Mga Mahusay na Ideya para sa isang Epektibong Talaan ng Pagpaparehistro ng Kaganapan

Ang pagpaparehistro ay ang unang punto ng pakikipag-ugnay sa iyong mga bisita, at ang isang mahusay na check-in na proseso ay nagpapanatili ng mataas na antas ng kaguluhan at nagtatakda ng tono para sa isang mahusay na kaganapan. Sa flip side, ang isang disorganized at oras-ubos na karanasan ay maaaring iwan ang karamihan ng tao grumbling ang lahat ng mga paraan hanggang ang iyong kaganapan kicks off. Sa sobrang pagsakay sa talaan ng pagpaparehistro, tiyak na nais mong makuha ito ng tama sa unang pagkakataon. Sundin ang checklist na ito ng mga mahahalagang bagay upang matiyak na makakakuha ka ng isang magandang simula.

Mas malaki ang Mas mahusay

Sinasabi sa atin ng simpleng matematika na ang malalaking madla ay mangangailangan ng mas maraming lakas-tao kung nais mong maiwasan ang mahabang linya. Inirerekumenda ko ang isang attendant para sa bawat isang daang mga bisita, at isang floater para sa bawat dalawang daang mga bisita. Bilang malayo sa mga pangangailangan ng talahanayan, ipagpalagay ang dalawang attendants sa bawat walong talahanayan talahanayan at magdagdag ng isang karagdagang talahanayan sa pagkalkula para sa mga supply at workspace.

Manatiling Konektado

Hindi mo nais na tumakbo sa mga bulwagan na naghahanap ng power outlet o koneksyon sa internet, kaya siguraduhing makuha ang mga linya na ito sa iyong talahanayan nang maaga. Gusto mo ring magdala ng isang laptop kahit na wala kang plano sa paggamit nito. Maaaring madaling magamit ang access sa online kung kailangan mong suriin ang mga email o matulungan ang mga nawawalang bisita na mahanap ang kanilang paraan papunta at mula sa venue. Huling ngunit hindi bababa sa, suriin ang sitwasyon sa pag-iilaw. Kung ang pasilyo ay dimly lit pagkatapos ay maaari mong idagdag ang ilang mga ilaw ng desk upang makatulong sa pagbabasa ng iyong mga listahan.

Huwag Kalimutan ang Mga Kagamitan sa Tanggapan

Ang bawat planner ay dapat magkaroon ng isang kahon ng paghawak na puno ng mga mahahalaga sa opisina tulad ng tape, gunting at iba't ibang marker. Ang iba pang mga pambihirang mga item para sa iyong listahan ng packing ay ang mga blankong nametags, mga numero ng talahanayan at mga nakalaang karatula upang gamitin kung kinakailangan. Oo, ang iyong lugar ay magkakaroon ng access sa karamihan ng mga bagay na ito, ngunit ang oras at pagkabigo mong i-save sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mga ito sa tabi mo ay hindi mabibili ng salapi.

Palakasin ang Mga Sagot

Ang isa sa mga pinakamalaking disruptors sa iyong "ritmo sa pagpaparehistro" ay ang barrage ng mga simpleng tanong na nagmumula sa parehong mga boluntaryo at mga dadalo. Maaari mong pigilan ang mga tanong na ito mula sa pagbagal sa linya ng pagpaparehistro sa pamamagitan ng pag-set up ng talahanayan ng tulong. Mahilig ka sa kung magkano ang mas mahusay na check-in na talahanayan ay maaaring tumakbo kapag mayroon kang dedikadong tao na sumasagot sa mga tanong tulad ng "kung saan ay ang banyo?"

Manatiling bukas

Mahalaga na panatilihing hindi bababa sa isang tao sa talaan ng pagpaparehistro sa buong kaganapan. Hindi mo nais ang isang relatibong menor de edad na problema sa pag-snowball sa isang bagay na mas malaki dahil walang sinuman ay magagamit upang makatulong. Karaniwan itong nangyayari kapag ang mga bisita ay napipilitang tumingin sa ibang lugar kapag ang iyong koponan ay hindi matagpuan. Ito ay tumatagal lamang ng isang hindi maganda ang oras ng banyo break upang magpadala ng isang mahinahon attendee off patungo sa kusina na lugar upang humiling ng isang salad na walang mga sibuyas!

Panatilihin ang iyong mga Kaibigan Isara

Mayroong ilang mga numero ng contact na gusto mong maging mahusay bago ang kaganapan kicks off. Ang una ay ang numero ng mobile para sa iyong coordinator ng lugar. Hindi magkakaroon ng panahon upang pag-usapan ang gusali kapag ang mga tuwalya ng papel ay tumatakbo sa banyo, kaya ang numerong ito ay isang ganap na kailangang-may. Ang isa pang magandang numero para sa mga isyu na may kaugnayan sa pagkain ay ang tagapangasiwa ng catering. Panghuli, kumpirmahin ang pinakamahusay na numero ng emerhensiya para sa mga kagawaran ng pulisya at sunog. Ang ilang mga hotel ay may sariling kawani ng seguridad na madalas ay ang pinakamagandang punto ng pakikipag-ugnay sa mga sitwasyong ito.

Ang mga talahanayan ng pagpaparehistro ay dapat magbigay ng higit pa sa isang welcome sign at tag ng pangalan. Mula sa pananaw ng bisita, kinakatawan nila ang customer service center para sa iyong kaganapan. Ngunit upang mabuhay hanggang sa inaasahan na ito, kailangan mong maging handa. Matapos ang lahat, kung ang mga bisita ay hindi maaaring gawin ito nakaraang pagpaparehistro, pagkatapos ay ang natitirang bahagi ng iyong mga pagsusumikap sa pagpaplano ay pumunta hindi napapansin.