Mga Tip para sa Pag-hire ng Pinakamahusay na Planner ng Kaganapan o Producer

Ang pag-hire ng isang tagaplano o tagalikha ng kaganapan ay hindi kailangang maging isang nakakatakot na gawain, ngunit dapat mong siguraduhing gumugol ka ng oras sa pagkuha ng mga pinakamahusay na tagaplano ng kaganapan at maingat na ma-screen ang mga ito bago magawa ang isa para sa kaganapan ng iyong kumpanya.

May mga variable na dapat isaalang-alang kapag gumagawa ng iyong pagpili. Kabilang dito ang layunin ng iyong kaganapan, ang badyet na iyong ginagampanan, ang iyong dahilan para sa pag-hire sa labas, at ang mga magagamit na kandidato para sa trabaho, at sa kabutihang-palad, may ilang mga mahusay na mapagkukunan na magagamit ng mga kumpanya upang piliin ang pinakamahusay na tagaplano ng kaganapan o producer tulungan kang gumawa ng kaganapan ng kanilang kumpanya.

Gamitin ang sumusunod na gabay upang matulungan kang matukoy kung kailangan mo ng isang kaganapan tagaplano para sa iyong susunod na kaganapan ng kumpanya, at kung gagawin mo, kung paano piliin ang pinakamahusay na kandidato para sa trabaho.

Tukuyin ang Layunin ng iyong Kaganapan at Pangangailangan para sa Planner ng Kaganapan

Iniisip ng karamihan na ang pag-hire ng isang tagaplano ng kaganapan sa labas o tagapagtustos ay nagsisimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa badyet ng kaganapan, ngunit ang katotohanan ay mas mahalaga na magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy kung bakit gusto mong hawakan ang isang kaganapan sa unang lugar. Bago ka umabot sa isang panlabas o panloob na mapagkukunan na tutulong sa iyong planuhin ang pangyayaring iyon, nais mong maging isang posisyon upang ibahagi ang mga mahahalagang layunin ng kaganapan. Sagutin ang iyong mga may-katuturang mga katanungan tungkol sa kung sino, ano, saan, kailan, bakit at paano-magkakaroon ng maraming oras upang gumawa ng mga pagsasaayos mamaya.

Sa sandaling natukoy mo na ang iyong mga layunin, ang ilang mga malinaw na ideya ay magsisimulang lumabas tungkol sa kung anong tema at mensahe ang gusto mong ihatid sa iyong kaganapan, ngunit ang pinakamahalaga, nais mong matukoy kung anong mga aktibidad at serbisyo ang kailangan mo sa panlabas na mapagkukunan upang pangasiwaan para sa iyo.

Gusto mong matukoy kung anong badyet ang mayroon ka para sa isang tagaplano at kung makakatulong sila sa pagpili ng lugar, magtayo ng mga menu at gumawa ng mga rekomendasyon sa mga opsyon sa pagkain at inumin, mga nagsasalita ng pinagmulan at libangan, maging on-site para sa araw-ng-pangangailangan ng produksyon, at / o makatulong na lumikha ng mga mahahalagang dokumento sa komunikasyon tulad ng mga imbitasyon at listahan ng bisita. Kung pinaplano mo ang iyong kaganapan nang nag-iisa at mayroon ka pa ng alinman sa mga pangangailangan na ito, hindi mo nais na mag-hire ng isang tagaplano ng kaganapan upang pamahalaan ang mga gawaing ito at mga responsibilidad.

Gumamit ng Lokal na Pagmumulan upang Makahanap ng isang Kwalipikadong Planner sa Kaganapan

Kadalasan, itinuturing ng mga tao na ang salita ng bibig ay ang pinakamahusay na paraan upang umarkila ng isang tagaplano ng kaganapan para sa kanilang anibersaryo, pulong ng negosyo sa almusal, pagtatapos ng linggo ng pagtulog, o iba pang uri ng kaganapan, at habang tiyak na nakakatulong ito, marahil ito ay hindi ang pinaka-epektibong paraan.

Kung sinusubukan mong mahanap ang pinakamahusay na tagaplano ng kaganapan para sa iyong kapakanan, pinakamahusay na mag-research ng isang taong nakaranas at may matibay na reputasyon sa loob ng komunidad ng mga tagaplano ng kaganapan. Ang salita ng bibig ay nagbibigay ng isang pagkakataon para sa madaling benta para sa isang tagaplano na nais upang makahanap ng mga bagong kliyente, ngunit ang peer reputasyon ay napaka epektibo.

Hindi alintana kung ito ay isang social na kaganapan o isang pulong ng korporasyon, sa pangkalahatan ay nagsasalita, ang mga alituntunin ng pagkuha ng isang tagaplano ng kaganapan o tagapagtustos mananatiling pareho: gusto mong umarkila isang taong may kadalubhasaan sa paglikha ng iyong uri ng kaganapan.

