Pagsusulat ng Pormal na Mga Sulat at Materyal na Paanyaya

Inaasahan ng mga tagaplano at pulong tagaplano na magbigay o sumulat ng mga pormal na mga titik at materyal na paanyaya para sa mga pagpupulong, insentibo na biyahe at iba pang mga programa na kanilang itinatag. Hindi ito tila tulad ng isang napakalaking gawain, ngunit mahalaga na sundin ang ilang mga hakbang upang sundin ang tamang tuntunin ng magandang asal sa pag-iimbita at iwasan ang nawawalang mahahalagang detalye para sa iyong mga bisita.

Narito Paano:

1. Lumikha ng tema ng kaganapan. Bago magsulat ng pormal na mga liham at materyal na paanyaya, dapat tiyakin ng mga tagaplano na mayroon silang isang nakakaakit na tema para sa programa. Ang mga sumusunod na katanungan ay makakatulong upang simulan ang proseso ng brainstorming: Ito ba ay isang pang-edukasyon na kumperensya, seminar o insentibo na biyahe? Saan ito gaganapin? Ano ang kakaiba sa patutunguhan o lugar na iyon? Ano ang magaspang iskedyul para sa kaganapan? Ano ang ilan sa mga layunin sa likod ng programa? Bakit nais dumalo ang dumadalo? Ang mga tanong na ito ay makakatulong upang magtatag ng isang mahusay na tema ng kaganapan.

1. Gumawa ng elektronikong imbitasyon. Maraming pormal na mga liham na paanyaya at mga materyales para sa mga pangunahing kaganapan ay inilipat na ngayon sa mga sistema ng pagpaparehistro sa online dahil sa dami ng mahalagang logistik na kaganapan na dapat makuha sa panahon ng proseso ng RSVP: pagbabaybay ng mga pangalan, impormasyon sa pakikipag-ugnay, mga kinakailangang pandiyeta, pag-access sa kapansanan, mga pangangailangan sa transportasyon, mga detalye ng programa, impormasyon sa aktibidad at higit pa. Tandaan: Ang mga mas kumplikadong kaganapan ay maaaring gumamit ng isang solong pahina ng web o graphic na disenyo ng imahe na ipinadala sa pamamagitan ng email upang ihatid ang mga detalye ng kaganapan at mga contact sa RSVP.

1. Gumawa ng naka-print na imbitasyon. Depende sa likas na katangian ng iyong programa o kaganapan, ang imbitasyon sa etiketa ay maaaring magmungkahi na dapat kang sumulat ng mga pormal na mga titik at tala ng paanyaya upang ipaalam sa iyong mga bisita na talagang pinahahalagahan mo ang kanilang presensya. Ito ay iba sa mga materyal ng kaganapan; sa halip, isaalang-alang ang isang simpleng card ng imbitasyon na nagbibigay ng mahalagang impormasyon sa iyong panauhin, kabilang ang host at ang kanyang pamagat, tema ng kaganapan, (mga) petsa at / o oras, at isang contact sa RSVP.
2. Pagsusulat ng pormal na imbitasyon sa kaganapan. Bilang bahagi ng elektronikong imbitasyon, dapat mong balangkas ang mataas na antas na impormasyon tungkol sa programa at kaganapan. Halimbawa, kung ito ay isang incentive trip o multi-day conference, gugustuhin mong isama ang mga sumusunod: ang destination, pangunahing hotel / conference venue, ang pangunahing paksa, nagsasalita (kasama ang bios), iskedyul, gawain, logistik, at mga detalye tungkol sa pagpaparehistro. Ang mga liham ng sulat at mga materyales ay dapat magbigay sa mga bisita ng dahilan upang dumalo, at palaging kasama ang isang tawag sa pagkilos.

