ROI at ROO: Pagsukat ng Halaga ng Mga Kaganapan at Mga Pulong

Pagdating sa pagpaplano at pagsasagawa ng logistik sa kaganapan, ang mga tagaplano ng pulong at kaganapan ay kadalasang nalalaman na ang kanilang kaganapan ay malamig. Kasabay nito, pinaniniwalaan ngayon ng karamihan sa mga organisasyon ang halaga ng mga relasyon sa pagtatayo sa kanilang mga pangunahing nasasakupan sa pamamagitan ng iba't ibang mga kaganapan. Iyon ay isang magandang bagay sa propesyon.

Ang ilang mga tagaplano ng kaganapan ay nararamdaman ng kaginhawahan sa yugtong ito, sa wakas ay kinikilala o itinataguyod sa higit pang mga ehekutibong tungkulin para sa kanilang mga kontribusyon. Ngunit sa maraming pagkakataon, hindi sapat na magplano at magpatupad ng isang mahusay na pangyayari sa negosyo. Ang mga kaganapan sa negosyo ay madalas na tiningnan bilang isang pamumuhunan para sa isang naibigay na layunin, at dapat na maunawaan ng mga tagaplano ng kaganapan kung paano sukatin ang halaga ng kanilang mga programa.

Ang pagsukat ng kaganapan para sa return on investment (ROI) o return on objectives (ROO) ay maaaring bagong teritoryo para sa ilang mga tagaplano, ngunit ito ang uri ng pagsisikap na makakatulong sa pagpapalawak ng kanilang paglahok at pangkalahatang kontribusyon sa isang organisasyon, paliwanag ni Tony Lorenz, dating CMM, pangulo ng Chicago-based na ProActive, Inc., isang Freeman Company. Ang ProActive ay isang strategic at mga ahensya ng kaganapan na nakatutok sa mga karanasan sa marketing na karanasan. Lorenz na ngayon ang CEO sa AlliedPRA.

Pangunahing Mga Sukatan ng Kaganapan

Karamihan sa mga propesyonal sa kaganapan ay kinikilala na ang pagsukat ng kanilang mga programa ay mag-iiba mula sa samahan patungo sa organisasyon. Ang isang dahilan para sa mga ito ay ang mga modelo ng negosyo ay malawak na naiiba sa pagitan ng mga korporasyon, asosasyon, hindi kita at iba pa. Kaya ano ang ilang mga paraan na inaasahan ng mga tagaplano ng kaganapan sa pagsukat ng kanilang mga pangyayari?

Kung ang isang propesyonal na kaganapan ay gumagana sa pinansiyal na bahagi ng isang organisasyon, siya ay maaaring inaasahan na masukat ang kaganapan batay sa mga pagtitipid sa pananalapi. Halimbawa, ano ang kabuuang natipong pagtitipid para sa mga silid ng hotel, meeting space, catering, atbp?

Kung ang isang propesyonal na kaganapan ay gumagana sa negosyo bahagi ng isang organisasyon, siya ay maaaring inaasahan upang masukat ang kaganapan batay sa kontribusyon ng programa sa pangkalahatang plano sa negosyo. Halimbawa, ang pag-aayos ng seminar na bahagi ng isang pangkalahatang paglulunsad ng produkto na nagsasangkot ng maraming yunit ng negosyo.

At halos lahat ng tagaplano ng kaganapan ay magkakaroon ng isang kritikal na pagtingin sa kung ano ang naging mabuti at kung ano ang maaaring mapabuti sa hinaharap. Nagkaroon ba ang kaganapan sa loob ng badyet? Nalugod ba ang kliyente sa kinalabasan?

At habang ang bawat diskarte ay tiyak na isang wastong paraan ng pagsukat, sila ay may posibilidad na mag-focus lamang sa mga sukat sa pinakamaraming pantaktika na antas. Ang mga propesyonal sa kaganapan ay dapat na naghahanap upang magtatag ng mga paraan upang gawing mas strategic ang kanilang mga kontribusyon sa kaganapan.

Strategic Event Analysis

Ipinapaliwanag ni Lorenz na ang pulong ROI ay maaaring makita sa dalawang magkakaibang dimensyon: sa mga antas ng samahan at kalahok:

1. Maaaring tingnan ng organisasyon ang ROI sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng lahat ng mga gastos at paghahambing nito sa isang halaga na tinatantya ng samahan. At pagkatapos ay tinutukoy ang mga pinansyal na benepisyo ng kaganapan. isang antas ng organisasyon at sa isang antas ng kalahok.
2. Ang ROI sa antas ng kalahok ay maaaring sinusukat sa indibidwal na antas at tinatantya ang halaga sa bawat batayan ng kalahok.

