Pamamahala ng Kaganapan kumpara sa Pagpaplano

Ang industriya ng pagpaplano ng kaganapan ay naka-host sa maraming mga pamagat ng trabaho at paglalarawan ng trabaho. Tagaplano ng kaganapan. Planner sa Pagpupulong. Coordinator ng Kaganapan. Planner ng Convention. Tagapamahala ng kaganapan. Ang listahan ay tila walang katapusang. Habang lumalaki ang industriya, gayon din ang listahan ng mga function ng trabaho. Habang ang paglago ng trabaho ay palaging isang magandang bagay, ang hanay ng mga kaganapan sa pagpaplano ng mga function ng trabaho at mga pamagat ng trabaho sa pamamahala ng kaganapan ay maaaring nakalilito sa mga nagsisimula sa industriya. Ito ay parehong nakakabigo para sa napapanahong mga propesyonal na nahaharap sa mga kliyente na hindi maunawaan ang mga serbisyong inaalok.

Ang "pangangasiwa ng kaganapan" at "pagpaplano ng kaganapan" ay kadalasang itinutulak sa palibot nang magkakasama kahit na dalawang ito ang magkakaibang mga bagay. Medyo simple, ang pagpaplano at pamamahala ay hindi pareho. Habang ang mga hanay ng kasanayan ng dalawang mga function ay magkakapatong, ang mga ito ay dalawang natatanging mga function. Lumilikha ito ng mga problema para sa mga nakikitungo sa mga kliyente na nagkakamali isipin na kailangan nila ng isang tagapamahala ng kaganapan kung ano ang kailangan nila ay isang tagaplano ng kaganapan. At para sa mga kliyente na nasa ilalim ng impresyon na ang lahat ng mga tagapamahala ng kaganapan ay may hawak na pagpaplano sa kaganapan.

Kaya linisin natin ang pagkalito dahil mahalaga na ikaw at ang iyong mga kliyente ay may parehong pag-unawa.

Pagpaplano ng Kaganapan

Magsimula tayo sa pagpaplano ng kaganapan. Ang pangunahing operative word dito ay pagpaplano . Lahat ng mga kaganapan - mula sa bridal shower sa milestone kaarawan pagdiriwang sa malaking corporate pagtitipon - magsimula sa isang plano ng ilang mga uri. Ang unang mga talakayan sa mga kliyente tungkol sa mga ideya sa kaganapan, mga tema, mga kanais-nais na petsa at mga alituntunin sa badyet ay lahat bahagi ng proseso ng pagpaplano ng kaganapan.

Ang pagpaplano ng kaganapan ay nagsisimula sa simula, mula sa mga maagang yugto ng konsepto at nagpapatuloy hanggang ang aktwal na kaganapan ay magaganap. At, totoo lang, sa loob ng ilang linggo pagkatapos ng kaganapan habang ang mga tagaplano ng kaganapan ay nagtatabi ng mga detalye at humawak ng mga follow-up item. Ang pagpaplano sa kaganapan ay nagsasangkot ng malapit na pakikipagtulungan sa kliyente upang magdisenyo ng isang kaganapan na sumasalamin sa pananaw ng kliyente ng pagtitipon at nakakatugon sa layunin ng kaganapan. Ang mga kliyente na umaarkila sa isang tagaplano ng kaganapan ay umarkila ng isang tao upang planuhin ang lahat ng aspeto ng kaganapan, kabilang ang mga kaugnay na detalye at mga pagkilos na bagay, at upang makita ang pangyayaring iyon hanggang sa pagkumpleto nito.

Ang mga responsibilidad sa pagpaplano ng kaganapan ay maaaring isama ngunit hindi limitado sa:

• pagpili ng pangkalahatang tema para sa kaganapan
• pagbuo ng badyet
• pagpili ng lugar
• negotiating kontrata ng hotel
• pagkuha ng mga vendor sa labas
• pagpaplano ng menu
• pagkuha ng isang magtutustos ng pagkain
• pag-aayos para sa mga guest speaker o entertainment
• coordinating transportation
• pagpili ng scheme ng kulay
• pagbuo ng mga imbitasyon

Ang pagpaplano ng kaganapan ay ang lahat ng bagay na napupunta sa paglagay ng isang kaganapan. Ang function na ito ay nasa ilalim ng mas malaking payong ng pamamahala ng kaganapan.

Pamamahala ng Kaganapan

Ang bawat uri ng kaganapan ay binubuo ng maraming mga bahagi na magkasya magkasama tulad ng mga piraso ng isang palaisipan. Ang lahat ng mga piraso sa huli ay magkakasama upang lumikha ng isang kaganapan. Ang matagumpay na mga kaganapan ay may lahat ng mga kaugnay na piraso na magkakasama sa tamang oras at tamang lugar, maayos at mahusay at ayon sa plano. Ang prosesong ito ay tinatawag na pamamahala ng kaganapan. Ito ay, sa simpleng mga termino, ang pamamahala ng proyekto ng kaganapan mismo.

Kabilang sa pamamahala ng kaganapan ang paglikha, pag-coordinate at pamamahala ng lahat ng iba't ibang bahagi ng isang kaganapan pati na rin ang mga pangkat ng mga taong responsable para sa bawat aspeto. Ang ilang aspeto ng pamamahala ng kaganapan ay maaaring kasama ngunit hindi limitado sa:

• mapagtipid ang isang lokasyon para sa isang kaganapan
• coordinating sa labas ng mga vendor
• pagbuo ng plano sa paradahan
• pagdidisenyo ng mga planong pang-emergency na contingency
• tiyakin ang pagsunod sa mga pamantayan ng kalusugan at kaligtasan
• pamamahala ng mga tauhan na responsable para sa bawat pag-andar
• overseeing pagpapatupad ng isang kaganapan
• pagmamanman ng kaganapan
• paglutas ng mga sitwasyon ng kaganapan sa site

Mga Tagapamahala ng Kaganapan at Mga Planner ng Kaganapan Magkasama

Ang pagtukoy sa dalawang mga function na ito ay mahirap dahil, hindi lamang sila malapit na nauugnay, ang mga responsibilidad ay madalas na magkakapatong. Ang mga indibidwal na tagaplano ng kaganapan ay maaaring mag-alok ng mga serbisyo sa pamamahala ng kaganapan, at ang mga manager ng kaganapan ay maaari ring mag-alok ng pagpaplano ng kaganapan. Ang lahat ay depende sa indibidwal na tagaplano o corporate management ng koponan ng kaganapan, ang lugar, at ang kaganapan mismo.

Mahalagang maunawaan ang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawa at upang matukoy kung aling mga serbisyo ang ibibigay mo. Halimbawa; Kung nag-aalok ka ng mga serbisyo sa pagpaplano ng kaganapan para sa isang malakihang kaganapan, gagana ka sa isang tagapamahala ng kaganapan na mag-coordinate ng iyong mga serbisyo sa mga tagapangasiwa ng catering, audiovisual team, atbp. Tukuyin ang iyong papel at mga serbisyo na iyong ibibigay at malinaw na makipag-usap ang mga ito sa mga prospective na kliyente upang maiwasan ang anumang pagkalito sa panahon ng proseso ng pagpaplano.