1. Nagsisimula ang etiketa ng imbitasyon sa overview ng patutunguhan / venue. Kapag sumulat ng pormal na mga titik at materyal na paanyaya, laging ligtas na ipalagay na walang sinuman ang nasa lugar kung saan ka nagho-host ng programa. Iyon ay nangangahulugang dapat kang magsulat ng isang maikling pangkalahatang ideya ng patutunguhan at / o hotel / pasilidad / lugar kung saan ang programa ay gaganapin. Kung nagpaplano ka ng isang pang-araw-araw na kaganapan, itago ang impormasyong ito bilang mataas na antas hangga't maaari, ngunit siguraduhing mayroong sapat na impormasyon upang magbigay ng bisita ng mga natatanging pananaw tungkol sa lugar, at kung bakit dapat silang mamuhunan ng kanilang oras doon sa iyo.
2. Nangangailangan ng iskedyul ng kaganapan ang etiksyon ng imbitasyon. Kung nagpaplano ka ng isang pang-araw-araw na kaganapan tulad ng isang programa ng insentibo, dapat na isama ng mga materyales sa imbitasyon ang mas maraming detalye hangga't maaari upang ang mga bisita ay maaaring magplano ng angkop na oras sa iyo. Nangangahulugan ito na ang iyong imbitasyon ay dapat kilalanin ang mga pamamaraan ng pagdating at mga oras kung kailan sila ay inaasahang lumahok, mga oras para sa mga pulong at aktibidad ng negosyo (at mga pagpipilian ng mga aktibidad), impormasyon tungkol sa mga pagkain at impormasyon sa pag-alis.
3. Ang tuntunin ng magandang asal ay nangangailangan ng paglalarawan sa mga gawain. Kapag sumulat ng pormal na mga liham at materyal na paanyaya, magbigay ng isang pangkalahatang-ideya ng iba't ibang mga aktibidad upang matulungan ang mga bisita na mas mahusay na matukoy kung ano ang tumutugma sa kanilang mga interes. Ang iyong golf program ay isang 1/2 araw o buong araw na kaganapan? Ano ang "klase" ng ilog na lagusan ng ilog? Ano ang elevation kung saan ka nagho-host ng kaganapan, at kung gaano kalaki ang dadalhin ka ng programang pagbibisikleta ng bundok? Ano ang haba ng oras sa isang klase ng pagpipinta at ano ang matututunan nila?
4. Ang tuntunin ng magandang asal ay nangangailangan ng impormasyon tungkol sa pagtugon sa logistik. Muli, ipagpalagay na ikaw ay nagho-host ng isang multi-araw na programa, ang mga bisita ay dapat na may mga detalye tungkol sa bawat isa sa mga sumusunod na item:
   1. • Mga reservation sa flight
5. Pagpaparehistro ng kaganapan
6. Mga reservation sa kuwarto
7. Paglilipat ng airport
8. Pamantayan ng pananamit
9. Panahon
10. Mga pamamaraan sa pag-check-in
11. Non-reimbursable na mga item
12. Mga contact ng kawani ng host
13. Paunlarin ang huling agenda agenda. Magiging iba ito kaysa sa mga paunang materyal ng imbitasyon ngunit dapat ipagkaloob sa mga inanyayahang bisita sa pagdating o bago pa lamang dumalo sa isang kaganapan. Dapat itong magsama ng isang oras-sa-oras (ito ay multa upang pagsamahin ang mga oras) pangkalahatang-ideya ng kung ano ang naka-iskedyul na kung kailan at kung saan. Kung mayroon kang maraming mga track ng pang-edukasyon na naka-iskedyul nang sabay-sabay, nakakatulong na balangkasin ang mga track sa mga pangkat upang malaman ng mga dadalo kung anong mga paksa ang naka-iskedyul kung kailan at saan.
14. Lumikha ng kaganapan maligayang pagdating titik. Maraming tagaplano ang nakikipagpunyagi sa kung anong impormasyon ang dapat nila o hindi dapat isama sa mga malugod na titik. Ang pinakamahusay na payo ay upang mapanatili ang simple mensahe ng welcome at ipaalam sa mga bisita na sila ay tinatanggap at pinahahalagahan. Ang etiketa sa imbitasyon ay nagmumungkahi na ang sulat ay dapat na pirmahan ng opisyal na host ng kaganapan.
    1. Ang isa sa mga pinaka-overlooked kaganapan ng imbitasyon kaganapan ay ang paunawa ng pag-alis. Bilang bahagi ng welcome letter at anumang mga regalo pagdating, mahalagang i-attach ang mga detalye tungkol sa kung paano ang mga bisita ay umalis.
15. Lumikha ng menu card. Kung nagpaplano ka ng almusal, tanghalian o hapunan, palaging pinahahalagahan ng mga bisita ang mga menu card na nagbabalangkas ng mga item sa menu para sa bawat kurso ng pagkain. Nagbibigay ito sa kanila ng isang bagay upang pag-usapan ang tungkol sa pangangalap sa iba sa kanilang mesa at pinapayagan ang mga kawaning maghintay upang mabilis na makakuha ng mga pagpipilian sa menu mula sa mga bisita, na tumutulong upang mapanatili ang iskedyul sa track. Tandaan: Kung nagpaplano ka ng isang espesyal na sorpresa sa panahon ng pagkain, tulad ng isang themed dessert sa ilang mga natatanging entertainment, makakatulong upang panatilihin ang mga item off ang menu card upang mapahusay ang mga espesyal na epekto.
16. Lumikha ng mga pahiwatig ng mga tala ng regalo na tala Kahit na ito ay isang regalo pagdating o isang pillow regalo, ang bawat pagpapahalaga regalo ay dapat magkaroon ng kanyang regalo tala card. Ito ay isang pagkakataon upang mapalakas ang mga "salamat" na mensahe at gawin ang iyong mga bisita pakiramdam extra special. Nakatutulong na isama ang mga salita at mga mensahe na nagpapakita ng tema ng kaganapan mismo.
17. Lumikha ng mga indibidwal na abiso sa pag-alis.
    1. Sa araw bago ang pag-alis, maghatid ng mga abiso sa mga guest room na nagpapaalala sa kanila kapag sila ay umalis, kabilang ang flight number at oras ng pag-alis. Nagbibigay ito ng isang pagkakataon upang ayusin ang anumang mga huling minuto na mga error na maaaring na-overlooked sa panahon ng pag-iiskedyul ng logistik.

