Anong Mga Tagapamahala ng Proyekto ang Lahat ng Araw

Maraming nalilito ang nalalaman tungkol sa kung ano ang ginagawa ng isang tagapamahala ng proyekto dahil ang papel ay napakalaki. Sa maikling salita, ang isang tagapamahala ng proyekto ay tumatagal sa pangunahing responsibilidad ng matagumpay na pagpapasimula, pagdidisenyo, pagpaplano, pagkontrol, pagsasagawa, pagsubaybay, at pagsasara ng isang proyekto.

Kinakailangan ng isang proyekto sa trabaho ng isang tao na maaaring magsuot ng maraming iba't ibang mga sumbrero, at may kakayahan na mahusay na magawa ang mga gawain sa pamamagitan ng pamamahala ng isang pangkat ng mga tao dahil maraming proyekto ang nangangailangan ng mas maraming trabaho kaysa sa isang tao ay karaniwang maaaring hawakan.

Paunlarin ang Big Idea

Ang unang trabaho ng proyekto manager ay upang simulan ang proyekto sa pamamagitan ng pagbuo ng isang ideya. Sa kasaysayan, ang mga tagapamahala ng proyekto ay inaasahan na kunin ang isang ganap na ideya, marahil isang buong kaso ng negosyo, at i-on iyon sa isang plano ng proyekto na maaaring isagawa. Gayunpaman, ngayon, ang papel ng tagapamahala ng proyekto ay umunlad, at ikaw bilang isang tagapamahala ng proyekto ay maaaring makita ang iyong sarili na nakikilahok sa proyekto sa panahon ng yugto ng ideya bago ito maging isang proyektong ganap.

Malamang na gagana ka sa sponsor ng proyekto, kadalasang isang mataas na antas na empleyado na sumusuporta sa proyekto at may sapat na kapangyarihan upang makapagbigay ng mga mapagkukunan at pagbili ng kumpanya upang makuha ang proyekto. Magtutulungan ka upang makagawa ng ideya upang bumuo ng isang paunang larawan ng proyekto at magtrabaho kung ito ay magagawa.

Pagsasaayos ng Proyekto Mga Gawain

Sa panahon ng pagsisimula ng proyekto at sa mga unang yugto ng start-up, magtrabaho ka sa iyong koponan upang malaman kung ano mismo ang kailangang gawin. Na kasangkot malinaw na tinutukoy ang saklaw ng trabaho at ang inaasahang kinalabasan habang din na nagdedetalye ng lahat ng mga kinakailangang mga layunin upang makarating doon.

Ang pagbubuod ng lahat ng ito sa mga tuntunin ng halaga ng negosyo o mga benepisyo ay nakakatulong na makakuha ng kalinawan sa panahon ng prosesong ito. Sa ibang salita, ipaliwanag kung bakit ka nagsisimula sa bagong piraso ng trabaho at kung ano ang inaasahan mong lumabas dito.

Magtipun-tipon ang Koponan

Kung ang iyong malaking ideya ay itinuturing na magagawa, pagkatapos ay magpapatuloy ka sa pagsasama ng isang koponan na maaaring makatulong na dalhin ang ideya ng proyekto sa katotohanan. Kakailanganin mo ang isang bilang ng mga tao na maaaring matupad ang iba't ibang mga tungkulin sa iyong koponan ng proyekto.

Sa isip, hanapin ang mga eksperto sa paksa sa bawat lugar ng pagganap ng proyektong ito, ngunit maaari ring isaalang-alang ang availability. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay hindi palaging makakakuha ng kawani na gusto nila sa isang koponan dahil ang mga eksperto ay maaaring nakatali sa ibang mga proyekto sa kaso ng mga konsulta, o masyadong abala sa kanilang iba pang mga regular na tungkulin sa trabaho sa kaso ng mga empleyado ng kumpanya. Kung hindi mo magawang hintayin ang mga ito na maging available, kakailanganin mong gawin ang iyong makakaya sa mga taong available.

Ang lahat ng mga kasangkot sa pangkat ay hindi abala sa lahat ng oras. Ang ilang mga eksperto sa pagganap, tulad ng mga abogado o mga opisyal ng press, ay kailangan lamang sumali sa koponan sa mga kaugnay na punto sa kahabaan ng paraan. Ang bahagi ng kakayahan ng pamamahala ng proyekto at pangangasiwa ng mapagkukunan ay tinitiyak na ipaalam mo sa kanila na ang kanilang mga gawain ay darating at pagkatapos ay dadalhin sila upang mapabilis ang proyekto sa sandaling kailangan ang kanilang kadalubhasaan.

