Ano ang Invoice at Ano ang Isinasama Nito?

Isang invoice, kung minsan ay tinatawag na invoice ng benta, ay isang dokumento na ipinadala ng isang provider ng isang produkto o serbisyo sa mamimili. Ang invoice ay nagtatatag ng obligasyon sa bahagi ng mamimili upang magbayad, paglikha ng isang account na maaaring tanggapin. Sa ibang salita, ang invoice ay nakasulat na pagpapatunay ng kasunduan sa pagitan ng bumibili at nagbebenta ng mga kalakal o serbisyo.

Ang mga invoice ay isang mahalagang bahagi ng bookkeeping at accounting recordkeeping system ng iyong negosyo dahil nagrekord sila ng mga transaksyong benta.

Ano ang Isinasama ng isang Invoice?

Ang karaniwang mga seksyon sa isang invoice ay kinabibilangan ng:

• Ang petsa na nilikha ang invoice. Huwag kalimutan ito. Ang petsa ng invoice ay nagsisimula sa orasan na nakasaad sa customer. Kung mayroon kang mga termino (isang limitasyon sa oras para sa pagbabayad), nais mong isama ang petsa upang alam ng lahat kung kailan dapat bayaran.
• Mga pangalan at address ng customer at supplier. Kung lumilikha ka ng invoice sa software ng accounting, maaaring kailangan mo lang ang email address ng kostumer, ngunit magandang ideya na kolektahin at isama ang pisikal na address, kung kailangan mong magpadala ng isang tunay na sulat o dokumento.

• Makipag-ugnay sa mga pangalan ng mga indibidwal sa dalawang negosyo (o negosyo at indibidwal). Ito ay isang mahusay na tuntunin ng relasyon ng customer upang matiyak na tama ang mga pangalan ng spell mo.
• Paglalarawan ng mga item na binili, alinman sa mga produkto o serbisyo, kabilang ang mga presyo at dami. Kadalasan ay magkakaroon ka ng karaniwang mga item sa paglalarawan at mga numero ng imbentaryo. Ngunit maging tiyak at detalyado hangga't maaari, kapag lumikha ka ng invoice. Naiwasan nito ang pagkalito at "Hindi ko alam" ang mga isyu.
• Mga Tuntunin ng pagbabayad. Halimbawa, ang provider ay maaaring tukuyin ang "net 30 araw," na nangangahulugang ang buong halaga ay dapat bayaran sa loob ng 30 araw.

Paano Mag-Invoice ng isang Customer

Maaari kang gumamit ng software ng accounting sa online na negosyo, o marahil ay gumagamit ka ng isang pre-naka-print na invoice na makukumpleto mo. Gumagana ang proseso sa parehong paraan para sa parehong mga proseso ng pag-invoice.

Maghahanda ka ng isang invoice lamang pagkatapos mong maipadala o maihatid ang produkto o serbisyo sa customer.

