Business Etiquette of a Professional Voicemail Greeting

Kung ang iyong kumpanya ay gumagamit ng mga kahon ng voicemail ng departamento para sa mga papasok na tawag, nais mong mag-record ng isang propesyonal na tunog na voicemail pagbati ng pagbati. Ang uri ng pagbati sa voicemail ay bahagyang naiiba kaysa sa personal na pagbati ng voicemail na nauugnay sa kahon ng voicemail ng isang indibidwal. Halimbawa, kung ang iyong sistema ng telepono ay nagbibigay-daan para sa isang pangkat ng mga extension ng telepono na "magkasama" upang mag-serbisyo sa lahat ng pangkalahatang mga tawag sa accounting, pagkatapos ay ang lahat ng mga extension mula sa Accounting Department ay maaaring maipon sa ilalim ng pangkalahatang extension ng Accounting Department.

Kapag ang automated attendant ay naglilipat ng isang tawag sa extension na iyon, ang susunod na magagamit na extension ay makakatanggap ng tawag. Kung ang lahat ng mga extension ng Accounting Department ay abala o hindi magagamit, ang tawag ay ililipat sa kahon ng voicemail ng departamento.

Mga Opsyon sa Pagbati ng Voicemail

Depende sa sistema ng telepono na mayroon ka sa iyong kumpanya, maaaring may iba't ibang mga opsyon para sa uri ng mga pagbati sa voicemail na pinapayagan kang bumuo. Kabilang dito ang:

• • Pagbati ng pangkalahatang voicemail: ginamit bilang default na pagbati ng voicemail kung walang iba pang uri ng pagbati ay nakatakda.
  • Pagbati ng panloob na voicemail: ginamit upang batiin ang mga taong tumawag sa iyong kagawaran mula sa loob ng iyong sariling kumpanya (hal. mula sa isa pang extension). Sa pangkalahatan, ito ay naaangkop lamang sa mga malalaking kumpanya.
  • Panlabas na voicemail na pagbati: nilalaro para sa mga taong tumatawag mula sa labas ng iyong kumpanya. Ang automated attendant ng iyong telepono ay maaaring magpatugtog ng pangkalahatang pagbati ng kumpanya na maririnig ng lahat ng mga panlabas na tumatawag. Kung ang pangalan ng iyong kumpanya ay nabanggit sa pagbati na iyon, hindi mo na kailangang sabihin ito muli sa iyong pagbati sa departamento.
  • Ang pansamantalang o wala sa pagbati ng voicemail ng opisina: ito ay naka-set kapag ang buong departamento ay hindi magagamit para sa isang partikular na tagal ng panahon. Halimbawa, ang departamento ay may kawani lamang sa pagitan ng 8:00 ng umaga at 5:00 ng hapon o mayroong isang ipinag-uutos na pulong ng departamento na nagtanggal sa lahat ng tao mula sa pagsagot sa telepono. Ang karamihan sa mga sistema ng voicemail ay magbibigay-daan sa iyo upang itakda ang isang petsa at oras ng pag-expire upang hindi mo na kailangang tandaan na i-off ito kapag ang iyong department ay bumalik sa mga normal na operasyon.
  • Sa telepono (abala) pagbati ng voicemail: Ang pagbati na ito ay ginagamit upang ipaalam sa mga tumatawag na ang kagawaran ay magagamit ngunit walang sinuman ang maaaring tumagal ng kanilang tawag kaagad dahil ang lahat ng mga extension sa department pool ay abala sa ibang mga tumatawag.

Mga Sangkap ng isang Magandang Pagbati sa Voicemail ng Kagawaran

• Pangalan ng Kagawaran
• Pahayag na hindi mo maaaring kunin ang kanilang tawag sa ngayon
• Imbitasyon na mag-iwan ng mensahe
• Kapag maaari nilang asahan ang isang bumalik na tawag
• Mga karagdagang opsyon na magagamit (hal. "Pindutin ang key ng pound upang bumalik sa …")
• Address ng website kung maaari itong magbigay ng makabuluhang impormasyon
• Hindi na mas mahaba sa 20 - 25 segundo (rule-of-thumb)
• Huwag magsimula sa "Ang iyong tawag ay napakahalaga sa amin …" pagbati. Ang pariralang ito ay sobrang ginagamit at karaniwan ay isang "i-off" sa mga tumatawag.
• Iwasan ang pagbibigay ng sobrang impormasyon at paggawa ng labis na pagbati.

Sample Good Goods Voicemail Pagbati

• Naabot mo ang Accounting Department. Ang lahat ng aming mga kinatawan ay abala sa servicing iba pang mga tumatawag. Kaysa sa pag-aaksaya ng iyong mahalagang oras sa hold, nais naming ibalik ang iyong tawag sa loob ng dalawang oras ng negosyo. Kung nais mong bumalik sa nakaraang menu, pindutin ang bituin ngayon. Kung hindi man, iwan sa amin ang detalyadong mensahe sa iyong pangalan at numero. Matapos mong i-record ang iyong mensahe, maaari mong pindutin ang pound key para sa higit pang mga pagpipilian. Salamat sa pagtawag.
• Naabot mo na ang Sales Department sa Operations Tech, Inc. Lahat ng aming mga kinatawan sa sales ay abala sa paghahatid ng iba pang mga customer ngunit nais naming ibalik ang iyong tawag sa lalong madaling panahon. Para sa kasalukuyang impormasyon sa pagpepresyo o upang suriin ang katayuan ng iyong order, mangyaring bisitahin kami sa web. Kung hindi man, mangyaring mag-iwan sa amin ng isang mensahe sa iyong pangalan at numero pagkatapos ng tono. Kung nais mong bumalik sa nakaraang menu, pindutin ang star key ngayon.
• Naabot mo na ang Accounting Department sa Operations Tech, Inc. Ang departamento ay kasalukuyang sarado. Ang aming mga normal na oras ng operasyon ay mula 8:00 am hanggang 5:00 pm Lunes hanggang Biyernes. Isinasara kami tuwing Sabado at Linggo. Maaari mong pindutin ang star key sa anumang oras upang bumalik sa nakaraang menu. Kung hindi, mangyaring mag-iwan sa amin ng isang mensahe sa iyong pangalan at numero at ibabalik namin ang iyong tawag kapag muling buksan ang opisina. Maaari kang mag-hang up pagkatapos umalis sa iyong mensahe o pindutin ang pound key para sa karagdagang mga pagpipilian. Salamat sa pagtawag.

Pagbati ng Malinaw na Voicemail

• Naabot mo ang Sales Department. Mag-iwan sa amin ng isang mensahe.
• Kamusta. Naabot mo ang Accounting Department sa XYZ.com. Ang lahat ng mga accountant ay kasalukuyang dumalo sa isang sapilitang pulong ng kagawaran at walang sinuman ang magagamit upang dalhin ang iyong tawag. Ang iyong tawag ay napakahalaga sa amin at nais naming ibalik ang iyong tawag sa lalong madaling panahon na kami ay bumalik. Gayunpaman, ito ay ang katapusan ng taon at ang aming tawag backlog ay masyadong mahaba. Kung tumatawag ka tungkol sa pagbabayad sa isang overdue na account, mangyaring siguraduhin na sabihin sa amin sa iyong mensahe upang maaari naming tawagan ka agad. Kung hindi, mangyaring maghintay para sa tono at iwanan kami ng detalyadong kumpidensyal na mensahe.
• Ang departamento ay sarado. Mangyaring mag-iwan ng mensahe pagkatapos ng tono.