Pamamahala ng Mga Pagbabago sa Mga Proyekto

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumugol ng maraming oras sa paggawa ng mga plano at pagtatag ng mga layunin ng pangkat. Ang mga sponsor, mga stakeholder at mga team ay gumugugol ng maraming oras sa paggawa ng mga pagbabago sa saklaw ng trabaho at proseso ng rollout. Ang pagkakaroon ng isang malinaw at madaling proseso ng pamamahala ng pagbabago sa lugar at isang panatag na mata sa mas malaking larawan, kahit na ang ilan sa mga paglilipat ng mga detalye, napupunta sa isang mahabang paraan patungo sa pagpapanatili ng proyektong lumilipat at nagpapahintulot sa iyo na panatilihin ang iyong cool.

Tanggapin ang Pagbabago na Mangyayari

Ang mga pagbabago ay nangyayari sa halos lahat ng punto ng lifecycle ng pamamahala ng proyekto. Kinikilala na ang mga pagbabago ay hindi maiiwasan - sa katunayan, kadalasang kapaki-pakinabang - ang mga bahagi ng proseso ay nagpapahintulot sa mga pinakamahusay na tagapamahala ng proyekto na iakma ang mga mas mabilis na pamamaraan sa pagpaplano at pagpapatupad. Ang pagkakaroon ng mga estratehiya sa lugar upang epektibong makitungo sa mga pagbabago tulad ng nangyari ito ay ang pinakamabilis na paraan upang mapanatili ang mata ng lahat sa premyo, kahit na sa harap ng kung ano ang maaaring mukhang kung minsan palaging shift sa direksyon.

Ang isang tinukoy, balangkas na proseso ng pamamahala ng pagbabago ay ang iyong playbook ng pagpapatupad; ang iyong diskarte 'bibliya'. Ito ay tutukuyin, para sa iyo, kung paano pinakamahusay na tumugon bilang isang lider sa mga mungkahi - kahit na mga pangangailangan - para sa pagbabago sa loob ng isang proseso ng pag-unlad. Makakatulong ito sa iyo na mag-navigate, maganda at may katiyakan, kung minsan ay mga kontrahanang nakikipagtulungan na mga landscapes patungo sa tagumpay ng mga pangwakas na layunin ng lahat ng partido.

Ang Proseso ng Pamamahala ng Pagbabago

Mukhang ganito ang proseso ng pamamahala ng pagbabago:

• Tumanggap ng kahilingan / demand para sa pagbabago sa proseso sa proyekto
• Tayahin ang kahilingan / demand ng pagbabago na may pagtuon sa badyet sa proyekto tungkol sa:
  • mga materyales
  • anumang may-katuturang mga kinakailangan sa permit
  • mga oras ng tao
  • oras na nawala / nagkamit
• Maghanda at ipakita sa mga shareholder ng proyekto / makipag-ugnayan sa iyong mga rekomendasyon para sa kung paano magpatuloy kaugnay sa mga kahilingan (s)
• Tumanggap ng pag-apruba ng shareholder approval o declination upang magpatuloy

Tingnan natin ang bawat isa sa mga hakbang na iyon:

Tumanggap ng Kahilingan / Demand para sa Pagbabago sa Proseso sa Proyekto

Makatanggap ka ng isang kahilingan upang baguhin ang proyekto sa daan-daang iba't ibang paraan: sa isang pulong, sa pamamagitan ng email, sa telepono, sa koridor habang nagmamadali ka sa opisina sa gabi. Sa isip, makakakuha ka ng impormasyon tungkol sa isang form ng kahilingan ng pagbabago, ngunit dapat mong malaman na sa totoong buhay maraming mahahalagang stakeholder ang nag-iisip na ang pagkumpleto ng ganitong uri ng gawaing papel ay ang job manager ng trabaho - at sa iyong kumpanya, maaaring ito.

Ang template ng kahilingan sa pagbabago ng proyekto (higit pa sa na sa isang minuto) ay dapat tumpak at maikli ang pagkuha ng lahat ng mga detalye ng kahilingan, subalit impormal na dumating sila sa iyo. Sa sandaling madama mo na ang lahat ng mga detalye ay tumpak na naitala, patakbuhin ang form na nakalipas ng initiator para sa pag-verify na ang lahat ng mga point ay ganap na natugunan.

