Ano ang Dapat Hindi Manatili sa Mga Employer sa Mga Tauhan ng Tauhan

Ang mga employer ay hindi dapat maglagay ng mga partikular na bagay sa iyong mga pangkalahatang rekord ng tauhan. Ang mga nilalaman ng iyong mga tauhan ng mga file at mga rekord sa pangkalahatan ay naa-access sa kawani ng Human Resources, ang empleyado, at manager at superbisor ng empleyado, sa ilang mga kumpanya.

Sa iba, ang access ay limitado sa kawani ng HR at ang mga empleyado ay maaaring humiling ng access sa kanilang mga rekord. Ang mga abogado ay maaari ring subpoena ang mga nilalaman ng mga talaan ng mga tauhan para sa mga kaso ng kaso at mga Komisyon sa Pagkakapantay-pantay ng Opisiyente sa Trabaho (EEOC). Ang isang dating empleyado ay maaari ring humiling ng isang kopya ng kanyang mga talaan ng tauhan.

Sa lahat ng mga potensyal na paggamit at potensyal na tumitingin sa mga talaan ng iyong tauhan, ang isang tagapag-empleyo ay dapat mag-ingat upang mapanatili ang walang pinapanigan at makatotohanang dokumentasyon ng kasaysayan ng empleyado ng empleyado sa iyong mga talaan ng tauhan. Dahil dito, ilapat ang mga pangkalahatang alituntuning ito sa dokumentasyon na napanatili mo sa mga talaan ng tauhan ng iyong organisasyon.

Mga pangkalahatang patnubay para sa mga nilalaman ng file ng tauhan ng empleyado

• Ang impormasyon sa mga tauhan ng rekord ay dapat na totoo. Supervisor o kawani ng mga kawani ng opinyon; mga random na tala; tsismis; walang saysay na mga alingawngaw; mga tanong, ulat, o mga tattletale na paratang mula sa ibang mga empleyado na hindi pa nasusumpungan; mga paratang na hindi hinabol, sinisiyasat, at pinagtibay; at anumang iba pang di-makatotohanang impormasyon, komentaryo, o mga tala ay dapat na hindi kasama mula sa isang tauhan ng kawani ng empleyado.Ang isa sa mga pinakamasamang halimbawa ng nakakasakit komentaryo na ang isang HR manager na natagpuan na isinampa sa isang rekord ng tauhan, na kasangkot sa mga tala ng pakikipanayam ng tagapangasiwa ng tagapangasiwa. Sinabi ng isa: "Marahil ay sobrang taba upang bumaba at pababa sa mga hagdan kung kinakailangan." Isipin ang empleyado, isang abogado, at kahit na mga empleyado at tagapangasiwa sa hinaharap na nagbabasa ng mga komento tulad ng mga ito.Sa ibang kumpanya, natagpuan ng tagapamahala ang mga di-nakapagbigay na mga tala na ang mga tagapamahala at iba pa ay inilagay sa mga file ng empleyado tulad ng, "Nagagalit si Mary dahil hindi siya tumataas. Pinabagal niya ang kanyang trabaho na sinadya upang makakuha ng kahit na sa kanyang tagapamahala." Tingnan ang problema?

• Ang mga tala ng tauhan ay dapat na maingat na itatalaga sa kanilang naaangkop na mga lokasyon ng file. Tukuyin ang isang protocol para sa mga tala ng tauhan ng iyong kumpanya batay sa mga batas ng estado at Pederal, mga batas sa pagtatrabaho tulad ng Pagkakasakop at Pagkamay-ari ng Pananagutan ng Kalusugan ng 1996 (HIPAA), at mga pinakamahuhusay na gawi ng employer.Pagkatapos, manatili sa protocol. Hindi mo nais na makahanap ng mga dahilan ng random na doktor na naka-tuck sa file ng tauhan kapag nabibilang sila sa isang medikal na file. Hindi rin, gusto mo ang makatwirang paliwanag at pagbibigay-katwiran para sa pag-promote ng empleyado sa payroll file.Hindi mo rin gusto ang mga rekord ng isang desisyon na hiring na may kinalaman sa pagsuri sa background o mga tala mula sa mga talakayan sa mga dating employer sa file ng mga tauhan.

