Paano Basahin at Aprubahan ang isang Banquet Event Order (BEO)

Nais ng mga lugar na siguradong maganap ang mga malalaking kaganapan nang walang sagabal o, kung mayroong isang sagabal, nais nilang matiyak na hindi ito kasalanan. Sa pag-iisip na iyon, gumawa sila ng maingat na ginawa ng Mga Kaganapan sa Kaganapan sa Banquet (BEO) na dapat mag-sign ng mga coordinator ng kaganapan. Bagaman maaaring mahirap sue kung ang isang BEO ay hindi sinunod sa sulat, ito ay sa lahat ng mga layunin at layunin ng isang legal na kontrata; tiyak, dapat itong basahin nang maingat bago ito lagdaan.

Ano ang isang Banquet Event Order (BEO)?

Halos bawat pangunahing kaganapan na pinlano sa isang hotel o espesyal na pasilidad ng kaganapan ay nangangailangan ng Banquet Event Order o BEO, na isang kontrata na nagbabalangkas sa bawat detalye ng kaganapan. Kung ikaw ay isang tagaplano ng kaganapan, gugustuhin mong maging pamilyar sa BEO's upang masiguro mo na ang lahat ng mga detalye ay sakop ng tama.

Ang kasunduan ay madalas na nakabalangkas sa isang form na mga detalye ng mga seleksyon para sa pagkain at inumin, audio / visual, pag-setup ng kuwarto, kabilang ang mga centerpieces ng talahanayan, mga kinakailangan para sa kawani, at lahat ng iba pang mga item na may kaugnayan sa iyong kaganapan. Kasama sa BEO ay isang listahan ng mga gastos na kailangan mong bayaran.

Ang kasunduan ay malamang na kinabibilangan ng "mga bloke" ng impormasyon sa ilalim ng subheadings, tulad ng impormasyon ng contact, iskedyul, kaayusan ng pagkain at inumin, pagtatakda ng silid, audio visual, mga tuntunin at kundisyon, at mga bloke ng lagda.

Binabasa ang Order ng Kaganapan sa Banquet

Habang maliwanag na kailangan mong basahin ang BEO at sumang-ayon sa mga tuntunin na nakabalangkas sa kasunduan, siguraduhin din na basahin ang magandang pag-print. Siguraduhing lubos kang alam kung ano ang iyong sinasang-ayunan, kabilang ang lahat ng mga gastos.

Suriin na ang sumusunod ay nakabalangkas sa pangkalahatang bahagi ng BEO:

• Impormasyon tungkol sa mga contact sa lugar, kabilang ang isang numero ng cell phone
• Paggamit ng espasyo para sa araw ng kaganapan (i-double check upang matiyak na ang mga puwang na nabanggit ay ang mga puwang na iyong tunay na nalibot)
• I-set up, magsimula, at magtapos ng mga oras para sa kaganapan
• Ang kabuuang bilang ng mga bisita ay inaasahan

Pag-aayos ng Pagkain at Inumin

Ang isang bahagi ng BEO ay itatalaga sa mga kaayusan ng pagkain at inumin. Gusto mong tiyakin na ang mga sumusunod ay detalyado sa seksyon na ito:

• Ang buong menu, kabilang ang lahat ng mga kurso
• Ang bawat item sa buffet, at kung paano itatakda ang bawat istasyon at nakaposisyon sa kuwarto
• Paano tinutulungan ng venue na tugunan ang mga pangangailangan ng mga bisita na may espesyal na alalahanin sa pandiyeta (tulad ng gluten-free o vegetarian diet)
• Mga oras ng paglilingkod
• Mga espesyal na bagay tungkol sa serbisyo, tulad ng alak at sparkling na tubig sa mga talahanayan
• Ang pagkasira ng lahat ng mga presyo ng pagkain
• Detalyadong listahan ng alak, mga tatak ng alkohol at beers na magagamit sa bar

Room Set Up

Ang BEO ay dapat na partikular na nagbabalangkas sa buong silid na naka-set up. Kabilang dito ang:

• Paglalagay ng mga talahanayan
• Ang bilang ng mga upuan sa bawat talahanayan
• Paglalagay ng mga istasyon ng pagkain
• Lokasyon ng entertainment (at mga detalye tungkol sa akomodasyon ng mga entertainer kung angkop, kabilang ang imbakan ng mga kagamitan, pag-access sa pagkain at inumin, pagbabago ng puwang, atbp.)
• Lokasyon ng bar / s

Ang ilang mga BEO ay maaaring magsama ng isang diagram ng kuwarto na naka-set up.

Audio Visual at Outside Vendor

Ang mga audiovisual arrangement ay kung minsan ay lilitaw sa isang BEO, ngunit dahil maraming mga venue ang nagkontrata ng isang serbisyo sa isang third party, maaaring may isang hiwalay na kontrata. Kung ito ay kasama sa BEO, tiyakin na ang lahat ng mga detalye ay natatapos bago mag-sign ng kontrata.

Mga Tuntunin at Kundisyon

Ang lahat ng mga kontrata, kabilang ang mga BEO, ay may mga tuntunin at kundisyon na dapat mong sundin. Tiyaking alam mo ang lahat ng mga tuntunin at kondisyon bago pumirma sa dokumento. Halimbawa, ano ang mga tuntunin ng kasunduan sa kaso ng isang pagkansela? Paano magagawa ang mga pagtatalo kung, halimbawa, isang bisita slips at bumaba?

Mahalagang humingi ng anumang mga tanong ng tagapamahala ng pasilidad at kumpirmahin ang mga detalye sa iyong kliyente bago mag-sign. Sa sandaling naka-sign mo ang BEO, ito ay isang umiiral na kontrata.