Mga Dokumento ng Pinagmulan para sa Mga Transaksyon sa Accounting

Sa bawat oras na ang isang kumpanya ay gumagawa ng isang pinansiyal na transaksyon, ito ay bumubuo ng ilang mga uri ng tugaygayan papel. Tinatawagan ng mga accountant ang papel na ito sa isang pinagmulan na dokumento o dokumento. Kung ang isang maliit na negosyo ay nagsusulat ng isang tseke mula sa checking account nito para sa mga supply ng opisina, halimbawa, ang resibo at mga resibo ng resibo ng opisina ay naging mga pinagmumulan ng mga dokumento.

Ang Kahalagahan ng Mga Dokumento sa Pinagmulan

Ang dokumentong pinagmumulan ay napakahalaga sa proseso ng pag-book ng accounting at accounting dahil nagbibigay ito ng katibayan na nangyari ang transaksyong pinansyal. Sa panahon ng accounting o pag-audit ng buwis, ang mga dokumento ng pinagkukunan ay naka-back up sa mga journal ng accounting at pangkalahatang ledger bilang hindi mapag-aalinlanganan na trail ng transaksyon.

Gusto mong panatilihin ang mga dokumento ng pinagmumulan para sa iyong negosyo tulad ng pagtatago ka ng mga resibo para sa mga item na maaaring mabawas sa buwis para sa iyong mga personal na buwis. Kung ang iyong mga personal na buwis ay awdit, ang mga dokumento ng pinagmulan ay nagbibigay ng patunay na iyong ginawa ang mga pagbili. Tulad din ang totoo para sa iyong negosyo, ngunit sa negosyo, itinatago mo ang mga orihinal na dokumento para sa bawat transaksyon sa pananalapi, hindi lamang ang mga donasyong pangkawanggawa.

Mahalagang Data at Katotohanan

Inilalarawan ng isang pinagmulang dokumento ang lahat ng mga pangunahing katotohanan ng transaksyon, tulad ng halaga ng transaksyon, kung kanino ginawa ang transaksyon, ang layunin ng transaksyon, at ang petsa ng transaksyon.

Kasama sa karaniwang mga dokumento ng pinagmulan:

• Kinansela ang mga tseke
• Mga Invoice
• Mga resibo ng rehistro ng cash
• Mga resibo na binuo ng computer
• Credit memo para sa refund ng customer
• Mga oras ng kard ng empleyado
• Mga slips ng deposito
• Mga order ng pagbili

Pag-iimbak ng Iyong Mga Dokumento

Ang impormasyon ng pinagmulang dokumento ay dapat na maitala sa angkop na journal ng accounting sa lalong madaling panahon pagkatapos ng transaksyon. Pagkatapos magrekord, ang lahat ng mga dokumento ng pinagmulan ay dapat na isampa sa isang uri ng sistema kung saan maaari silang makuha kung kinakailangan. Sa ilang mga pagkakataon, maaaring mahalaga na magbigay ng kadena ng pag-iingat upang matukoy na ang pinagmulang dokumento na pinag-uusapan ay nanatili sa ilalim ng iyong kontrol.

Mga Orihinal kumpara sa mga Photocopy

Sa karamihan ng mga pangyayari, ang mga kopya ng mga dokumento ng pinagmulan ay legal na katanggap-tanggap. Halimbawa, tinanggap ng Internal Revenue Service ang mga photocopy ng mga resibo mula noong 1997, hangga't nababasa ito, naglalaman ng lahat ng impormasyon na naroroon sa orihinal at, sa loob ng mga limitasyon ng proseso ng pag-scan, ipakita ang impormasyong iyon sa isang format na katulad ng orihinal.

Ang isang resibo ng materyales na tinukoy ang mga bagay na binili at ang presyo na binayaran, ngunit na na-scan na hindi ang pangalan ng supplier ay hindi kwalipikado. Ang isang dokumento na nagpakita ng lahat ng impormasyon sa orihinal na resibo, ngunit ang na-retyped sa Word o Excel format ay hindi rin kwalipikado.

Ang pamantayan ng IRS ng kumpletong, mababasa at tumpak na mga reproductions ng orihinal na mga dokumento, ay ginagamit din ng maraming mga negosyo at mga ahensya ng gobyerno. Gayunpaman, ang ibang mga institusyon ay nagdaragdag sa mga pangkalahatang pangangailangan.

Ang University of Washington, halimbawa, ay tumatanggap lamang, bilang mga kapalit para sa orihinal na dokumento, ang mga photocopy na na-scan sa pinakamababang density ng 300 tuldok sa bawat pulgada (dpi), at iniharap sa alinman sa PDF o TIFF format; hindi ito tumatanggap ng JPEG photocopies.

Kung plano mong i-scan ang mga dokumento sa accounting o legal upang mapadali ang imbakan, suriin sa may-katuturang institusyon upang matiyak na tatanggapin nila ang mga dokumento sa format na iyong pinaplano na gamitin.