Tandaan na ang mga pagbabago ay maaaring tungkol sa pagkuha ng trabaho. Huwag palaging isipin na ang mga pagbabago ay may kaugnayan sa paglalagay ng trabaho in Ang proseso ay pareho hindi alintana kung ikaw ay ang pagtaas o pagbaba ng saklaw ng proyekto.

Magdala ng Pagbabago sa Pagsusuri

Tingnan ang detalye ng pagbabago sa detalye. Iyong makikita ang epekto sa:

• Iskedyul
• Dokumentasyon
• Magtrabaho sa petsa at trabaho pa rin gawin
• Badyet
• Mga panukalang kalidad
• Saklaw
• Availability ng mapagkukunan

Halimbawa, ang isang pagbabago ng software ay maaaring tinantya sa 5 araw. Ito ay hindi lamang magdagdag ng 5 araw sa iskedyul dahil ito ay itulak ang isa pang gawain at ilipat na sa isang timeframe kung saan ang mahalagang mapagkukunan ay sa isang holiday. Ang gawain ding iyon ay kailangang ilipat, kaya ang pangkalahatang pagbabago na ito ay magdaragdag ng 8 araw sa iskedyul. Ito ay nagkakahalaga ng $ 5k na gagawin, at ang dagdag na 8 na araw ay nagtutulak sa amin sa isa pang buwan sa kontrata ng tagapagtustos, kaya may mga gastos upang isaalang-alang din doon. Ang kalidad ay mananatiling pareho ngunit mga pagbabago sa saklaw upang isama ang bagong pagbabago.

Ang lahat ng mga may-katuturang dokumentasyon ay kailangang ma-update kabilang ang plano ng proyekto at mga manual ng pagsasanay, na sinimulan na.

Kaya sa malaking larawan, ang isang simpleng 5-araw na pagbabago ay may mga epekto. Mahalaga na isaalang-alang ang lahat ng mga nauugnay na kadahilanan bago gumawa ng isang desisyon sa pagpapatupad, dahil ang pagkakaroon ng buong larawan ay maaaring baguhin ang kinalabasan.

Maghanda at Magandang Rekomendasyon

Gamit ang isang pang-unawa sa buong epekto ng hiniling na pagbabago o pagbabago, ipakita ang iyong mga rekomendasyon patungkol sa posibilidad na mabuhay ng shift.

Sa ilang mga kaso, ang mga pagbabago ay hindi maipatutupad dahil ang masamang benepisyo ay mas mababa kaysa sa gastos. Sa ibang mga kaso, ang sapat na benepisyo ay maaaring matagpuan upang mabawi ang gastos ng paggawa ng karagdagang trabaho. Ang iba pang mga kaso, pa rin, ay magpapatunay na ang mga pagbabago ay hindi maiiwasan at lampas sa iyong kontrol, anuman ang negatibong epekto, na nagreresulta mula sa mga isyu sa regulasyon o pagsunod, o panloob na mga isyu tulad ng restructuring ng organisasyon.

Ang desisyon

Para sa mga maliliit na pagbabago na nasa loob ng iyong limitasyon sa pahintulot, ang desisyon kung tanggapin o tanggihan ang mga pagbabago ay nakasalalay sa iyo (na may tamang input mula sa koponan). Anumang mas malaki ang dapat na maaprubahan ng sponsor ng proyekto o proyekto ng board. Ang mga tuntunin para sa kung ano ang bumagsak sa ilalim kung saan ang kategorya ay karaniwang binabanggit nang malinaw sa simula ng anumang proyekto.

Anuman ang kinalabasan, mahalaga na panatilihing kasama ang lahat ng tao sa proseso na ipinakita. Ang pag-alis ng mga miyembro ng koponan sa anumang punto sa pag-unlad ay maaaring gastos sa integridad ng buong proyekto, at anumang mga pakikipagtulungan sa hinaharap.

