Paano Patakbuhin ang mga Mabisang Pulong na Nagbibigay ng Mga Resulta

Ang mga tao ay gumagastos ng labis na oras sa mga pulong sa negosyo na ang pagpupulong ng oras sa napapanatiling mga resulta ay isang priyoridad para sa matagumpay na mga organisasyon. Ang mga pagkilos na nagagawa ng mga pagpupulong sa negosyo ay matagumpay na nangangailangan ng pamamahala ng lider ng pulong bago, sa panahon, at pagkatapos ng pulong.

Kung sinasamantala mo ang labindalawang mga tip sa pamamahala ng pagpupulong ng negosyo, ang iyong mga pagpupulong at mga koponan ay gagana nang mas mahusay at makabubuting mas mahusay na mga resulta.

Mga Pagkilos na Dalhin Bago ang Pulong sa Negosyo

Ang mga aksyon bago ang pulong ng negosyo ay nagtatatag ng mga saligan para maisagawa ang mga resulta ng pulong. Maaari mong gawin ang lahat ng kinakailangang follow-up, ngunit walang pre-trabaho, hindi ka magiging matagumpay.

Planuhin ang Pagpupulong ng Negosyo

Ang mabisang mga pulong sa negosyo na nagsisimulang mga resulta ay nagsisimula sa matalinong pagpaplano. Una, tukuyin kung kailangan mo ng iba pang mga empleyado upang matulungan kang planuhin ang pulong (ibig sabihin, paghila sa mga tao mula sa ilang mga kagawaran). Pagkatapos ay magpasiya kung ano ang inaasahan mong matupad sa pamamagitan ng pagpupulong at pagtatag ng mga layunin para sa iyong pagpupulong.

Ang mga layunin na itinakda mo para sa pulong ng iyong negosyo ay magtatatag ng balangkas para sa isang epektibong plano ng pagpupulong. Tulad ng sinabi ni Stephen Covey sa "Pitong mga Katangian ng Lubhang Epektibong Tao," "Magsimula sa pagwawakas sa isip." Matutukoy ng iyong layunin sa pagpupulong ang pokus ng pagpupulong, ang agenda ng pagpupulong, at ang mga kalahok na kakailanganin mong dumalo sa pulong.

Tiyaking Kailangan Mo ng Isang Pulong

Maaari itong maging pabalik, ngunit, sa sandaling nalikha mo ang iyong plano sa pagpupulong sa negosyo, siguraduhin na ang isang pagpupulong ay angkop na sasakyan para maisagawa ang mga layuning itinatag mo. Ang pagpupulong ng mga pagpupulong ay isang mamahaling pakikitungo kapag isinasaalang-alang mo ang masisingil na halaga ng mga dadalo. Gumawa ng bawat pagsusumikap upang matukoy na ang isang pulong ay ang pinakamahusay na pagkakataon upang malutas ang problema, mapabuti ang proseso, o lumikha ng isang mahaba o maikling diskarte para sa iyong koponan o departamento.

Tiyakin ang Angkop na Paglahok sa Pagpupulong

Kung ang isang pulong ng negosyo ay ang angkop na paraan upang matupad ang iyong mga layunin, suriin sa mga kalahok na ang pagdalo ay kinakailangan para sa pulong upang magtagumpay. Ito ay maaaring tunog tulad ng isang walang-brainer, ngunit ito ay naglalakbay sa pinakamamahal na pinuno-ang mga pangunahing dadalo ay dapat magamit upang dumalo sa pulong.

Minsan ang mga tao ay nagpapadala ng mga delegado sa kanilang kawalan. Kung ang isang delegado dumalo sa lugar ng isang krusyal na tagagawa ng desisyon, siguraduhin na ang itinalagang miyembro ng kawani ay may awtoridad na gumawa ng mga pangwakas na desisyon na maaaring mag-sign-off. Kung hindi, ipagpaliban ang pulong.

Ipamahagi at Repasuhin ang Pre-Work Bago ang Pagpupulong

Ilang mga pagpupulong ang iyong dinaluhan na nagsimula sa tagapakinig ng pulong na nagpapasa ng isang ream ng papel o paggawa ng isang pagtatanghal ng PowerPoint upang ilunsad para sa talakayan? Nakabigo dahil sa pagkuha ng mga taktika ng tanso; ang pagpupulong ay nagiging isang grupo na nagbabasa ng hindi gaanong produktibo para sa iyong negosyo.

Maaari kang gumawa ng mga pulong sa negosyo na pinaka-produktibo at matiyak ang mga resulta sa pamamagitan ng pagbibigay ng kinakailangang pre-trabaho bago ang pulong. Ang pagbibigay ng pre-work, chart, graph, at materyal sa pagbabasa 48 oras bago ang pagsisimula ng pagpupulong ay nangangahulugan na ang lahat ay handa upang tumalon sa kanan.

