Anu-ano ang mga Kabilang sa isang Tauhan ng Kawani ng Empleyado?

Ang file ng tauhan ng empleyado ay ang pangunahing file ng empleyado na naglalaman ng kasaysayan ng relasyon sa pagtatrabaho mula sa application ng trabaho sa pamamagitan ng exit interview at dokumentasyon ng pagwawakas sa trabaho. Ang mga kawani ng Human Resources lamang at ang agarang superbisor at tagapangasiwa ng empleyado ay maaaring magkaroon ng access sa impormasyon sa empleyado ng kawani ng file, at hindi ito nag-iiwan sa tanggapan ng Human Resources.

Ang file ng empleyado ng empleyado ay karaniwang nakaimbak sa isang naka-lock, fire-proof file cabinet sa isang naka-lock na lokasyon na naa-access sa kawani ng Human Resources. Ang pagiging kumpidensyal ng impormasyon ng empleyado sa file ng tauhan ay higit sa lahat ang kahalagahan.

Sa lahat ng mga file ng empleyado ng kumpanya, ang file ng empleyado ng empleyado ay madalas na na-access araw-araw para sa impormasyon ng employer, superbisor, o kawani ng Human Resources.

Mga Pagsasaalang-alang Tungkol sa Nilalaman ng Nilalaman ng Tauhan ng Empleyado

Ang mga pangunahing prinsipyo at tanong na dapat isaalang-alang kapag ang pag-file ng anumang dokumento sa isang empleyado ng kawani ng file ay ang mga ito.

• Kakailanganin ba ng employer ang isang partikular na dokumento upang bigyang-katwiran ang mga pagpapasya kung ang amo ay inakusahan? Kailangan ba ng employer ang dokumento sa isang hukuman ng batas?
• Alam ba ng empleyado at nauunawaan na ang dokumento ay isasampa sa kanyang tauhan ng file? Sa kadalasan, ang mga tagapag-empleyo ay dapat na mag-sign sa empleyado ng dokumento, hindi upang magpahiwatig ng kasunduan sa mga nilalaman ng dokumento, ngunit upang kilalanin na alam nila at nabasa ang dokumento.
• Walang sorpresa, opinyon, o mga personal na tala tungkol sa empleyado ang dapat ilagay sa isang empleyado ng kawani ng file. Ang mga katotohanan lamang, walang teorya na pag-iisip, ay nabibilang sa isang kawani ng kawani ng empleyado.

Mga Nilalaman ng File ng Kinatawan ng Empleyado

Ang mga sumusunod ay mga rekomendasyon tungkol sa dokumentasyon na dapat ituloy ng isang tagapag-empleyo sa file ng tauhan ng empleyado.

Kasaysayan ng Pagtatrabaho

• Aplikasyon sa trabaho
• Ipagpatuloy
• Ipagpatuloy ang cover letter
• Pag-verify ng edukasyon
• Pag-verify ng trabaho
• Liham ng pagtanggi
• Paglalarawan ng trabaho ng posisyon
• Mga tala sa pagtatasa ng trabaho
• Job offer letter o kontrata sa trabaho
• Ahensiya ng trabaho o kasunduan sa temp agency, kung ginamit
• Impormasyon sa pakikipag-ugnay ng emerhensiya
• Ang naka-sign na form sa pagkilala ng handbook ng empleyado na nagpapakita ng resibo ng handbook ng empleyado
• Checklist mula sa bagong orientation ng empleyado na nagpapakita ng mga paksa na sakop at kung kanino
• Anumang mga kasunduan sa paglilipat at dokumentasyon
• Anumang kontrata, nakasulat na kasunduan, resibo, o pagkilala sa pagitan ng empleyado at ng tagapag-empleyo (tulad ng isang kasunduan na hindi kasali, isang kontrata ng trabaho, o isang kasunduan na may kaugnayan sa isang sasakyan na ibinigay ng kumpanya), halimbawa
• Buhay ng mga opisyal na pormularyo ng trabaho kabilang ang mga kahilingan para sa paglipat, pag-promote, mga panloob na aplikasyon sa trabaho, at iba pa
• Anumang iba pang dokumentasyon na may kaugnayan sa trabaho

Pag-unlad ng Pagganap ng Empleyado, Mga Plano sa Pagpapaunlad, at Pagpapaganda

• Mga kopya ng anumang pagtatasa ng pagganap na ginagamit o mga plano sa pag-unlad ng empleyado
• Mga pagtatasa sa sarili ng empleyado
• Mga rekord mula sa anumang pormal na mga sesyon ng pagpapayo
• Mga tala tungkol sa pagdalo o pagkakamali
• Dokumentasyon ng plano sa pagpapabuti ng pagganap
• Mga ulat ng pagkilos ng disiplina
• Pagkilala sa empleyado na ipinakita tulad ng mga sertipiko, mga sulat ng pagkilala, at iba pa
• Mga pormal na payo at rekomendasyon ng empleyado, mga tugon ng organisasyon
• Mga tala sa pagsasanay
• Mga kahilingan para sa pagsasanay
• Pagtatasa ng mga kakumpitensya
• Pagsasanay ng klase o mga abiso o mga iskedyul ng pagsasanay
• Nilagdaan ang mga pagtatasa
• Mga ulat sa gastos sa pagsasanay
• Mga reklamo mula sa mga customer o katrabaho

Records ng Pagtatapos ng Pagtatrabaho

• Letter ng resignation ng empleyado
• Lumabas dokumentasyon panayam
• Abiso ng ulupong
• Checklist ng pagtatapos ng trabaho
• Final accounting para sa lahat ng aspeto ng empleado ng trabaho tulad ng huling paycheck, bakasyon sa pagbabayad, pagbalik ng pag-aari ng kumpanya, at iba pa.

Ang mga karagdagang dokumento na may kaugnayan sa mga tauhan ng mga file ay magagamit.

• Pangkalahatang-ideya ng Pangkalahatang-ideya ng Kakayanan
• Personnel File Access Policy
• Kung ano ang hindi dapat panatilihin ng mga employer sa mga talaan ng tauhan