Cash Disbursements Journal and Cash Management

Ang cash disbursements journal, na kilala rin bilang cash payments journal, ay isang form ng accounting na ginagamit upang i-record ang lahat ng mga cash outflow - mga pagbili na ginawa sa cash o cash disbursements. Ang mga halimbawa ay pwedeng bayaran ang mga account, materyales na babayaran, at gastos sa pagpapatakbo sa iba pang mga pagbili ng salapi. Ang mga halimbawa ng iba pang mga cash disbursements ay isang deposito sa petty cash fund.

Ang iyong bookkeeper o accountant ay magtatala ng lahat ng mga transaksyon na ito sa cash disbursements journal bago i-post ang mga ito sa general ledger, account payable ledger, atbp. Karaniwang ginagawa ito sa isang buwanang batayan. Sa ilang mga negosyo, ang cash disbursement journal ay isinama sa cash resibo journal at tinutukoy bilang ang cash book.

Ang cash disbursement journal ay isang mahalagang kasangkapan sa pamamahala ng cash - maaaring gamitin ng mga may-ari ng negosyo upang makita kung magkano ang cash ay na-disbursed at kung saan ito nagpunta, kinakalkula ang porsyento na napunta sa imbentaryo kumpara sa kung ano ang napunta sa pagbabayad ng iba pang mga bill. Kabilang sa cash disbursement journal ang mga numero ng check ng mga tseke na nakasulat, na kung saan ang maraming mga pakete ng accounting software ay tumutukoy sa journal bilang isang rehistro ng tseke. Ang mga pakete ay may mga preset na form para sa cash disbursement journal, o madaling napapasadyang mga form upang mapaunlakan ang iyong mga pangangailangan.

Pag-set up ng Cash Disbursements Journal

Ang mga haligi ay naka-set up para sa bawat transaksyon tulad ng sumusunod:

• Petsa
• Siguraduhing tama ang numero; tingnan ang bilang
• Paliwanag
• Cash credit
• Iba pang credit
• Naka-debit ang account
• Mga account na pwedeng bayaran debit
• Iba pang debit

Ang mga haligi ng uri ng cash payment ay maaaring mas tiyak sa uri ng negosyo. Halimbawa, maaaring kailanganin ng ilang mga negosyo ang isang hanay upang i-record ang halaga ng salapi samantalang ang iba ay nangangailangan ng mga karagdagang haligi para sa mga account na pwedeng bayaran, mga diskwento na natanggap na mga pagbili ng salapi, atbp. Dapat na palaging isang 'ibang' hanay upang magtala ng mga halaga na hindi magkasya sa alinman sa ang pangunahing mga kategorya.

Ina-update ang Ibang Ledgers

Regular, paminsan-minsan araw-araw, ang mga item sa linya sa cash disbursement journal ay ginagamit upang i-update ang mga subsidiary ledger - mga dinisenyo upang magrekord ng mga tukoy na uri ng mga transaksyong accounting. Kung ang karamihan sa mga pagbabayad sa cash ay sa mga supplier para sa mga pagbili ng kredito, ang update ng subsidiary ledger ay ang mga account payable ledger.

Ang mga pangkalahatang account ng ledger ay na-update na buwanang gamit ang mga kabuuan mula sa cash disbursements journal. Kung ang negosyo ay gumagamit ng mga account control ng subsidiary upang suportahan ang mga pangkalahatang account sa ledger, ang mga pag-post ay bahagi ng double entry bookkeeping system.

Pag-post ng Mga Diskwento

Ang journal ng cash disbursement ay magsasama ng mga diskwento na natanggap na haligi kung may mga pagbabayad ng cash sa mga supplier na maaaring magtamasa ng diskwento, marahil para sa maagang pagbabayad. Kaya, ang halaga ng invoice ay naitala, kasama ang discount na natanggap at ang cash payment. Tanging ang mga diskuwento lamang ang nakakatanggap ng kabuuang haligi sa pangkalahatang ledger.

2 Mga Patunay ng Pag-post

Ang pag-book ng accounting at accounting ay maaaring gumamit ng dalawang mga pamamaraan sa pagtatapos ng isang panahon ng accounting upang patunayan na ang impormasyon tungkol sa cash disbursement journal ay tama na inilipat sa mga subsidiary ledger.

1. Ang kabuuan ng lahat ng mga subsidiary ledger balances (kung ang karamihan sa mga pagbabayad ay sa mga supplier, tinutukoy namin ang mga balanse ng tagapagtustos ng account sa mga account na pwedeng bayaran) ay dapat na katumbas ng balanse sa accountadong ledger control account sa general ledger.
2. Ang pangkalahatang ledger ay dapat na balanse, ibig sabihin, ang kabuuang debit sa pangkalahatang ledger ay dapat na katumbas ng kabuuang kredito.