Mga Tip para sa Spice Up Your Meeting ng Kumpanya

Ikaw ba ang tagaplano ng buwanang o periodic na pulong ng kumpanya o kagawaran? Maaari silang nakamamatay na nakamamatay kung hindi ka maingat. Alam mo na ang gagawin. Ang isang grupo ng mga nagsasalita ng mga ulo ng linya upang bigyan ang mga tao ng impormasyon ng kumpanya. Oo, ito ay talagang kudos sa iyo para sa hawak na ito pana-panahong pulong.

Kailangan ng mga empleyado ang impormasyon upang mailagay ang kanilang sarili sa madiskarteng direksyon ng kumpanya. Gusto nilang malaman kung ano ang nangyayari sa buong kumpanya lalo na kapag ang impormasyon ay nakakaharap sa kanilang trabaho o pangkalahatang tagumpay ng kumpanya. Taos-puso silang interesado sa kung ano ang nangyayari sa iba't ibang departamento.

Kaya, ang iyong mga empleyado ay interesado, ngunit bigyan sila ng pahinga mula sa mga nagsasalita ulo at walang hangga powerpoints. Ang pinaka-epektibong mga pulong ay nagwawaksi ng kanilang pansin sa mga tanong at sagot sa pag-iisip at mga sagot, audio-visual at pakikilahok. Ang mga tip na ito ay magdadala sa iyo ng tagumpay.

1. Simulan ang iyong mga pagpupulong, mga presentasyon at mga sesyon ng pagsasanay na may isang icebreaker o warm-up na aktibidad. Sa isang malaking pulong o maikling pulong, ang icebreaker ay maaaring maging isang solong tanong na nakakakuha ng mga tao na nag-iisip at nakikipag-usap sa kanilang kapwa. Bilang isang halimbawa, humingi ng isang katanungan na nagiging sanhi ng mga tao na itaas ang kanilang mga kamay. Ang haba ng yelo-breaker ay depende sa haba ng iyong pagpupulong, kaya planuhin nang matalino.

2. Pag-iba-ibahin ang iyong mga paraan ng pagtatanghal. Kung ang bawat tagapagsalita ay nakikipag-usap sa madla, sa format ng lecture, kahit na ang mga interesadong ulo sa madaling panahon ay tumutugtog. Hilingin sa mga tao na makipag-usap sa mga maliliit na grupo.

Gumamit ng mga audio-visual na materyales tulad ng mga video, mga slide, at PowerPoint na mga presentasyon at mga larawan. Kung pinag-uusapan mo ang tungkol sa isang bagong proseso ng pagpipinta, ipakita ang iyong mga empleyado bago at pagkatapos ay pininturahan ang mga bahagi. Dumaan sa positibong mga survey ng customer at mga kard ng komento.

3. Mag-imbita ng mga nagsasalita ng bisita para sa pakikilahok ng madla at kaguluhan. Ang iyong mga customer ay may maraming sabihin sa iyong workforce tungkol sa kanilang mga pangangailangan at mga kinakailangan sa kalidad. Ang isang organisasyon ng kliyente na kasosyo sa mga non-profit, charitable associations ay nagtatampok ng mga nagsasalita ng bisita mula sa mga organisasyon na tumatanggap ng kanilang mga donasyon. Ang mga nagsasalita mula sa mga samahan na sinusuportahan ng iyong mga empleyado sa pananalapi ay dinamita.

4. Hikayatin ang mga tanong upang makakuha ng isang dialogue pagpunta. Hilingin sa mga tao na isulat ang kanilang mga tanong nang maaga sa pulong at sa panahon ng pulong. Pahintulutan ang oras para sa mga tanong na itinuro sa bawat nagsasalita habang pupunta ka.

Kung hindi ka maaaring sagutin agad ang tanong at tama, sabihin sa mga taong babalik ka sa kanila kapag mayroon kang tamang sagot. Kung lumampas ang mga tanong sa oras, mag-iskedyul ng isang pulong sa paksa.

5. Ang isang madalas na overlooked, ngunit mahalaga, matagumpay na taktika sa pagtugon ay upang hilingin sa bawat tagapagsalita na ulitin ang bawat tanong na hinihiling sa kanya. Ang taong nagtatanong ay alam na alam ng tagapagsalita ang tanong. Ang iba pang mga tao na dumadalo sa pulong ay maaaring marinig at alam ang tanong, gayundin, hindi lamang ituring ang tanong-marahil ay hindi tama-mula sa tugon ng tagapagsalita.

