Gumawa ng isang Professional Automated Attendant Script

Ang iyong computerised automated attendant greeting sa iyong sistema ng telepono ng negosyo ay ang unang bagay na maririnig ng iyong mga customer at mga kasosyo sa negosyo kapag tinawagan nila ang iyong kumpanya. Para sa mga unang pagkakataon na tumatawag, mayroon ka lamang isang pagkakataon na gumawa ng isang mahusay na unang impression, at iyon ang iyong magiging awtomatikong tagapaglingkod. Para sa mga taong madalas tumawag sa iyong kumpanya, gugustuhin mong gawin ang iyong automated attendant process bilang mahusay hangga't maaari upang hindi sila mag-aaksaya ng oras sa pakikinig sa iyong buong script ng awtomatikong pag-aalaga tuwing tatawag sila.

Ang pinakamabilis at pinakamadaling paraan upang mag-program at itala ang tampok na awtomatiko na tagapangalaga ng iyong sistema ng telepono ay magsulat ng isang script sa isang word processing program. Pumili ng isang tao upang i-record ang script na may isang friendly na boses, maaaring makipag-usap nang walang pag-aalinlangan o pag-aatubili at maaaring bigkasin at annunciate bawat salita at pangalan ng malinaw.

Pagbati ng Automated Attendant

Ang unang bahagi ng script ay ang pagbati. Ito ay ang iyong pagkakataon upang ipakita ang iyong kumpanya sa iyong mga tumatawag at pasalita maligayang pagdating sa kanila sa iyong kumpanya.

Greeting ng Automated Attendant Do

Magsimula sa isang pagpapahalaga sa kanilang tawag o negosyo.
Panatilihin ang maikling pagbati kaya ang mga bumabalik na tumatawag ay hindi naantala sa tuwing tatawag sila.
Gamitin ang iyong tagline, slogan ng kumpanya at pangalan ng website, o pareho kung mayroon ka ng mga ito.

Mga Hindi Gawain sa Mga Nagtatrabaho sa Automated Attendant

Huwag gumamit ng higit sa dalawa o tatlong pangungusap upang salubungin ang iyong mga tumatawag.
Huwag itaguyod ang iyong website kung wala itong anumang halaga na mag-alok sa iyong mga customer.
Huwag gumawa ng slogan o tagline upang punan ang pagbati.

Mga Pagpipilian sa Mga Awtomatikong Opisyal

Ang pinakamahalagang bahagi ng awtomatikong tagapaglingkod ay ang pagtatanghal ng mga pagpipilian na dapat piliin ng iyong mga tumatawag upang makapunta sa taong kailangan nilang makipag-usap. Mayroong dalawang uri ng tumatawag: (1) mga taong hindi pamilyar sa iyong kumpanya at kakailanganin ng patnubay at (2) tumatawag na alam nang eksakto kung sino ang kailangan nilang makipag-usap at alam ang kanilang extension.

Mga Pagpipilian sa Mga Awtomatikong Opisyal na Ginagawa

Gumamit ng mga pagpipilian na karaniwang tinatanggap. Halimbawa, "Pindutin ang zero para sa Receptionist," "Pindutin ang pound key upang bumalik sa nakaraang menu."
Sabihin sa iyong mga tumatawag sa lalong madaling panahon kapag maaari nilang i-dial ang extension ng kanilang partido kung alam na nila ito.
Pahintulutan ang iyong mga tumatawag na malaman kung ang iyong mga pagpipilian sa menu ay nagbago kamakailan. Alisin ang paunawa na ito pagkatapos ng tatlong linggo.
Ilagay muna ang mga madalas na tinatawag na opsyon.
Bigyan ang paglalarawan ng opsyon bago mo ibigay ang numero ng pagpipilian. Halimbawa, "Para sa Suporta sa Customer, pindutin ang '5'."
I-tsek ang dokumentasyon ng iyong system para sa nakareserbang mga numero ng opsyon sa menu. (hal., lahat ng mga extension ay nagsisimula sa numero "8" at samakatuwid "8" ay hindi maaaring gamitin bilang opsyon sa menu).

Mga Pagpipilian sa Automated Attendant na Hindi Naka-alok

Huwag sabihin "Mangyaring" bago mo ipakita ang bawat isa at bawat pagpipilian (hal., "Mangyaring pindutin ang 1 sa … Mangyaring pindutin ang 2 sa … Mangyaring pindutin ang 3 sa …" atbp.)
Huwag magpakita ng higit sa anim na pagpipilian nang sabay-sabay. Kung mayroon kang higit sa anim na pagpipilian, lumikha ng isang multi-tiered na istraktura ng menu. Halimbawa, "Para sa Mga pagpipilian sa Sales at serbisyo, pindutin ang 5."
Huwag ipagpalagay na ang lahat ay may telepono na touchtone. Kung ang isang pagpipilian sa menu ay hindi napili sa loob ng tatlong segundo ng pagtatapos ng pagbati, ikonekta ang tumatawag sa receptionist.