Mga Tip:

1. Tiyaking mayroon kang isang mahusay na graphic designer at isang online na proseso sa pagpaparehistro. Ang hamon pa rin ngayon ay ang maraming iba't ibang mga online na sistema ng pagpaparehistro ng kaganapan na umiiral, ngunit nangangailangan sila ng maraming pag-customize o ang paggamit ng mga sistema ng third-party ay itinuturing pa rin na isang kaunti na mahal sa bawat batayan ng pag-imbita. Iyan ang dahilan kung bakit maraming mga tagaplano ang umaasa sa kanilang mga kasangkapan at mapagkukunan sa bahay.
2. Hanapin ang iyong sarili sa isang mahusay na tindahan ng stationery. Bagaman ang mga organisasyon ay lumilipat nang higit pa sa paggamit ng mga elektronikong anyo ng komunikasyon, na hindi pa pinapalitan ang epekto na naka-print na mga imbitasyon at mga materyal ng kaganapan na naghahatid. Maghanap ng mga kagamitan na papuri sa tema ng iyong kaganapan, at iba-iba ang mga estilo ng papel at sukat upang lumikha ng mas maraming interes at drama. Mapapansin ng iyong mga bisita ang pagsisikap.
3. Lumikha ng isang template at magtiklop mula doon. Ang mga tagaplano ay dapat gumawa ng mga liham at mga materyales sa imbitasyon sa template, at i-update lamang ang mga bagong kaganapan mula sa mga template ng mga nakaraang programa at kaganapan. Siyempre, ang mga bagong kagamitan, graphics, teksto, atbp., Ay dapat piliin at magamit, kaya mayroong isang tiyak na halaga ng pag-customize na kinakailangan sa bawat oras.