6. Magtakda ng mga layunin para sa iyong periodic meeting. Hindi mo maipapakita ang bawat aspeto ng negosyo ng kumpanya sa isang isang oras na pagpupulong. Kaya, ipasiya ang mahalaga, napapanahong mga isyu at gugulin ang oras ng pagpupulong sa kanila. Isaalang-alang ang mga interes ng karamihan ng mga dadalo rin.

Tandaan, mayroon kang iba pang mga paraan para sa pagpapabatid ng impormasyon ng kumpanya na kasama ang mga programang tulad ng Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype para sa Negosyo, Flowdock, email, at IM. Ang komunikasyon ng lahat ng impormasyon sa estratehikong kumpanya ay hindi kailangang maganap sa isang pulong.

7. Mag-isip nang mabuti ang iyong agenda. Kilalanin ang mga pangangailangan at interes ng karamihan ng mga kalahok. Magsimula sa mabuting balita na gagawin ang pakiramdam ng mga dadalo.

8. Magbago ng pagkakasunud-sunod ng mga nagsasalita sa agenda sa bawat buwan. Hindi mo gusto ang mga tao na nababato na may kasamaan. Ipamahagi ang mga kinakailangang bagay sa negosyo sa kabuuan ng adyenda upang ang mga tao ay hindi mag-tune sa dulo ng pulong, o isipin na ang mga huling item ay mas mahalaga.

Ang isang artikulo sa "Wall Street Journal," ilang taon na ang nakalilipas, ay nagsabi na ang mga tagapamahala ng UC ay magliligtas ng 80 porsiyento ng oras na nag-aaksaya sa mga pulong kung tama ang dalawang bagay. Ang una ay palaging may agenda. Ang pangalawa ay upang simulan sa oras at magtapos sa oras. Ibibigay ko na kailangan mong pahintulutan ang bawat nagsasalita ng dami ng oras na kinakailangan upang masakop ang kanilang paksa. Hawakan ang mga ito sa kanilang limitasyon sa oras-mabuti.

9. Ayusin ang pisikal na kapaligiran upang ang mga tao ay maasikaso sa nilalaman ng pulong. Walang dapat umupo sa likod o sa gilid ng iyong mga speaker. Tiyakin na may mga upuan para sa lahat ng mga dadalo, at kung kinakailangan ang mga tala, isang ibabaw na isusulat din. Tiyaking makikita ang mga visual, at ang mga tao ay maaaring makarinig. Maaaring kailanganin mong gumamit ng mikropono. Maaari kang pumasa sa props o sample sa paligid ng kuwarto para sa pagtingin.

Kung ang laki ng iyong pagpupulong ay naging napakalaki para sa pisikal na kapaligiran ng iyong silid ng pagpupulong, gumamit ng teknolohiya upang i-stream ang pulong sa ilang karagdagang mga lokasyon ng conference room. Habang tiyak na maaari mong i-stream ang pulong sa mga laptops ng mga indibidwal, ito negates ang positibong epekto ng koponan ng gusali na ang pagdalo sa iba pang mga empleyado sa ilang mga lokasyon conference room fosters.

10. Huwag kailanman maliitin ang kapangyarihan ng pagkain sa isang pulong. Ang pagkain ay nakakarelaks sa kapaligiran, nakakatulong upang maging komportable ang mga tao, tumutulong sa mga tao na mapapanatili ang mga positibong antas ng enerhiya at bumuo ng pagkakaisa ng koponan. Tiyaking natutugunan mo ang magkakaibang pangangailangan ng iyong grupo sa pagkain na pinaglilingkuran mo. Bilang halimbawa, mag-alok ng prutas at yogurt bilang karagdagan sa mga donut. Mag-alok ng mga vegetarian at kosher hot dog na may mga regular na frank.

Ang Kailangan Mo para sa Isang Matagumpay na Pagpupulong:

• Stand o talahanayan ng speaker
• Mikropono
• Agenda
• Visual Aids
• Video Camera
• Tripod
• Encoding Device
• Live Streaming Technology

Higit pang nauugnay sa mga Pulong

• Paano Gumawa ng isang Epektibong Agenda sa Pagpupulong
• Lider ng Pagpupulong: Mga Tungkulin at Pananagutan
• Ano ang mga Minuto sa Pagpupulong at Sino ang Nagre-record sa mga ito?
• Ano ang Layunin ng Isang Koponan?