Baguhin ang Mga Tool sa Pamamahala

Ang isang bilang ng mga tool sa pamamahala ng pagbabago ay binuo upang gawing mas madali ang proseso na ito at mas naka-streamline. Ang sentro ng bawat tool sa pamamahala ng pagbabago ay dapat na:

• Isang listahan ng checklist o proseso ng paglalakad ng mga stakeholder sa pamamagitan ng mga tamang hakbang upang magtaas ng pagbabago sa saklaw ng proyekto
• Isang form ng kahilingan sa pagbabago ng template (TANDAAN: Kung gumagana ang iyong mga proyekto sa online mula sa isang awtomatikong daloy ng trabaho, magandang ideya na magkaroon ng form na ito na kasama sa listahan ng iyong docs)

Pagbuo ng isang Form ng Kahilingan sa Pagpapalit ng Proyekto

Ang form ng kahilingan sa pagbabago ng proyekto ay dapat kabilang ang:

• Ang pangalan ng taong humihiling ng pagbabago (ang 'humiling').
• Ang isang natatanging tagatukoy, tulad ng isang numero ng pagbabago (maaari mong idagdag ito sa iyong sarili sa ibang pagkakataon dahil malamang na ang alinman sa mga tao na nagtataas ng kahilingan at ang paggamit ng form ay malalaman kung ano ang papasok dito).
• Isang paglalarawan ng ipinanukalang pagbabago, na may mas maraming detalye hangga't maaari.
• Ang kategorya ng pagbabago. Sa isip, ang mga kahilingan ay dapat na pumili mula sa isang prepopulated seksyon na ito upang sila ay lamang upang lagyan ng tsek ang kahon. Ito ay isang magandang lugar upang matukoy kung ang isang kahilingan sa pagbabago ay may kaugnayan sa regulasyon o panloob na pagsunod - kung ito ay (tunay na), maaari mong lampasan ang maraming mga hakbang sa pagpaplano at pagtatasa at makamit ka lamang nito.
• Ang 'bakit' ng pagbabago. Ano ang katwiran para sa pagpapatupad nito? Bakit gusto ito ng humiling?
• Potensyal na epekto ng ipinanukalang pagbabago sa iba't ibang mga elemento ng proyekto, kabilang ang oras, gastos, kalidad, saklaw. Maaaring hindi magkaroon ang lahat ng detalye ng humihiling kaya maaaring mangailangan ng iyong tulong sa pagpuno sa mga patlang na ito sa pamamagitan ng hakbang sa pagtatasa ng pagbabago. Ang pinakamaliit na hinahanap mo sa puntong ito ay para sa paglilinaw kung ito ay maaaring tumaas, bawasan o baguhin ang mga kasalukuyang parameter ng proyekto.

Baguhin ang mga form ng kahilingan ay dapat na bilugan na may espasyo para sa mga detalye para sa iyo upang punan ang bilang pagbabago ay karagdagang tinalakay. Dapat ding isama ang isang template para sa:

• Baguhin ang desisyon: Tanggapin, Tanggihan o Manumbalik
• Pangalan ng taong gumagawa ng desisyon (o grupo) kasama ang petsa na ginawa ang desisyon at anumang karagdagang mga komento.

Mga Pagbabago at Pamamahala ng Saklaw ng Proyekto

Ang pamamahala ng saklaw ng proyekto ay ang proseso na nag-filter at pinipino ang mga pagkakaiba sa pagitan ng kung ano ang kinakailangan upang maisagawa ang isang proyekto ng matagumpay at kung ano ang hindi. Kapag natanggap ang mga kahilingan sa pagbabago ng proyekto, kinakailangan upang isaalang-alang kung paano maaaring makaapekto ang mga pagbabagong iyon sa pangkalahatang proyekto. Ang proseso ng iyong pamamahala ng pagbabago ay tumutulong sa iyo na pinuhin, at itakda sa loob ng konteksto, kung bakit ang pagbabago ay o hindi praktikal o kinakailangan.

Isang Gabay sa Pamamahala ng Proyekto ng Katawan ng Kaalaman (PMBOK® Guide) - Ang pamamahala ng pagbabago ng proyekto ng coverage ng Fifth Edition ay nagkakahalaga ng pagbanggit, dahil hindi ito madaling maunawaan. Ang PMBOK® Guide Kasama ang mahusay na mga alituntunin ng starter sa anyo ng isang proseso na tinatawag na 'Control Scope' sa seksyon ng Pamamahala ng Scope ng Proyekto. Gayunpaman, ang proseso ng pamamahala ng pagbabago sa mga proyekto ay kailangang hawakan sa isang mas pinagsamang paraan, at ito ay makikita sa teksto. PMBOK® Guide dapat ding sumangguni ang mga gumagamit sa proseso ng Magsagawa ng Pinagsama-samang Pagkontrol sa Pagbabago habang tinatakda nito nang malinaw kung paano magkasama ang mga link sa mas malaking landscape.

