Paggamit ng Mga Milestones sa Pamamahala ng Proyekto

Ang isa sa mga katangian ng pagtukoy ng isang proyekto ay na ito ay tumatagal para sa isang takdang panahon. Iyon ay maaaring maging anumang bagay mula sa ilang mga linggo hanggang sa ilang mga taon, at sa ilang mga kaso, para sa mga malalaking proyekto ng konstruksiyon o mga pampublikong gawain, mga dekada.

Upang subaybayan ang progreso sa kahabaan ng paraan at tiyakin na ang mga key deliverables ay nakamit ayon sa timeline, ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumagamit ng mga milestones.

Ang isang milestone sa proyekto ay isang gawain na may tagal ng zero na nagpapahiwatig ng tagumpay sa proyekto. Ginagamit ang mga ito bilang isang paraan upang ipakita ang kilusan at pag-unlad at ipakita ang mga tao kung ano ang nangyayari, kahit na wala silang detalyadong kaalaman sa mga gawaing kasangkot upang makarating doon. Sa paggalang na iyon, ang mga ito ay lubhang kapaki-pakinabang para sa komunikasyon ng stakeholder at pagtatakda ng mga inaasahan.

Kailan Gamitin ang Mga Milestones ng Proyekto

Ang mga milestones sa pamamahala ng proyekto ay ginagamit upang markahan:

• Ang simula ng makabuluhang mga yugto ng trabaho
• Ang wakas ng mga makabuluhang yugto ng trabaho
• Mga deadline
• Kapag ang isang mahalagang desisyon ay ginawa
• Iba pang mga nakapirming punto sa oras na nangangailangan ng pagtawag sa partikular

Kung Paano Madalas Ipasok ang Mahahalagahan sa Iyong Plano

Maaaring irekomenda ng isang kurso sa pagsasanay ang paglalagay ng mga milestones sa iyong plano tungkol sa isang beses sa isang buwan. Ito ay mabuti at mabuting patakaran, ngunit kailangan mong gamitin ang iyong propesyonal na paghatol. Ang ilang buwan ay maaaring magkaroon ng maraming aktibidad na may mahalagang mga pulong na minarkahan bilang mga milestones, mga desisyon na kinuha at pagsasara ng isang yugto at simula ng isa pa.

Sa iba pang mga buwan ay maaaring nakatuon sa pagpapatupad, na may napakakaunting, kung anumang bagay, na maaari kang mag-hang isang milyahe sa.

Para sa mga layunin ng pag-uulat, ito ay kapaki-pakinabang upang lumikha ng isang dahilan upang magkaroon ng isang milestone hindi bababa sa isang beses sa bawat ikot ng pag-uulat.

Paano Kumakatawan sa Iyong Gantt Chart

Ang mga milestones ay isa sa mga bahagi ng isang Gantt chart at ipinapakita sa tsart bilang isang brilyante. Ang mga ito ay hindi ipinapakita bilang isang normal na gawain dahil mayroon silang isang tagal ng zero: sa ibang salita, hindi sila tumatagal ng anumang oras. Para sa mga layunin ng pagpaplano sa isang Gantt chart, mangyayari lang ito.

Kung hindi mo ginagamit ang mga chart ng Gantt, maaari mo pa ring gamitin ang mga milestones. Narito ang 5 mga alternatibo sa Gantt chart: maaari mo pa ring isama ang mga milestones sa iyong plano gamit ang mga ito.

Kung nais mong manatili personal na organisado at ang iyong software sa pamamahala ng proyekto ay hindi ganap na isinama sa iyong kalendaryo, maaari mong kopyahin at i-paste ang mga pangunahing mga petsa sa iyong talaarawan. Depende sa kung paano mo gustong magtrabaho, maaari mong ipaalala sa iyo kung ano ang dapat na paparating.

Paano Pangalan ng Milestones

Ang mga kilalang tao ay dapat magkaroon ng isang malinaw na paglalarawan sa iyong iskedyul ng proyekto, ngunit hindi isa na nagpapahiwatig na ito ay isang gawain. Kaya't hindi sila dapat tawaging 'Kumuha ng kasunduan upang lumipat sa Phase 2' ngunit 'Pagsisimula ng Phase 2'. Kung nais mong ipakita ang pagsisikap ng pagkuha ng kasunduan upang lumipat sa Phase 2, pagkatapos ay magdagdag ng isang gawain bago lamang ang milyahe upang masakop ito.

