Talaan ng mga Nilalaman:
- 01 Paglilipat sa Mga Tawag
- 02 Paglalagay ng Caller On Hold
- 03 Pagtatapos ng Tawag
- 04 Paglikha ng Indibidwal na Voice Mail Pagbati
- 05 Pagsusulat ng isang Script para sa isang Automated Attendant
- 06 Pagsulat ng isang Awtomatikong Attendant Script para sa After-Hours o Closures ng Negosyo
- 07 Pag-iwan ng isang Mensahe ng Propesyonal na Telepono
Video: How to Answer the Phone at Work: What is a Professional Phone Greeting for the Workplace? The Answer 2024
Ang mga sopistikadong sistema ng telepono ngayong araw ay maaaring gawing mas madali ang mga bagay para sa mga negosyo na may mataas na dami ng mga tawag, ngunit ang mga parehong system ay kadalasang nakakabigo para sa mga tumatawag na nais lamang makipag-usap sa isang tao.
Kapag ang mga customer sa wakas ay nakarating sa isang miyembro ng iyong kawani, mahalaga na ang taong sumasagot sa telepono ay tinatrato ang mga tumatawag nang may lubos na paggalang. Maglagay lamang: gamutin ang iyong mga tumatawag sa isang paraan na nais mong pagtrato sa isang tawag sa negosyo.
Narito ang ilang mga pangunahing punto na dapat sundin kapag nagsasagawa ng mga propesyonal na pakikipag-ugnayan sa telepono na tutulong sa iyo at sa iyong mga empleyado na lumikha ng kultura ng telepono sa negosyo sa iyong kumpanya.
01 Paglilipat sa Mga Tawag
Ang paglilipat ng isang tawag sa telepono ay higit pa sa pag-alam kung anong mga pindutan ang itulak sa iyong sistema ng telepono. Kung ikaw ay naglilipat ng isang tawag dahil kailangan mong palakihin ang sitwasyon sa isang superbisor, maging malinaw sa tumatawag tungkol sa kung ano ang nangyayari at kung bakit. Kung nagpapahintulot ang iyong system ng telepono, manatili sa linya at ipakilala ang tumatawag sa susunod na tao, tinitiyak na ang tawag ay nakakonekta at ang tumatawag ay nararamdaman ng iginagalang. Bago ang paghahatid, tanungin kung mayroong tumatawag o karagdagang pangangailangan mula sa iyo ang tumatawag.
02 Paglalagay ng Caller On Hold
Kapag ang isang tumatawag ay hinawakan, ang isang minuto ay parang gusto magpakailanman, gaano man kalugod-lugod ang paghawak ng musika ng iyong kumpanya. Subukan na maghintay para sa isang i-pause sa pag-uusap bago sabihin ang mga tumatawag na inilalagay mo ang mga ito sa paghawak-iyon ay, iwasan ang nakakaabala na mga tumatawag kung posible. Siguraduhing naiintindihan nila kung bakit pinipigilan mo ang mga ito, at maging matapat tungkol sa kung gaano ito katagal. Humingi ng paumanhin para sa abala, at kung hindi nila kayang mahawakan, mas mabuti para sa iyo na tumawag sa kanila sa halip na hilingin sa kanila na tumawag sa iyo pabalik. At subukan na maging empatiya sa iyong tumatawag; walang nagnanais na i-hold, kaya maging tulad ng magalang habang pinapayagan ang sitwasyon.
03 Pagtatapos ng Tawag
Mayroong ilang mga kadahilanan na maaaring kailangan mong tapusin ang isang tawag sa telepono bago ang tumatawag ay handa na. Kung ang isang tumatawag ay abusado o gumagamit ng bastos o nagbabantang wika, hindi mo kailangang pahintulutan ang gayong pag-uugali. Sabihin sa kanila na tinatapos mo ang tawag dahil sa kanilang nakakasakit na wika, ngunit huwag mag-engganyo sa mga insulto o back-and-forth. Tiyaking mag-ulat ng mga naturang tawag sa iyong superbisor.