Pinapayuhan ng ProActive ang mga kliyente na sundin ang isang strategic, creative na proseso upang makaapekto sa mga kaganapan, at inirerekomenda ni Lorenz ang pagtuon sa pagsukat ng mga saloobin. Ito ay partikular na epektibo para sa mga malalaking kaganapan:

• Discovery. Ang pagtuklas ay dapat maganap nang maaga sa proseso upang ang mga tagaplano ay maaaring magsangkot sa mga pangunahing stakeholder upang ganap na tukuyin ang nilalaman ng pagpupulong, mga tagapagsalita, atbp. Ang mga tagaplano ay dapat may kinalaman sa mga pangunahing stakeholder na maaaring magpasiya ng mga madiskarteng layunin para sa parehong samahan ng host ng kaganapan at mga dadalo ng pulong. Maaari itong maabot sa pamamagitan ng pagtatanong sa kanila upang makumpleto ang isang maikling, anim hanggang walong open-ended questions.
• Pre-Event Survey. Ito ang panahon kung kailan maaaring tukuyin ng tagaplano o kaganapan tagaplano ang ilang mga quantifiable na mga panukala para sa ROI at ROO. Survey ng isang malawak na sample ng mga inanyayahan upang matukoy ang kanilang mga isyu, mga alalahanin, at mga pangangailangan sa maraming mga antas. Matutulungan nito ang tagaplano upang tukuyin ang mga sukatan ng pagsukat para sa mga dadalo ng pulong.
• Pre-Meeting Core-7 Baseline. Ang hakbang na ito ay nagbibigay ng panukala sa mga sikolohikal at asal na pagdalo sa pagdalo ng pulong tungkol sa mga bagay na natukoy sa panahon ng pagtuklas.

1. Kaalaman / pag-unawa ("Alam ko")
2. Opinions / perceptions / beliefs ("Sumasang-ayon ako")
3. Mga damdamin / saloobin ("Gusto ko")
4. Mga kakayahan / kakayahan ("ko")
5. Mga intensyon / pangako ("ako")
6. Mga Pagkilos ("Ako ay gumagawa")
7. Mga resulta ng negosyo / mga epekto - ROI ("Nagbibigay ako ng halaga")

• Disenyo ng Pagpupulong. Sa pamamagitan ng pag-unawa sa mga layunin ng stakeholder at mga pananaw sa pagdalo, ang mga tagaplano ay maaaring itakda ngayon ang mga pangunahing layunin para sa pulong mismo at kung paano ipapakita ang mga mensaheng iyon. Anong uri ng mga presentasyon? Dapat bang isama ng programa ang mga interactive na workshop? Magiging kapaki-pakinabang ba ang isang palapag ng tradeshow sa pagtuturo ng mga dadalo? Anong mga gamit ang gagamitin mo upang ihatid at palakasin ang iyong mensahe? Sino ang dapat magsilbing tagapagsalita?
• Hawakan ang Pagpupulong o Kaganapan.
• Post-Event Survey / Benchmarks. Matapos ang kaganapan, mahalaga na sukatin kung gaano kahusay ang naihatid ng programa sa mga huwaran na tinukoy batay sa mga resulta ng pagtuklas at pre-event survey. Naging resulta ba ang programa sa mga pagbabago sa mga saloobin, pananaw, paniniwala, at iba pa? Magaganap ba ang mga dadalo sa mga pagbabagong iyon?
• Epekto ng Negosyo ng Pagsubaybay.Ang estratehikong pagsukat ay nangangailangan ng pagtutok sa pangmatagalang epekto sa pag-uugali ng dumalo sa pagdalo. Ito rin ay isang magandang panahon upang matukoy ang pinansiyal at di-pinansiyal na epekto ng programa.

Mga Mungkahi upang Optimize ang Proseso ng Pagsukat sa Pagpupulong

Nag-aalok si Lorenz ng anim na patnubay upang tulungan ang mga tagaplano upang mapahusay ang kanilang pagbalik sa mga pangyayari:

1. Ilapat ang proseso ng pre-meeting / pre-meeting.
2. Sukatin ang mga sikolohikal, pang-asal at pinansiyal na sukat.
3. Gamitin ang pagsukat ng ROI para sa mga malalaking, mahahalagang pagpupulong
4. Mga resulta ng pagsukat at pagsubaybay sa taon hanggang taon.
5. Magtatag ng mga propesyonal na pamantayan at kasanayan sa kawani.
6. Pagbutihin sa paglipas ng panahon

Mga Mungkahi para sa Pagsukat ng Mas Maliliit na Sized na Kaganapan

Upang maging sigurado, isang pormal na programa ng pagsukat para sa isang indibidwal na programa ay magiging kapaki-pakinabang para sa mga malalaking, mamahaling mga kaganapan. Ngunit ano ang tungkol sa iba pang mga kaganapan sa negosyo na naka-iskedyul sa buong taon - posible na mag-aplay ang mga sukat ng kaganapan sa daan-daang mga mas maliit na mga kaganapan na pinaplano sa buong taon?

Syempre.

Nagpapahiwatig si Lorenz na ang mga organisasyon ay makikilala ang lima o anim na mga benchmark na tanong na mahalaga sa organisasyon. Pagkatapos, sukatin ang iba't ibang mga kaganapan upang matukoy kung ang serye ng mga kaganapan ay gumawa ng isang sikolohikal, asal o pinansiyal na epekto.

Pagsamahin ang mga resulta. Halimbawa, kung ang isang organisasyon ay may hawak na 30 katulad na mga kaganapan sa buong taon sa iba't ibang mga merkado na may magkatulad na mga benchmark, ito ay tiyak na maaaring magbigay ng mga sukat ng husay at dami.

"Ihiwalay ang tagumpay at magtayo ng mga hakbang mula roon," payo ni Lorenz.

Ang mga pangunahing stakeholder sa organisasyon ay magkakaroon ng pangwakas na sabihin sa kung gaano kabisa ang mga kasangkot sa isang kaganapan o serye ng mga kaganapan ay tutukoy kung gaano karaming kredito ang dapat ibigay sa mga taong nakatulong sa plano ng mga pangyayari.