Ang Mga Pinakamahusay na Kasanayan para sa Mga Tauhan ng Kawani ng Empleyado

Magandang ideya para sa isang employer na mapanatili ang isang tauhan ng file para sa bawat empleyado. Ang dokumentasyon ng kasaysayan ng trabaho, mga rekord ng kontribusyon at tagumpay, mga abiso sa pandisiplina, mga promo, mga plano sa pag-unlad ng pagganap, at marami pang iba, ay nabibilang sa isang tauhan ng file. Ang mga smart employer ay nagpapanatili ng higit sa isang file ng tauhan.

May mahusay na dahilan ang tagapag-empleyo upang mapanatili ang ilang mga file ng tauhan-ilang legal at ilang para sa mga layuning pang-pinakamahusay na kasanayan sa trabaho. Kinakailangan ang dokumentasyon upang magkaroon ng tumpak na pagtingin ang employer sa kasaysayan ng trabaho ng empleyado. Ang dokumentasyon ay sumusuporta sa mga desisyon ng tagapag-empleyo at maaaring maprotektahan ang employer sa isang kaso-naitatag nang wasto.

Ang mga nilalaman ng mga tauhan ng file ay nagbibigay ng isang makasaysayang pangkalahatang-ideya ng mga mahahalagang pangyayari sa panahon ng karera ng isang empleyado. Sinusuportahan nila ang mga desisyon na ginawa tungkol sa empleyado at kanyang karera. Ipinakita nila ang rationale ng tagapag-empleyo sa likod ng pag-hire, pag-promote, paglilipat, gantimpala at pagkilala, at pagpapaputok ng mga desisyon.

Iba't ibang Mga Alituntunin Nauugnay sa Iba't ibang Uri ng Mga Uri ng Tauhan

Dahil maraming mga uri ng mga tauhan ng mga file ay inirerekomenda, ang iba't ibang mga alituntunin at alituntunin ay nauugnay sa bawat uri ng tauhan ng file.

• Ang bawat uri ng tauhan ng file ay may iba't ibang dahilan para sa umiiral at iba't ibang nilalaman, batay sa kadahilanang iyon.
• Ang bawat uri ng tauhan ng file ay nai-imbak nang iba.
• Ang access sa isang tauhan ng file ay limitado sa ilang mga empleyado sa karamihan ng mga organisasyon. Ang iba't ibang mga uri ng file ng tauhan ay may iba't ibang mga alituntunin sa pag-access
• Ang pag-access ng empleyado sa kanyang tauhan ng file ay pinahihintulutan, ngunit ang karamihan sa mga tagapag-empleyo ay nag-set up ng mga alituntunin para sa pag-access ng empleyado sa isang tauhan ng file access ng tauhan sa handbook ng empleyado. (Iba't ibang mga tuntunin ang iba't ibang mga estado at hurisdiksiyon, kaya't manatiling napapanahon para sa iyong lokasyon.)Karamihan sa mga organisasyon ay hindi pinapayagan ang manager ng empleyado na ma-access ang pangkalahatang file ng tauhan. Inasahan nila ang mga tagapamahala upang panatilihin ang may-katuturang dokumentasyon sa kanilang sariling file ng empleyado na hindi opisyal na file ng tauhan.

• Ang departamento ng Human Resources ay nagmamay-ari at may pananagutan sa mga file ng tauhan ng empleyado.

Mga Inirerekumendang File ng Mga Tao

Narito ang mga uri ng mga tauhan ng file na inirerekomenda at kung ano ang kailangan mong malaman tungkol sa pakikipagtulungan sa kanila.

File ng Kawani ng Empleyado

Ito ang pangunahing tauhan ng file na pinapanatili ng employer para sa bawat empleyado. Ang mga tauhan ng file ay nag-iimbak ng kasaysayan ng trabaho ng bawat empleyado. Ito ang kailangan mong malaman tungkol sa file ng kawani ng empleyado.

Medical File

Ang file na medikal ng empleyado ay may malubhang legal na mga paghihigpit na dapat malaman at maalala ng tagapag-empleyo. Narito ang kailangan mong malaman tungkol sa pagiging kompidensyal at nilalaman ng isang medikal na file ng empleyado.

Payroll File

Ang pag-access ng empleyado sa file ng payroll ng empleyado ay mas mahigpit kaysa sa pag-access sa alinman sa medikal o ng tauhan ng file. Ang file ng payroll ay mayroong impormasyon tungkol sa suweldo, pagpili ng benepisyo, mga pagbabago sa rate ng pay, garnish, at iba pang legal na dokumentasyon na nakakaapekto sa paycheck ng empleyado. Ang iba't ibang mga kawani ng Accounting at Human Resources ay nag-access sa impormasyon sa file ng payroll.

I-9 Forms File para sa mga empleyado

Dahil sa mga karapatan sa pag-access ng iba't ibang ahensya ng gobyerno, sinusunod mo ang pinakamahusay na kasanayan sa pamamagitan ng pagpapanatili ng isang hiwalay na file para sa mga form I-9 ng empleyado. Alamin ang higit pa tungkol sa pag-iimbak ng mga form I-9.

Pangkalahatang-ideya ng Mga Tauhan ng Tauhan

Nais lang ang mabilis at pangunahing mga detalye tungkol sa mga file ng tauhan ng empleyado? Tingnan dito ang isang pangkalahatang-ideya ng mga file ng tauhan ng empleyado.

Personnel File Access Policy para sa mga empleyado

Gusto mong paganahin ang bawat empleyado upang malaman kung ano ang nasa kanyang tauhan ng file, ngunit kailangan mong kontrolin ang integridad, pagkakumpleto, at ang kahusayan ng file. Ang pagpapanatili ng pagiging kompidensiyal ng empleyado at tagapag-empleyo at limitadong pag-access ay nakasisiguro sa isang patakaran sa pag-access ng tauhan ng file.

Ano ang Hindi Isama sa isang File ng Tauhan ng Empleyado

Naghahanap para sa mga alituntunin tungkol sa nilalaman na hindi dapat isama sa isang kawani ng tauhan ng file? Narito ang aking pinakamahusay na mga rekomendasyon tungkol sa nilalaman na nais mong mapanatili ang alinman sa isang hiwalay, impormal na lokasyon o hindi mananatili sa lahat. Ang pagpapanatili ng mga hindi pinagkakatiwalaan at purong mga dokumentasyon na may opinyon ay maaaring makapinsala sa iyo.

Dokumentasyon

Alam mo ba kung ano ang dokumentasyon? Ang salita, dokumentasyon, pananim madalas sa mundo ng trabaho at Human Resources. Ngunit, ang kahulugan ng dokumentasyon at kung bakit maaari mong idokumento ang partikular na mga pangyayari sa trabaho ay lubusan na sakop dito.

Disclaimer: Pakitandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay lamang.