Isaalang-alang ang mga kabanata ng mga propesyonal na grupo ng pagiging miyembro o suriin sa pambansa o lokal na kabanata ng Meeting Professionals International, ang International Special Events Society, ang National Association of Catering Executives. Mahalaga rin na malaman kung sino ang naglalathala ng mga artikulo sa kanilang industriya.

Kung nais mong malaman kung sino ang may reputasyon sa paghahatid ng mga serbisyo o kadalubhasaan sa isang partikular na merkado, suriin sa lokal na kombensyon at bisita kawanihan ng maraming mga tagaplano ng kaganapan ay mga aktibong miyembro, at sila rin ay nagpapanatili ng mga relasyon sa mga lokal na kamara ng commerce; isa pang paraan upang mapagkukunan ang mga eksperto ay upang maabot ang departamento ng benta ng hotel convention-ibabahagi nila sa iyo kung sino ang kanilang pinagkakatiwalaan.

Panayam at Pag-usapan ang Mga Pangangailangan sa Kaganapan Sa Mga Aplikante

Karamihan sa mga tagaplano ng kaganapan ay sabik na marinig ang tungkol sa iyong partikular na kaganapan, ngunit bigyan ang mga ito ng maikling mga detalye sa una, at pokus ng kaunti pa sa kanilang kadalubhasaan sa unang pag-ikot ng mga panayam, sa panahong iyon dapat mong bawasan ang bilang ng mga kandidato pababa sa tatlong pinakamalakas na aplikante.

Dapat mong itanong sa bawat tagaplano ng kaganapan o sa kanilang kompanya na ibahagi ang impormasyon tungkol sa kanilang negosyo, karanasan sa mga nakaraang kaganapan, at kung paano nila plano para sa mga contingencies, pagbabayad ng maingat na pansin sa paraan ng tugon ng aplikante at anumang mga follow-up na katanungan na maaaring mayroon siya para sa iyong kumpanya, ang kaganapan, o mga layunin nito.

Gagawin ka ng mga mahusay na tagaplano sa isang talakayan upang matutunan ang mga pangkalahatang layunin ng iyong kaganapan, timeline, badyet, bilang ng bisita, at mga kagustuhan sa personal. Ang mga mahusay na tagaplano ay magtatanong sa iyo ng mga tanong tungkol sa iyong samahan at matutunan ang tungkol sa iyong mga layunin at ang iyong partikular na kaganapan-hanapin ang mga karatula na ito kapag nag-interbyu upang makahanap ng mga kandidato na tumayo mula sa iba.

Bagaman hindi laging posible na matugunan ang isang tao nang personal sa unang round ng mga panayam, lalo na kung ang iyong programa ay wala sa bayan, ito ay maaaring isang mahalagang hakbang sa pagpili ng tamang tagaplano o producer para sa iyong kaganapan at kumpanya.

Ang face-to-face meetings ay nagbibigay ng pananaw sa kabila ng kadalubhasaan o karanasan ng tagaplano sa kanyang kaugnayan sa koponan sa iyong kumpanya na tutulong sa paglikha ng kaganapang ito-gusto mong pumili ng isang kandidato na hindi lamang may mahusay na rekord para sa track paggawa ng mga kaganapan sa kalidad, ngunit isa ring nakakasama sa iyong koponan.

Narrowing Down Options at Making a Selection

Ito ay hindi sapat na sapat upang pumunta sa iyong likas na ugali, ang payo ng iyong mga kaibigan o kahit na kasamahan at kasamahan sa trabaho, o ang pulong sa taong nag-iisa-ito ang iyong pangyayari, at ang pangalan mo at ang iyong reputasyon ay iniuugnay sa mga ito-kailangan mong suriin ang mga sanggunian ng iyong mga kandidato, masyadong. Siguraduhing humingi ng mga pangalan ng mga kliyente na nagtrabaho sa mga dating kandidato, ngunit gumuho rin sa kasaysayan ng bawat tagaplano upang maghanap ng mga kaganapan na hindi niya maaaring nabanggit-maaari mong malaman kung siya ay nawala sa ilang mga kaganapan sa isang partikular na kliyente na ginawa 't gawin ang kanyang resume.

Sa sandaling napatunayan mo na ang isang kandidato ay mahusay sa iyong kumpanya, nagpapakita ng kadalubhasaan sa larangan, at may isang magandang pagkaunawa sa kaganapan na nais mong makagawa sa kanya, oras na upang paliitin ang iyong pagpili sa isa at makinig sa ang kanyang mga ideya tungkol sa kaganapan. Batay sa iyong mga layunin at ideya, isang mahusay na tagaplano ng kaganapan ay magpapakita sa iyo ng isang plano na makakatulong na makamit ang iyong tema-kung ito ay isang pribadong gabi at hapunan para sa isang matalik na pangkat ng mga tao, ang tagaplano ay dapat dumating sa iyo ng mga ideya na kasama ang marami sa ang mga detalye para sa iyong programa.

