20.77. Dahil ang mga legal na receptionist ay nagdadalubhasang, ang mga legal na receptionist ay may posibilidad na kumita ng higit sa mga receptionist bilang isang buo. Sa mga maliliit na kumpanya at mga rural na lugar, ang mga walang karanasan na mga legal na receptionist ay maaaring magsimula sa minimum na sahod. Sa high end, ang mga legal na receptionist sa New York o Los Angeles ay makakakuha ng higit sa $ 43,200, ayon sa Bureau of Labor Statistics (BLS).

Ang gitnang 50 porsiyento ay nakuha sa pagitan ng $ 15.94 at $ 27.76. Ang pinakamababang 10 porsiyento ay nakakuha ng mas mababa sa $ 12.86, at ang pinakamataas na 10 porsiyento ay nakakuha ng higit sa $ 35.05. Ang taunang suweldo ay may pagitan ng $ 26,760 at $ 72,890.

Ang mga legal na receptionist sa abala sa mga gawi sa batas ay kadalasang kumita ng kita sa itaas ng kanilang suweldo sa base sa pamamagitan ng mga overtime na oras

Outlook

Ang pagtatrabaho ay inaasahang mas mabilis kaysa sa average para sa mga receptionist, ayon sa Department of Labor, Bureau of Labor Statistics. Ang paglago ng trabaho, kasama ang pangangailangan na palitan ang mga manggagawa na lumipat sa iba pang mga trabaho o umalis sa lakas paggawa, ay bubuo ng isang malaking bilang ng mga bakanteng trabaho para sa mga receptionist, ang mga ulat ng BLS.