Paano I-save ang Oras sa Mga Palabas na Papalabas

Mahalaga ang pamamahala ng oras ng telepono dahil ang telepono ay pa rin ang pangunahing tool sa komunikasyon para sa karamihan sa maliliit na negosyo. Ngunit marami sa mga oras na gastusin ng mga negosyo gamit ang telepono ay isang pag-aaksaya ng oras. Sa halip na makipag-usap sa mga taong nais naming makipag-usap kapag gumagawa ng mga papalabas na tawag, nagkukunwari kami ng oras sa pakikipag-usap sa ibang tao o machine, na naglalaro ng walang katapusang pag-ikot ng tag ng telepono.

Ngunit ano kung maaari lamang kaming tumawag at makipag-usap sa mga taong nais naming kausapin, sabihin kung ano ang gusto naming sabihin at magpatuloy? Isipin kung magkano ang mas produktibo at kung magkano ang oras na dapat nating gawin ang iba pang mga bagay.

Buweno, magagawa natin - at ang lahat ng kinakailangan ay kaunting paghahanda muna.

Pamamahala ng Oras Mga Tip sa Telepono para sa Mga Palabas na Papalabas

• Kung ang mga ito ay mga supplier, mga regular na kliyente, o mga kontratista, marami sa amin ang tinatawag na parehong mga tao nang paulit-ulit. Panatilihing na-update ang impormasyon ng iyong contact may mga detalye ng pag-save ng oras upang hindi mo mag-aaksaya ng oras na sinusubukan na maabot ang mga taong hindi available.
  • Halimbawa, kung alam mo na ang isang partikular na tao na nais mong maabot ay tumatagal ng tanghalian mula 1 hanggang 2 p.m. araw-araw, bakit ang pag-aaksaya ng aking oras sa pagtawag sa kanya sa oras na ito?
• Programa ang mga numero para sa mga tawag mo nang regular sa iyong telepono. Ako ay nagtaka nang labis sa mga tao na hindi nagagawa ito, dahil ang oras na iniligtas mo kapag hindi ka naghahanap ng mga numero at pagsuntok sa mga ito ay parehong kamangha-manghang.
• Planuhin ang iyong mga papalabas na tawag. Bago ka tumawag, isulat ang pangunahing layunin ng tawag at ang mga pangunahing puntong nais mong masakop. Matutulungan ka nitong manatili sa punto kapag nasa telepono ka at siguraduhing masakop mo ang lahat ng nais mong masakop, nagse-save ng oras sa panahon ng tawag at pag-iwas sa pagkakaroon ng muling tawag dahil nakalimutan mo ang isang bagay.
• Kung ikaw ay tumatawag sa isang tao na pumasok sa iyong mga database ng mga contact, magkaroon ng lahat ng impormasyon tungkol sa taong tinatawagan mo sa harapan mo kapag tumawag ka. Kung gumagamit ka ng isang desktop computer, isang aparatong mobile o isang Rolodex, ito ay isang mahusay na tulong sa memorya sa panahon ng tawag. Dagdag pa, kung hindi mo kailangang maghanap ng isang bagay tulad ng pangalan ng asawa ng kliyente, magkakaroon ka ng opsyon sa paggawa ng mga tala sa panahon ng tawag, pagse-save ng mas maraming oras.

• Siyempre, kung nais mong gumawa ng mga tala sa panahon ng isang tawag (o gumawa ng anumang bagay habang nagsasalita ka sa telepono), isang mahusay na speakerphone o headset ay mahalaga. Pagpalaya ng iyong mga kamay ay maaaring malaya ng maraming oras.
• Kung naabot mo ang isang answering machine o voice mail ng isang tao, mag-iwan ng kumpletong mensahe na nagbibigay ng iyong numero ng telepono nang dalawang beses at ipinapahayag ang dahilan kung bakit ka tumatawag. Halimbawa, "Ito ang Susan Ward sa (numero ng telepono). Tumawag ako upang talakayin ang pagtatantya para sa iyong proyekto. Maaari mo akong maabot sa (numero ng telepono) ngayong hapon."
  • Ang pagpapahayag ng iyong numero ng dalawang beses ay nagbibigay sa tatanggap ng mensahe ng isang mas mahusay na pagkakataon ng pagkuha ng tama at pagkuha ng nakasulat down na walang replaying ang mensahe.
• Huwag magpadala sa pagpilit ng telepono. Kapag sinusubukan mong maabot ang isang tao at wala ka, ito ay nakatutukso upang tumawag pabalik - marahil bawat kalahating oras! Ngunit kung pinahihintulutan mo ang isang wastong mensahe, hindi na kailangang mag-aaksaya ng iyong oras na nag-iiwan ng mga paulit-ulit na mensahe (at pagpupuno ng answering machine o voice mail ng tao). Bigyan ang taong tumatawag ka ng makatwirang oras upang tumawag muli, tulad ng hanggang sa susunod na araw ng negosyo.
• Iskedyul ang iyong mga tawag sa telepono at gawin silang lahat nang sama-sama sa isang solong bloke ng oras, kung maaari. Karamihan sa atin ay hindi mabuti sa multitasking at nawalan ng maraming produktibo kapag binubuksan namin pabalik-balik mula sa isang gawain patungo sa isa pa. Kaya kung mayroon kang isang dosenang mga tawag upang gumawa sa isang partikular na araw, mas mahusay na gawin ang lahat ng ito sa isang oras kaysa sa gumawa ng isa o dalawa, at pagkatapos ay gumawa ng isa pang tatlong tawag sa isang oras mamaya, at isa pang dalawang 45 minuto pagkatapos nito.
• I-book ang iyong mga papalabas na tawag sa telepono, kung maaari. Kung hindi ito isang mabilis na tawag, kapag ikaw ay unang tumawag sa isang tao, ipakilala ang iyong sarili, sabihin sa kanya kung bakit ka tumatawag, at pagkatapos ay tanungin siya kung ito ay isang maginhawang oras upang makipag-usap o kung gusto niya mag-book ng oras upang talakayin ito . Pagkatapos ay ayusin na tawagin mo siya sa oras na iyon. Hindi lamang ito maaaring mag-save ka ng oras sa lugar ngunit makatipid ng oras kapag tinawagan mo ang tao pabalik dahil magkakaroon ka ng parehong maging handa upang talakayin ang isyu na iyong orihinal na tinatawag na tungkol sa.
• Kung posible, gawin ang iyong mga papalabas na tawag sa telepono sa "prime time". Ipinakita ng pananaliksik na mas maraming tao ang nasa kanilang mga opisina nang maaga sa umaga at maaaring maabot sa pagitan ng 8 ng umaga at 11 ng umaga.