Makikipagtulungan sa mga Stakeholder

Ang panitikan sa pamamahala ng proyekto ay nag-uusap sa nakaraan tungkol sa 'pamamahala ng stakeholder.' Ngayon ay kinikilala na hindi mo maaaring 'pamahalaan' ang isang stakeholder. Mukhang walang muwang at isinasaalang-alang ng kaunting pang-insulto upang imungkahi na, kaya ang mga sentro ng pamamahala ng proyektong pamamahala sa paligid ng 'makatawag pansin' sa kanila sa halip.

Ang pakikipag-ugnayan ng stakeholder ay nangangahulugang nagtatrabaho sa mga taong apektado ng proyekto upang matiyak na nauunawaan nila ang mga paparating na pagbabago at kung aling mga pagbabago ang makakaapekto sa kanila kung mayroon man.

Sa mga praktikal na termino, ang mga tool na kasangkot ay hindi nagbago-ito lamang ang retorika at saloobin na naiiba. Maplano mo pa rin kung sino ang mga stakeholder sa proyektong ito at kung partikular na ito ay makapangyarihan o maimpluwensyang may kaugnayan sa iyong trabaho sa proyekto. Paunlarin ang isang komunikasyon plano at ilagay ito sa pagsasanay.

Mahusay na maisakatuparan ang iyong pasensya sapagkat malamang na kailangan mong harapin ang ilang mga mahihirap na namumuhunan habang ang ilan ay lumalaban sa pagbabago, at ang iba ay maaaring maging isang hamon na magtrabaho dahil hindi sila naniniwala sa proyekto.

Pamamahala ng Pera

Ang mga proyekto ay nagkakahalaga ng pera, at ang isa sa pinakamahalaga sa isang proyekto manager, ang mga pangunahing kasanayan ay maaaring magkasama ang isang badyet ng proyekto. Ang iyong tungkulin ay hindi nagtatapos doon, alinman, dahil kakailanganin mong pamahalaan ang pera na ginugol at kontrolin ang mga gastos sa proyektong nagpapatuloy. Kung nagtatrabaho ka sa isang batayan ng pagkonsulta para sa isang kliyente, maaaring kailangan mo ring maghanda ng mga detalyadong mga invoice sa pag-unlad bawat buwan o sa ilang mga phases o milestones ng proyekto.

Pamahalaan ang pera ng proyekto sa pamamagitan ng:

• Ang pagbuo ng isang master na badyet na naglalaman ng mga pagtatantya upang masaklaw ang lahat ng mga proyekto sa proyekto at mga mapagkukunan na kinakailangan.
• Paggawa gamit ang iyong mga eksperto sa paksa upang matiyak na ang badyet ay komprehensibo at kumpleto.
• Gamit ang iyong badyet upang ipakita ang mga gastos sa proyekto at mga tungkulin sa sponsor ng proyekto, at upang magbigay ng kaliwanagan sa kung saan ang iyong koponan ay umupo sa kasalukuyan, tulad ng kung anong bahagi o gawain na kanilang ginagawa at kapag ang proyekto ay makumpleto.

Pagkatapos, sa buong proyekto, maaari mong pamahalaan ang iyong mga gastos sa pamamagitan ng tumpak na pagsubaybay sa gastos. Ito ay nagsasangkot ng paghahambing kung ano ang iyong ginagastos sa totoong buhay sa mga pagtatantiya at badyet ng proyekto na iyong inilagay.

Sa mahusay na pamamahala, hindi sila dapat masyadong malayo, ngunit kung mapapansin mo ang isang trend patungo sa labis na paggastos o hindi tamang mga pagtatantya, pagkatapos ay maitatama mo ito bago maganap ang labis na pinsala.Maaari mo lamang ayusin kung ano ang napansin mo, kaya mahusay na kontrol sa kontrol at pangangasiwa ay mahalaga.

Tip ng ekspertong: Ang kontrol ng mahusay na gastos ay nagsasangkot ng higit pa sa pagsubaybay sa paggasta. Subaybayan ang dami ng trabaho na ginawa sa proyekto pati na rin, dahil ito ay ang kumbinasyon ng pera at mga gawain na nakumpleto na nagbibigay sa iyo ng isang pagtingin kung ang proyekto ay gumagasta nang lampas sa ibig sabihin nito.

Lead ang Koponan

Ngayon na iyong dinisenyo ang iyong proyekto, magkasama ang iyong koponan, nakumpleto ang isang badyet, at nakuha ang iyong mga stakeholder sa board. Alam mo lahat kung ano ang kailangan mo upang makamit ang sama-sama, at ito ang trabaho ng manager ng proyekto upang matiyak na ang lahat ng mga koponan ay nagtutulungan upang makamit iyon.