Sample Automated Attendant Scripts

Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, kung saan ang "Teknolohiya at negosyo ay magkakasama." Kung alam mo ang extension ng iyong partido, maaari mo itong i-dial anumang oras. Kung hindi man, pumili mula sa isa sa mga sumusunod na opsyon. Para sa Customer Service, pindutin ang '1'. Para sa Teknikal na Suporta, pindutin ang '2'. Para sa aming mga regular na oras ng negosyo, pindutin ang '3'. Para sa accounting, pindutin ang '4'. Para sa Pagbili, pindutin ang '5'. Upang makahanap ng isang lokasyon na malapit sa iyo, pindutin ang '6'. Kung hindi, pindutin ang '0' para sa receptionist o manatili sa linya at may isang taong tutulong sa iyo sa ilang sandali.
Maligayang pagdating sa Ang Operations Tech Company. Upang suriin ang katayuan ng iyong account, bisitahin kami sa web. Kung alam mo ang extension ng tao, maaari mo itong i-dial anumang oras. Para sa direktoryo ng kumpanya, pindutin ang '1'. Kung alam mo ang extension ng tao, maaari mo itong i-dial anumang oras. Para sa direktoryo ng kumpanya, pindutin ang '1'. Para sa Teknikal na Suporta, pindutin ang '2'. Para sa Customer Service, pindutin ang '3'. Para sa Sales at Marketing, pindutin ang '4'. Kung gusto mong makipag-usap sa receptionist, pindutin ang '0' o manatili sa linya at ang isa sa aming mga kaibigan ay tutulong sa iyo. Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, kung saan ang "Teknolohiya at negosyo ay magkakasama."

Pagkatapos ng oras, Pagdating ng Weekend & Holiday Shutdown Automated Attendant Greeting

Kung magsasara ang iyong negosyo pagkatapos ng isang tiyak na oras o sa mga katapusan ng linggo at walang sinuman na sagutin o tulungan ang iyong mga tumatawag, lumikha ng isang awtomatikong pag-uusap na nagbabantay pagkatapos ng oras. Sabihin sa iyong mga tumatawag sa harap na ang negosyo ay sarado at hilingin sa kanila na tumawag muli sa dulo. Gayundin, isama ang iyong mga normal na oras ng pagpapatakbo.

Sample Automated Attendant After-Hours / Weekend Script:

Salamat sa pagtawag sa The Operations Tech Company. Kasalukuyan kaming nakasara. Bukas kami mula 9 am hanggang 10 pm Lunes hanggang Biyernes, at 10 am hanggang tanghali sa Sabado, Central Standard Time. Kung alam mo ang extension ng iyong partido, maaari mo itong i-dial anumang oras. Kung hindi, mangyaring tumawag muli sa aming normal na oras ng negosyo upang matulungan ka namin. Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, kung saan ang "Teknolohiya at negosyo ay magkakasama." Paalam.
Salamat sa pagtawag sa The Operations Tech Company. Kasalukuyan kaming nakasara.Kung ito ay isang sitwasyong pang-emergency, mangyaring tawagan ang aming pagsagot sa serbisyo sa 585-555-1234. Kung alam mo ang extension ng iyong partido, maaari mo itong i-dial anumang oras. Kung mayroon kang isang account sa amin, maaari mong suriin ang iyong katayuan 24 oras sa isang araw 7 araw sa isang linggo sa www.operationstech.about.com. Ang aming normal na oras ng negosyo ay mula 9 am hanggang 5 pm Lunes hanggang Biyernes, at 10 am hanggang tanghali sa Sabado, Central Standard Time. Kung hindi, mangyaring tumawag muli sa aming normal na oras ng negosyo upang matulungan ka namin. Salamat sa pagtawag sa Operations Tech Company, kung saan ang "Teknolohiya at negosyo ay magkakasama." Upang ulitin ang mensaheng ito, pindutin ang pound key. {3 pangalawang pause} Paalam.

Pana-panahong Automated Attendant Pagbati

Upang itaguyod ang mga seasonal na espesyal ng iyong kumpanya o para lamang mapalawak ang isang espesyal na pana-panahong pagbati sa lahat ng iyong mga tumatawag, maaaring gusto mong lagyan ng paunang salita ang iyong awtomatikong pagbati ng katulong sa isang limitadong oras. Gamitin ito ng matipid at lamang kung ito ay sumasalamin sa espiritu ng iyong kumpanya. Halimbawa, ang isang pagbati ng pana-panahong bakasyon na nagnanais na ang iyong mga tumatawag na kagalakan at kasaganaan sa Bagong Taon ay hindi angkop para sa isang ahensyang pang-kolonya.

Naabot mo na ang The Operations Tech Company. Mula sa "aming pamilya" hanggang sa "iyong pamilya," nais naming hilingin sa iyo ang masayang panahon ng kapaskuhan at isang matagumpay na Bagong Taon. Kung alam mo ang extension ng iyong partido, maaaring …
Salamat sa pagtawag sa The Operations Tech Company. Tanungin ang iyong customer service rep tungkol sa aming mga diskuwento sa ika-4 ng Hulyo sa lahat ng kapalit na serbisyo. Kung alam mo ang extension ng iyong partido, maaaring …

Pagsasanay at Pagsubok

Bago mo i-record ang iyong awtomatikong script ng tagapag-alaga, ang taong pinili mong basahin ito ay sanayin ito nang maraming beses sa harap mo. Gamitin ito upang maayos ang pagbigkas at pagpapahayag. Matapos maitala ang bagong pagbati, tawagan kaagad ang iyong sistema ng telepono upang suriin ang pagtatala para sa mga pagkakamali at siguraduhin na ang lahat ng mga opsyon ay nagpapahayag ng trabaho bilang nilalayon.