• Ang mga Supervisor, mga tagapamahala at iba pang empleyado na naglalagay ng dokumentasyon sa mga tauhan ng rekord ay dapat na sanayin upang angkop na isulat ang dokumentasyon. Ang pag-uulat sa isang empleyado ay nagsabi na ang isang empleyado ay isang kumpletong deadbeat ay hindi manalo sa iyong mga tauhan ng rekord ng anumang mga premyo, ngunit hindi sinasagot na mga superbisor ay kilala na sumulat ng katulad na mga pahayag.Mas mabuti pa, limitahan ang pag-access sa mga file sa iyong kawani ng kawani ng HR na may pananagutan sa mga tala at alam kung ano ang dapat at hindi dapat ilagay sa isang tauhan ng file.
• Balansehin ang impormasyon na iyong inilalagay sa mga talaan ng tauhan upang maisama ang positibo at negatibo mga aspeto ng kasaysayan ng trabaho ng empleyado. Kadalasan, binibigyang-diin ng mga tauhan ng tauhan ang bawat negatibong pangyayari at tamaan ang mga positibong bahagi.
• Kilalanin ang pagkakaiba sa pagitan ng personal na mga tala ng superbisor tungkol sa kanyang tauhan ng pag-uulat at mga opisyal na rekord ng tauhan ng kumpanya. Ang mga tala ng superbisor na ginagamit para sa pagpapabuti ng pagganap, upang subaybayan ang mga proyekto at pagkumpleto ng layunin, at upang makatarungang matukoy ang mga pagtaas at mga plano sa pag-unlad ng pagganap, halimbawa, ay kabilang sa pribadong file ng superbisor, hindi sa mga opisyal na rekord ng tauhan ng kumpanya.Kilalanin din ang pangangailangan na sanayin ang mga superbisor sa kung paano kumuha ng mga tala at mapanatili ang dokumentasyon sa kanilang file ng pamamahala. Ang parehong pamantayan para sa mga katotohanan, hindi mga opinyon, at mga tukoy na halimbawa, hindi sabi-sabi, nalalapat sa mga pribadong tala.Ang mga pribadong tala ng superbisor ay maaaring subpoenaed sa isang kaso ng isang kaso, kaya ang pag-iingat ay inirerekomenda kahit para sa mga pribadong tala. Ang pagsasanay ng mga superbisor na pinoprotektahan ang mga kopya ng mga talaan na umiiral sa opisyal na file ng tauhan ng empleyado sa kanilang file ng pamamahala ay hindi inirerekomenda.
• Ang pagkuha ng dokumentasyon at mga tala sa pakikipanayam ay nagpapakita ng kaunting pag-aalinlangan. Ang pinakamahusay na kasanayan ay upang mapanatili ang isang hiwalay na file para sa bawat posisyon na pinupuno mo na kasama ang lahat ng dokumentasyon na may kaugnayan sa pagpuno sa posisyon na iyon mula sa pag-post ng trabaho sa mga tseke ng sanggunian. Ang mga aplikante 'resume, cover letter, at application ay kabilang sa file na ito maliban na dapat mong ilipat ang application ng upahang empleyado sa file ng tauhan ng empleyado.Ang file na ito ay may mga opisyal na checklists at mga form na nagsusumikap para sa walang pinapanigan na representasyon ng mga kwalipikasyon ng isang potensyal na empleyado at sinusuportahan ang iyong desisyon na umarkila sa pinaka kwalipikadong kandidato. Ang mga opinyon at mga tala ng pagkuha ng tagapangasiwa na kinuha sa panahon ng proseso ng pag-hire ay hindi kasama sa file na ito. Maaaring kolektahin ng Human Resources ang mga talang ito upang mapanatili ang kumpletong dokumentasyon sa isang desisyon sa trabaho, ngunit hindi ito kabilang sa mga talaan ng tauhan.
• Ang dokumentong totoo tungkol sa mga desisyon sa trabaho tulad ng pag-promote, paglipat sa isang lateral pagkakataon, at pagtaas ng suweldo ay nabibilang sa mga talaan ng tauhan. Ang mga superbisor o mga opinyon ng HR tungkol sa empleyado ay hindi. Ang opisyal na dokumentasyon ng pagkilos na pandisiplina gaya ng nakasulat na babala ay kabilang din sa file ng tauhan ng empleyado.

Mga partikular na halimbawa ng dokumentasyon na hindi dapat nasa mga talaan ng tauhan

Ang sumusunod na impormasyon ay hindi dapat ilagay sa mga talaan ng tauhan. Ang dokumentasyon ay maaaring mangailangan ng isang hiwalay na file, maaaring iuri bilang tagapangasiwa o mga tala ng pamamahala, o hindi dapat itatago ng isang tagapag-empleyo.

• Anuman Medikal na impormasyon ay kabilang sa medikal na file.
• Impormasyon sa payroll ay kabilang sa payroll file.
• Mga dokumento na kasama ang empleyado Mga Numero ng Social Security o impormasyon tungkol sa protektadong klasipikasyon ng empleyado tulad ng edad, lahi, kasarian, pinagmulan ng bansa, kapansanan, katayuan sa pag-aasawa, mga paniniwala sa relihiyon at iba pa ay hindi dapat itago sa mga tauhan ng mga file.
• Pagsasangguni sa dokumentasyon para sa layunin ng pamamahala ng trabaho ng isang empleyado, pagtatakda ng mga layunin, feedback na ibinigay at iba pa ay dapat na isampa sa isang pribadong, superbisor o folder na pag-aari ng manager.
• Material ng pagsisiyasat kabilang ang reklamo sa empleyado, mga panayam ng testigo, interbyu sa empleyado, mga natuklasan, rekomendasyon ng abugado, at resolusyon, kasama ang follow-up upang matiyak na walang paghihiganti, dapat manatili sa isang file ng pagsisiyasat na hiwalay sa mga talaan ng tauhan.
• File empleyado I-9 na mga form sa isang file na I-9 o lokasyon, ang layo mula sa mga talaan ng tauhan ng empleyado.
• Ilagay ang mga tseke sa background kabilang ang kasaysayan ng kriminal, mga ulat ng kredito, at iba pa, at ang mga resulta ng pagsusuri sa droga sa isang hiwalay na file hindi maaaring ma-access ng mga tagapangasiwa, tagapamahala, at empleyado. Inirerekomenda ng SHRM ang hiwalay na file na ito o inirerekomenda na ang impormasyong ito ay maaari ring i-file sa medikal na file ng empleyado.
• Mga tala ng Employee Equal Opportunity tulad ng mga form ng self-identification at mga ulat ng pamahalaan ay hindi dapat itago sa file ng tauhan o saanman may access ang superbisor.

Kung susundin mo ang mga patnubay na ito, ang iyong organisasyon ay epektibong nagtatabi ng mga totoo, maaasahang kasaysayan ng trabaho at mga talaan ng tauhan sa naaangkop na mga lokasyon.

Disclaimer:Pakitandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang pandaigdigang madla at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.