Ang matagumpay na nangunguna sa isang koponan ay nangangahulugan ng pag-uusap sa mga hamon ng mga hindi pagkakasunduan, salungatan, at pagiging higit sa mga komunikasyon sa lahat ng oras. Kailangan mong ganyakin ang iyong koponan upang gumawa ng isang mahusay na trabaho, lalo na kung ang mga oras makakuha ng matigas.

Maaari mo ring gawin ang ilang pagtuturo, pagsasanay, mentoring at pagbuo ng mga taong nagtatrabaho sa proyekto, kahit na hindi sila direktang gumana para sa iyo. Iyon ay isang madalas-nakalimutan na bahagi ng pagtutulungan ng magkakasama ng proyekto, ngunit mas mahusay na gumaganap ang mga tao kapag nararamdaman nila na sila ay iginagalang at hinihikayat. Kung maaari mong gawin ang iyong proyekto sa isang lugar kung saan lumalaki ang mga tao at bumuo ng mga bagong kasanayan, pagkatapos ay nais ng mga tao na gawin ang kanilang pinakamahusay na gawain para sa iyo.

Isinasama din ng nangungunang koponan ang pag-set up at pamamahala ng pakikipagtulungan sa koponan. Maaaring ito ay sa pamamagitan ng mga tool sa pamamahala ng mga proyektong online o mga pulong ng koponan sa harap-ng-mukha, o isang bagay sa pagitan. Ang pakikipagtulungan at pagbuo ng isang pakiramdam ng 'koponan' ay tutulong sa iyong mga mapagkukunan ng proyekto na makayanan kung may conflict o mahirap na mga oras sa proyekto, tulad ng isang deadline na biglang dinala.

Paggawa ng mga Desisyon

Habang kailangan mo ang sponsor ng proyekto upang gumawa ng mga pinakamalaking desisyon, ikaw bilang tagapamahala ng proyekto ay may pananagutan para sa karamihan ng mga desisyon na ginawa sa proyekto. Kahit na hindi ka direktang gumawa ng desisyon, maglalagay ka ng isang rekomendasyon para sa isang desisyon na sa palagay mo ay dapat gawin ng sponsor, dahil na-immersed ka sa proyekto at nauunawaan ang lahat ng mga detalye sa likod ng desisyon, habang maaaring hindi magkakaroon ng parehong antas ng pag-unawa.

Ihatid ang Mga Layunin ng Proyekto

Gagawin mo ito sa paglahok ng iyong koponan, at ito ang ginagawa ng lahat ng gawain sa ngayon.

Ang pagiging epektibong maihatid ang iyong ipinangako ay nakasalalay sa pagiging napakalinaw tungkol sa kung ano ang dapat. Dokumentong susi tagumpay na mga kadahilanan at ang mga hakbang na gagamitin upang masuri kung nakamit mo ang iyong itinakda na gawin sa proyekto.

Dapat itong maitakda sa kaso ng negosyo ng proyekto o dokumento ng pagsisimula ng proyekto (o pareho, sa iba't ibang antas ng detalye). Ito ay dapat na medyo direkta upang mahanap ang mga layunin ng proyekto, bagaman ito ay mas prangka upang matiyak na ikaw ay naghahatid sa mga ito.

Pamahalaan ang Handover

Ang pinakamahalagang bagay sa dulo ng phase ng pagpapatupad ng proyekto ay upang magbigay ng isang malinaw at kumpletong pag-aabot sa koponan na namamahala sa proyektong nagpapatuloy, o nagtatrabaho sa output na inihatid mo at ng iyong koponan.

Ang isang magandang handover ay nangangahulugan na maaari kang kumuha ng isang hakbang pabalik. Ikaw ay hindi na ang 'pumunta sa' tao sa proyekto, at magagawa mong ilipat sa iyong susunod na proyekto alam na ang mga negosyo ng koponan ay magagawang upang gawin ang pinakamahusay na ng kung ano ang naihatid mo sa kanila.

Ibahagi ang Kaalaman

Inilalarawan ng 'Mga aral na natutunan' ang natutunan mula sa proyektong maaaring magamit sa iba pang mga pagkukusa sa hinaharap. Ang tagapamahala ng proyekto ay maaaring humawak ng isang pulong na natutunan ng mga aralin sa katapusan ng proyekto. Tinutulungan nito ang koponan na lumago at nagpapanatili ng kaalaman sa organisasyon, habang pinipigilan din ang kumpanya na muling gawin ang mga pagkakamali.