• Magsimula sa pamamagitan ng pagkilala sa customer. Sa ilang mga kaso, maaari mo ring nais na kilalanin ang isang sub-customer o trabaho sa loob ng file ng kostumer na iyon.
• Isama nakaraang mga numero ng dokumento na may kaugnayan sa pagbebenta na ito, kabilang ang anumang kasunduan sa pagbili o kasunduan sa pagbebenta o pagtatantya.
• Kilalanin ang mga bagay na naibenta at naihatid. Kadalasan, isasama mo ang pangalan ng produkto o serbisyo, dami (o oras, para sa mga serbisyo) at rate (bawat item o kada oras). Kung gumagamit ka ng online na software, ang kabuuan para sa bawat item ay kinakalkula. Ito ang lugar na maaaring kailanganin mong pag-uri-uriin ang isang item bilang "na-order nang pabalik."
• Ang bawat item ay makakakuha ng sariling linya, at ang kabuuang ng lahat ng mga linya ay idinagdag.
• Susunod, isasama mo ang anumang impormasyon deposito na ginawa ng customer o anumang diskwento inilapat sa invoice na ito.
• Maaari kang mag-alok ng mga customer ng iba't ibang mga paraan ng pagbabayad, marahil ay nagbibigay ng diskwento para sa pagbabayad sa cash.
• Isama ang mga Tuntunin ng pagpapadala para sa mga produkto na naipadala. Mayroong dalawang uri: FOB shipping point o FOB destination. (FOB ay nangangahulugang "libre sa board.") Kung ang mga tuntunin ay FOB shipping point, ang nagpadala (na nagbebenta) ay nagbabayad sa pagpapadala. Kung ang mga tuntunin ay FOB destination, nagbabayad ang bumibili sa pagpapadala. Isa ring magandang ideya na tandaan kung pinipili ng kostumer ang item o mga item, kung may anumang katanungan tungkol sa natanggap na item.
• Isama ang mga tuntunin ng pagbebenta. Iyon ay, kailan mo gustong bayaran ang bumibili at magbibigay ka ba ng diskwento para sa maagang pagbabayad? Ang mga tuntunin ay ipinahayag tulad ng 2/10 Net / 30 na ito. Iyon ay nangangahulugang magbibigay ka ng 2% na diskwento kung natanggap ang pagbabayad sa loob ng 10 araw, at ang buong balanse ay dapat bayaran sa loob ng 30 araw.

Ang mga invoice ay maaaring ipadala sa koreo o i-email o i-fax sa isang kostumer.

Kapag binabayaran ng isang customer, dapat na nabanggit ang numero ng invoice sa resibo ng benta at naitugma sa resibo ng benta sa iyong software ng accounting, kaya malinaw na ang invoice ay binayaran. Ang pagbabayad ay tumatagal ng natitirang halaga sa labas ng iyong mga account na maaaring tanggapin account.

Mga Invoice kumpara sa Mga Order ng Pagbili

Ang mga invoice ay minsan nalilito sa mga order sa pagbili. Ang mga order sa pagbili (POs) ay bago ang transaksyon, at ang mga invoice ay pagkatapos ng transaksyon. Ang mga order sa pagbili ay nagtala ng isang order ng isang customer sa isang vendor o supplier. Ang isang invoice, sa kabilang banda, ay nagtatala ng resibo ng produkto o serbisyo at, tulad ng nakasaad sa itaas, ang mga tuntunin ng pagbabayad. Ang mga order sa pagbili ay ginagamit ng maraming mga kumpanya bilang bahagi ng isang proseso ng pag-apruba. Ang ilang mga kumpanya ay nangangailangan ng mga order sa pagbili para sa mga produkto o serbisyo sa isang tiyak na halaga.

Mga Invoice vs. Bills

Ang pagkakaiba sa pagitan ng isang invoice at isang bayarin ay ang pokus at pananaw. Ang invoice ay nilikha ng isang tagapagtustos, at ito ay isang pahayag ng mga serbisyo o mga produkto na ginawa at ibinigay sa isang kostumer, kabilang ang halaga na nautang. Maaaring malikha ang isang invoice bago o pagkatapos na matanggap ang produkto o serbisyo. Ito ay karaniwan para sa isang invoice na isasama sa mga produkto na naihatid, kaya ang tatanggap ay maaaring suriin ang mga item upang matiyak na ang mga ito ay lahat doon.

Ang isang bayarin ay isang kahilingan para sa pagbabayad. Ang isang panukala ay karaniwang itinuturing mula sa pananaw ng kostumer. Karaniwang makatanggap ng kuwenta nang walang invoice, tulad ng sa isang restaurant o retail store. Ang isang bayarin ay karaniwang ibinibigay sa inaasahan ng agarang pagbabayad.

Ang ilang mga Halimbawa ng mga Invoice

Kasama sa sample na invoice ang impormasyon ng Canada, ngunit bibigyan ka nito ng ideya kung anong invoice ang kasama.

Narito ang ilang mga hakbang-hakbang na direksyon para sa paglikha ng isang invoice.