Kung kailangan mong tapusin ang isang tawag dahil ang isang tumatawag ay mahabang panahon lamang (na mas madalas ang kaso), maghintay para sa isang pause at subukan upang tapusin ang mga bagay na magalang. Maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng, "Ito ay kaibig-ibig na nagsasalita sa iyo, ngunit kailangan kong tumawag sa isa pang tawag ngayon." Tanungin kung may iba pang mga tanong ang tumatawag bago ipaalam ang tao, ngunit maging malinaw na tinatapos mo ang tawag.
04 Paglikha ng Indibidwal na Voice Mail Pagbati
Ang pagbati ng voicemail ay isang pahayag kung sino ka at kung ano ang iyong mga halaga ng kumpanya. Ang isang maikli at biglang pagbati ng voicemail ay hindi lumikha ng isang magandang unang impression, at isang mahaba, inilabas-out pagbati frustrates tumatawag. Subukan mong makakuha ng punto nang mahusay: sabihin kung sino ka, pangalan ng kumpanya, at kung bakit hindi mo masagot ang tawag (wala sa opisina, sa isa pang tawag, ang layo para sa isang tagal ng panahon). Hindi mo kailangang magbigay ng napakaraming detalye-sapat na lang upang alam ng tumatawag na siya ay narinig at na ibabalik mo ang tawag.
05 Pagsusulat ng isang Script para sa isang Automated Attendant
Ang unang bagay na maririnig ng iyong mga customer at mga kasosyo sa negosyo kapag tumawag sila sa iyong kumpanya ay magiging automated attendant system ng iyong telepono. Ipakita ang mga bilang na pagpipilian na ipinapalagay na ang iyong tumatawag ay hindi pamilyar sa kumpanya at nangangailangan ng patnubay. Tiyaking alam ng mga tumatawag na kung mayroon silang direktang extension para sa isang partikular na tao, maaari nilang maabot ang taong iyon nang direkta sa anumang oras.
Para sa lahat ng iba pang mga tumatawag, subukang gamitin ang pinaka-pamilyar na mga numero para sa bawat extension ("Pindutin ang zero para sa receptionist," halimbawa). Ilarawan ang departamento bago pagbibigay ng numero-halimbawa, "Para sa suporta ng customer, pindutin ang 5."
06 Pagsulat ng isang Awtomatikong Attendant Script para sa After-Hours o Closures ng Negosyo
Kung ang iyong negosyo ay magsasara pagkatapos ng isang tiyak na oras o sa mga katapusan ng linggo at walang sinuman ang magagamit upang sagutin o tulungan ang iyong mga tumatawag, lumikha ng isang awtomatikong pagbati na nagbabantay pagkatapos ng oras. Sabihin sa iyong mga tumatawag sa harap na ang negosyo ay sarado, at sa huli, hilingin sa kanila na tumawag muli. Tandaan na isama ang iyong mga normal na oras ng operasyon.
07 Pag-iwan ng isang Mensahe ng Propesyonal na Telepono
Ang Voicemail ay naging isang karaniwang bahagi ng bawat sistema ng telepono ng negosyo sa klase, at alam kung paano umalis sa isang propesyonal na voicemail na mensahe ng telepono-bilang karagdagan sa kung paano sagutin ang isa-ay nagpapakita ng positibo sa iyong kumpanya. Ang lahat ng mga empleyado na gumagamit ng telepono bilang bahagi ng kanilang trabaho ay dapat malaman kung paano mag-iwan ng isang propesyonal na mensahe ng telepono.
Business Etiquette of a Professional Voicemail Greeting
Ang pagbibigay sa iyong mga tumatawag na may kahalili sa paghihintay ay magbibigay sa iyo ng isang mapagkumpetensyang kalamangan. Ituturo sa iyo ng artikulong ito kung paano ito gagawin nang tama.
Business Etiquette: Kailan Ipakilala ang Isang Tao bilang Miss, Mrs, o Ms.
Alam mo ba kung paano gamitin ang Ms o Miss sa isang setting ng negosyo? Kumusta naman si Mrs. Ipakita ang paggalang sa pamamagitan ng paggamit ng tamang pamagat ng gender kapag tumutugon sa mga kababaihan.
Business Professional Attire vs. Business Casual Attire
Alamin ang tungkol sa mga pagkakaiba sa pagitan ng kaswal na negosyo at propesyonal na kasuutan sa negosyo, kasama ang mga tip kung ano ang hindi dapat isuot. Magdamit para sa trabaho na gusto mo.