Ano ang Dapat Mong Malaman Tungkol sa Mga Pulong sa Pre-Con

Inaasahang magpupulong ang mga pulong at tagaplano ng kaganapan sa meeting ng mga tagapangasiwa ng serbisyo sa mga hotel, mga pasilidad ng pagpupulong, mga kombensiyon at iba pa bago ang isang naka-iskedyul na kumperensya. Mahalaga ang kumperensya bago ang kumperensya.

Para sa mga hindi maaaring magplano ng mga madalas na pagpupulong, ang isang pre-con meeting ay maaaring mukhang hindi komportable o mahirap sa simula dahil maaaring kasama sa mga bagong term o wika, tulad ng "resume ng kaganapan" o "order ng banquet event."

Ano ang Inaasahan ng Mga Planner ng Kaganapan Mula sa isang Pre-con?

Ang isang pre-con ay isang pulong na gaganapin sa mga kaganapan vendor at mga supplier kung saan ang kaganapan o programa ay naka-iskedyul na magaganap. Ito ay gaganapin karaniwang isa o dalawang araw bago ang aktwal na kaganapan at iba mula sa walkthrough na nangyayari sa araw ng isang kaganapan.

Maaaring iugnay ng ilang mga tao ang mga pagpupulong na pre-con sa pagpaplano ng mas malaking kumperensya, mga kombensiyon, mga kongreso at mga programa ng insentibo. Gayunpaman, karaniwan din na humawak ng isang pre-con meeting para sa mga seminar at iba pang mga espesyal na kaganapan.

Ano ang Inaasahan Sa Isang Pulong ng Pre-Con

Ang pre-con meeting ay nagbibigay-daan sa tagaplano ng kaganapan ng isang pagkakataon upang repasuhin ang lahat ng pangwakas na logistik para sa isang naibigay na programa sa koponan ng pamamahala ng tagapagtustos na kasangkot sa programa.

Kadalasan, ang isang pre-con meeting ay pinag-ugnay at naka-iskedyul ng tagapamahala ng conference service ng lugar. Inaanyayahan niya ang mga tagapamahala mula sa iba't ibang mga lugar na kasangkot sa kaganapan upang suriin ang logistik ng kanilang partikular na tungkulin para sa isang kaganapan. Ito ay isang mahusay na oras para sa pulong o kaganapan tagaplano upang magtatag ng isang kaugnayan sa lahat ng kasangkot.

Sa panahon ng pre-con, naaangkop para sa tagaplano ng kaganapan upang i-highlight ang ilan sa mga pangunahing layunin ng kaganapan, kabilang ang mahalagang impormasyon tungkol sa samahan na nagho-host ng kaganapan, mga pangunahing mensahe na ipinadala sa kaganapan, at mahalagang VIP.

Ang Pre-Con ba ang Tamang Panahon upang Repasuhin ang Resume ng Kaganapan

Ang isang kaganapan na resume ay kilala rin bilang mga detalye ng kaganapan. Kabilang dito ang lahat ng may-katuturang impormasyon tungkol sa isang programa o isang kaganapan, kabilang ang mga detalye tungkol sa programa mismo. Maaaring kabilang sa mga item na ito ang ilan o lahat ng mga sumusunod: mga petsa, oras, mga contact, mga profile ng dadalo, mga contact sa emergency, pagkain at inumin, transportasyon, impormasyon sa pagpapadala, pagsingil, audio / visual, at iba pang mga espesyal na pangangailangan.

Ang bawat tagapamahala ng departamento ay susuriin ang kanyang pang-unawa sa kaganapan, kasama ang mga kaugnay na detalye at ang kanilang karaniwang mga pamamaraan sa pagpapatakbo. Susuriin din nila ang kanilang pag-unawa sa kontrata ng kaganapan at naunang ibinahagi sa mga order ng kaganapan ng salu-salo.

Dapat tandaan ang mga pulong at kaganapan tagaplano na magtanong detalyadong mga tanong na may kaugnayan sa mga pagtutukoy ng kaganapan sa oras na ito, tulad ng mga antas ng kawani at ang mga pangalan ng mga pangunahing contact sa panahon ng aktwal na kaganapan mula sa lahat ng mga lugar na kinakatawan. Ang mga pangunahing elemento ng talakayan ng pre-con ay maaaring magsama ng isang pagsusuri ng:

• Mga kinakailangan sa pagkain at inumin
• Mga kinakailangan sa listahan ng rooming ng bisita (kung naaangkop)
• Conference at trade show requirements
• Meeting room at trade show space requirements (floor plans)
• Mga teknikal na kinakailangan, tulad ng mga de-koryenteng at telekomunikasyon
• Mga detalye tungkol sa paglalagay ng signage

Ito ang perpektong oras upang gumawa ng anumang mga huling minuto na pagbabago. Bagaman hindi nila ito laging gusto, karamihan sa mga vendor at mga supplier ay umaasang makatwirang (at hindi makatwiran) na mga pagbabago. Siyempre, kung ang pre-con ay naka-iskedyul sa panahon na ang pag-set up ay isinasagawa, isaalang-alang ang pagsasagawa ng isang inspeksyon sa maagang kuwarto upang matiyak na ang lahat ay tumatakbo nang maayos.