Sa puntong ito, ang tagaplano ng kaganapan ay dapat magpakita sa iyo ng mga ideya na gagawin mo sa pakiramdam na kinuha nila ang iyong badyet at dinoble ang halaga nito. Dapat itong maging maliwanag sa paraan ng kanilang pagtataguyod ng kanilang pangitain para sa iyong kaganapan.

Paghahambing ng Iyong Badyet sa Planner ng Kaganapan

Batay sa iyong mga layunin sa kaganapan, posible na lumikha ng isang pangkalahatang pakiramdam kung magkano ang halaga nito para sa iba't ibang mga elemento ng iyong programa, na mag-iiba batay sa uri ng kaganapan na iyong ini-host at kung ano ang kinabibilangan nito. Maraming mga tao na nag-organisa ng isang kaganapan sa unang pagkakataon ay malamang na mahulog sa bitag ng kinakapos upang magplano ng isang champagne kaganapan sa isang badyet ng beer, na kung saan ay kung bakit maraming mga tao ay magpapasara sa kanilang kaganapan tagaplano para sa tulong.

Ang isang ideal na kandidato ay kukuha ng kung ano ang badyet na ipinakikita mo sa kanila at ibalik ito sa isang bagay na mahiwagang, ngunit ang mga ideya ay darating sa isang presyo, at mahalaga para sa iyo na hilingin sa tagaplano na ibunyag ang lahat ng kanyang mga gastos at potensyal na mapagkukunan kung paano ang mga bayarin ay sakop at isasama sa pangkalahatang mga bayarin sa bayarin ng tagaplano ng kaganapan ay magkakaiba mula sa tagaplano sa tagaplano o kumpanya ng kaganapan sa kaganapan ng kumpanya.

Depende sa uri ng iyong kaganapan, hihilingin sa iyo na magbigay ng mga deposito, gawaing isinusulat, at mga kontrata sa tagaplano ng kaganapan at ang mga lugar ng kaganapan at mga serbisyong inaalok nila. Ito ay isang ganap na katanggap-tanggap na paraan ng paghawak ng negosyo, ngunit ang pinakamagandang payo sa puntong ito ay humingi ng propesyonal na payo at hindi kailanman pumirma ng isang kontrata na hindi pa nasuri ng iyong sariling legal na tagapayo-lalo na kapag nakikitungo sa mga pribadong indibidwal na hindi maaaring magkaroon ng parehong mapagkukunan ng isang malaking kumpanya.

Manatili sa Iyong Planner at Maging Inihanda sa Sunog at Rehire

Karamihan sa mga masamang kuwento na nangyari na may kaugnayan sa pagpaplano ng kaganapan ay kadalasang resulta ng kawalan ng follow-through. Ang pagpaplano ng kaganapan ay nangangailangan ng epektibong koordinasyon ng logistik at pagpapaliban sa mga ito sa isang third-party na tao ay maaaring baligtad kung ang tagaplano ng kaganapan na iyong tinanggap ay hindi lubos na nananagot sa mga layunin at layunin ng iyong kumpanya para sa kaganapan.

Para sa kadahilanang ito, ikaw bilang isang hiring manager ay dapat na magtrabaho nang malapit sa tagaplano o producer upang matiyak na ang bawat elemento ng produksyon ay napupunta nang walang sagabal-mula sa pagtiyak na ang mga lugar at mga supplier ay handa na para sa kaganapan upang matiyak na ang mga pagbabayad ay ginawa sa bawat vendor bago at pagkatapos. Hindi ito sinasabi na ang karamihan sa mga tagaplano ng kaganapan ay hindi naghahatid sa kanilang mga ipinangakong serbisyo; ito ay nangangahulugan lamang na dapat mong tiyakin na ang logistik ay nakumpirma na.

Kung ang lahat ng bagay ay napupunta sa plano, magkakaroon ka ng isang matagumpay na kaganapan at mahusay na tagaplano ng mapagkukunan ng kaganapan para sa hinaharap, ngunit kung ang proseso ng pagpaplano ay hindi tumatakbo nang maayos para sa mga serbisyong sinang-ayunan sa pagsusulat, mahalagang suriin kung ang proyekto ay isang mahusay na magkasya sa tagaplano.

Bagaman makatwirang maging pasyente at magtrabaho sa pamamagitan ng logistik at anumang potensyal na hindi pagkakaunawaan sa kahabaan ng paraan, kung hindi mo natatanggap ang mga serbisyo na gusto mo dapat ay handa ka na magkaroon ng ilang mga seryosong talakayan. Kung kailangan mo, maging handa sa sunog ng isang masamang tagaplano at magkaroon ng backup na pagpipilian sa lahat ng oras.