Para sa mga layunin ng pagiging isang PMP mahalaga na maunawaan kung paano PMBOK® Guide sumasaklaw sa pamamahala ng pagbabago dahil ito ay isang bahagi ng iyong pagsusuri. Ngunit tandaan na ang proseso ng pamamahala ng pagbabago na aktwal mong gagamitin sa mga proyekto ay kailangang isinama, madaling sundin at praktikal.

Nangunguna sa Iyong Koponan sa Pamamagitan ng Proseso ng Pagbabago

Ang koponan ng proyekto ay kritikal sa tagumpay ng anumang proyekto, kaya nakakatulong na magkaroon sila aktibong nakikibahagi sa pamamahala ng mga pagbabago sa proseso.

5 paraan na matutulungan mo ang iyong koponan na mabilis na makilala ang proseso ng pamamahala ng pagbabago ng proyekto:

1. Maging bukas tungkol sa mga pagbabago. Hayaang malaman ng iyong koponan na ang pagbabago sa mga proyekto ay inaasahan.

2. Maging bukas tungkol sa proseso. Ang proseso ng pamamahala ng pagbabago na tinalakay dito ay hindi natural sa lahat. Karamihan sa mga miyembro ng koponan ay hindi alam kung ano ang inaasahan sa kanila hanggang sila ay pinayuhan. Mag-set up ng isang briefing upang pumunta sa pamamagitan ng proseso sa kanila, at ipaalam sa bawat isa kung ano ang kanyang papel sa pagpapatupad nito.

3. Gawing madali. Ang pagbabago ng proyekto ay madalas, sa pinakamainam, isang kontroladong kaguluhan. Ang mga hakbang na iyong dadalhin upang matagumpay na mag-navigate ito ay tukuyin ang iyong katapangan bilang isang tagapamahala ng proyekto. Ang iyong koponan ay maaaring makahanap ng mga pagbabago na nakapanghihina ng loob - lalo na ang mga malalaking o pagpapabalik ng mga desisyon na naisip na ayusin at ang mga hadlang ay itinuturing na matagal na naalis. Ang iskedyul ay mali, ang badyet ay maaaring iba, ang mga kinakailangan ay tiyak na naiiba.

Tinitingnan ka ng iyong koponan para sa patnubay at pagpapapanatag. Gawing madali ang proseso para sa kanila.

4. Maging naroon upang tumulong. Ang isang bagong paraan ng paggawa ay nangangailangan ng oras upang matagumpay na maisama. Kung naunang pinamamahalaang pagbabago sa proyekto sa isang impormal na paraan (o hindi sa lahat) pagkatapos ay magbago sa isang pormal na proseso ay maaaring tumagal ng ilang sandali upang maging 'ang paraan ng ginagawa namin ang mga bagay sa paligid dito'. Hayaang malaman ng koponan na naroroon ka upang tulungan sila kung kailangan nila upang patakbuhin ang isang bagay na nakaraan mo.

5. Huwag matakot na sabihin hindi. Hindi lahat ng mga pagbabago ay makatwirang panukala. Ipaalam ng iyong koponan na kung matindi ang pakiramdam nila tungkol sa isang pagbabago na hindi ang tamang bagay para sa proyekto sa oras na ito na ikaw ay tatayo sa pamamagitan ng mga ito sa pag-uusap na may kahilingan sa pagbabago.

Ang hindi pagbigyan ang epektibong pagbabago ay punong kabilang sa mga paraan ng isang proyekto ay maaaring ganap na derailed, kaya watch out. Gamit ang tamang impormasyon at proseso, ang mga pagbabago sa proyekto ay maaaring makitungo sa isang kontrolado, matalinong at kapaki-pakinabang na paraan para sa lahat ng kasangkot.