Ang mga milestones ay dapat ilarawan ang punto sa oras na kinakatawan nila tulad nito:

• Kumpleto na ang bahagi ng pagsusulit
• Naaprubahan ang PID
• Kontrata naka-sign

Maraming mga tagapamahala ng proyekto ang pinili upang bilangin ang kanilang mga milestones para sa kadalian ng sanggunian pati na rin. Kung gumamit ka ng work breakdown structure, maaari mong gamitin ang numbering mula sa na. Kung hindi man, ito ay maayos na gamitin ang M1, M2 at iba pa upang gawing malinaw ang iyong tinutukoy. Ang isang malinaw na istrakturang pagpapangalan ay nagiging mas mahalaga habang ang bilang ng mga milestones ay tumataas, kaya isipin kung paano mo gagawin ito kung ang iyong proyekto ay tumatakbo sa loob ng ilang buwan.

Paano Kumuha ng Mga Milestones na Naka-sign Off

Ang mga milestones ay bahagi ng iyong iskedyul ng proyekto, kaya kapag naka-base ang iyong iskedyul, dapat mong isaalang-alang ang iyong mga milestones na naka-sign off.

Kung kailangan mong baguhin ang mga petsa ng iyong mga milestones, dapat mong gamitin ang iyong karaniwang pamamaraan ng pagbabago ng pagbabago para sa pagsasaayos sa iyong plano. Maaaring ito ay kasing dali ng pakikipag-chat sa iyong sponsor ng proyekto at ipapaalam sa kanila kung bakit kailangang baguhin ang mga petsa, o bilang pormal na pagsasama-sama ng bagong inirekomendang iskedyul at dalhin ito sa isang komite sa pagpaplano upang ma-ratify.

Pinakamainam na magtrabaho kung ano ang proseso ng pag-sign ng iyong milyahe, kung mayroon man, bago kailangan itong gamitin, upang hindi ka mag-aksaya ng anumang oras kapag kailangan mong gumawa ng pagbabago.

Paggamit ng Mga Milestones para sa Komunikasyon

Ang mga milestones ay kapaki-pakinabang para sa komunikasyon at pag-uulat dahil kinakatawan nila ang pinakamaliit na punto ng kontrol sa plano. Sa madaling salita, kung isinama mo ang lahat ng iba pang mga gawain, maaari mo pa ring makita kung ano ang nangyayari at panatilihin ang paglipat ng proyekto gamit lamang ang mga milestones.

Dapat mong makuha ang mga milestones at ilagay ang mga ito sa isang dashboard o ulat ng proyekto. Dapat nilang sabihin ang kuwento ng proyekto sa sapat na detalye upang masiyahan ang mga taong iyong inuulat, karaniwang ang iyong sponsor ng proyekto o isa pang executive group tulad ng steering group (o project board). Sa bawat buwan, o sa dalas ng pag-uulat na ginagamit mo, maaari mong ipakita kung alin ang napakahusay.

Ang pag-uulat laban sa mga milestones ay tapat at kadalasang ginagawa bilang isang mesa. Inililista mo ang paglalarawan ng milyahe, ang petsa na ito ay nararapat at pagkatapos ay ang bagong forecast na petsa. Kapag ang milestone ay nakamit at maaaring markahan bilang kumpleto, idagdag mo rin ang petsang iyon. Sana, ito ay magiging katulad ng itinataya na petsa, ngunit ang mga proyekto ay hindi laging gumagana tulad nito.

Ang mesa na tulad nito ay nagpapakita ng malinaw kung ano ang nakumpleto at kung ano ang natitirang. Magagawa mong planuhin ang sagot sa tanong na, "Bakit hindi namin hit na milyahe?" Bago ka pumunta at makipagkita sa iyong sponsor o ipadala ang ulat.

Kapag ang iyong plano sa proyekto ay masyadong mahaba, at mayroon kang maraming mga milestones, makikita mo mas madali ang drop off nakumpletong milestones sa bawat ikot ng pag-uulat. Iulat lamang ang mga milestones na paparating o nakumpleto sa buwan na iyon: susunod na buwan ay mag-alis ng anumang bagay na nakumpleto noong nakaraang buwan, kaya hindi mo patuloy na idaragdag sa haba ng ulat sa pamamagitan ng pagsasabi sa mga tao tungkol sa trabaho na alam na nila na natapos na.

Ang mga milestones ay isang talagang kapaki-pakinabang na tool sa pamamahala ng proyekto para sa pagpaplano, pag-iiskedyul, at pag-uulat at madaling gamitin. Ilagay ang ilan sa iyong susunod na plano ng proyekto, subaybayan ang mga ito at makikita mo ang iyong sarili na natututo kung anu-ano ang dalas ang pinakamainam para sa iyo.

Tulad ng lahat ng bagay sa pamamahala ng proyektong, gamitin ang mga ito nang may kakayahang umangkop upang maihatid ang resulta na gusto mo, gamit ang mga tip at gabay na ito upang ipaalam ang iyong sariling mga desisyon.