Ang dokumentasyon na tutulong sa iyo na makamit ang mga layunin sa pagpupulong ay maaaring kabilang ang mga sumusunod:

• mga ulat at data
• mga tsart at mga link sa mapagkumpitensyang impormasyon
• buwan-to-date na mga benta
• mga plano sa produksyon
• Mga slide ng Microsoft PowerPoint na naglalarawan ng mga pangunahing punto ng talakayan
• pulong ng mga minuto, mga tala, at follow-up mula sa naunang mga pulong o kaugnay na mga pulong at proyekto

Mga Pagkilos na Dalhin Sa Pulong ng Negosyo

Sa panahon ng pulong ng negosyo, kung ginamit mo ang oras nang epektibo, ikaw ay magtatag ng sigasig para sa paksa at makabuo ng pangako mula sa mga kalahok. Ang mga tao ay pakiramdam na bahagi ng isang bagay na mas malaki kaysa sa kanilang pang-araw-araw na mga hamon. Samakatuwid, ang isang mahusay na facilitated, aktibong pulong na nagtatakda ng yugto para sa follow-up ay makakapagdulot ng mga resulta ng pulong.

Epektibong Pagpapatupad ng Pagpupulong sa Negosyo

Ang pinuno ng pulong ay nagtatakda ng isang positibo, produktibong tono para sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa pulong. Ang mabisang pagpupulong ay nagsisimula sa pagsusuri ng mga layunin, o anticipated na resulta mula sa pulong, at ang agenda. Ang facilitator ay tumutulong sa mga miyembro ng grupo na manatiling nakatutok at produktibo.

Ang disenyo ng pagpupulong at ang agenda ay nagtakda ng balangkas para sa pulong. Ang isang epektibong facilitator, na nagpapanatili sa mga kalahok sa track, tinitiyak ang tagumpay ng inaasahan, nais na mga resulta bilang isang resulta ng pulong.

Kasangkutin ang bawat kalahok sa mga gawaing maaaring gawin

Ang bawat workgroup ay may iba't ibang personalidad na nagpapakita ng mga pagpupulong. Mayroon kang tahimik na kasamahan sa trabaho pati na rin ang mga tao na nagsisikap na dominahin ang bawat talakayan. Kung nagpapadali o dumadalo sa pagpupulong, kailangan mong isangkot ang bawat dadalo sa proseso ng mga mithiin ng pagpupulong.

Tinitiyak nito na ang bawat kalahok ay namuhunan sa paksa ng pulong at susundan. Hindi ka magkakaroon ng isang miyembro-o iyong sarili-sinusubukan mong dalhin ang buong pag-load.

Gumawa ng isang Epektibong Pagpupulong sa Pagpupulong sa Pagpupulong ng Negosyo

Sa panahon ng pulong ng negosyo, gumawa ng isang follow-up plan na may mga item na aksyon. Kasama sa mga mabisang plano ang sumusunod:

• Ang partikular na item ng pagkilos
• Ang pangalan ng taong kumuha ng pagmamay-ari upang magawa ang item na aksyon
• Ang takdang petsa ng item na aksyon
• Pagsang-ayon tungkol sa kung ano ang bumubuo ng pagkumpleto ng item na aksyon

Talakayin ang mga sitwasyon sa real-buhay at mga hadlang sa tagumpay na maaaring maranasan ng mga miyembro ng koponan habang sinisikap nilang matupad ang mga bagay na kinakailangan upang makabuo ng mga resulta. Kung kailangan mo ng isang follow-up meeting, itakda ang oras bago umalis ang mga kalahok upang ito ay nasa kalendaryo ng lahat.

Mga Pagkilos na Dalhin Pagkatapos ng Pagpupulong ng Negosyo

Ang mga aksyon at pagpaplano bago at sa panahon ng pulong ay may malaking papel sa pagtulong sa iyo na makamit ang inaasahan, positibo, at nakakatulong na mga resulta. Ang iyong mga pagkilos na sumusunod sa pulong ay mahalaga rin. Ang pag-follow-up sa susunod na nakatakdang pulong ay hindi sapat ng isang pamumuhunan upang matiyak ang mga resulta.

I-publish ang Minuto ng Mga Meeting

I-publish ang iyong mga minuto at plano ng pagkilos sa loob ng 24 na oras. Ang mga tao ay mas epektibong makatutulong sa mga resulta kung makapagsimula sila sa mga bagay na aksyon kaagad. Mayroon pa silang sariwang memorya ng pulong, iba't ibang mga punto ng talakayan, at ang makatwirang paliwanag para sa bawat bagay ng pagpupulong.

Gayundin, ang pagkaantala sa pamamahagi ng mga minuto ay makakaapekto sa iyong mga resulta dahil ang karamihan sa mga tao ay naghihintay para sa mga minuto na dumating bago harapin ang kanilang mga pagtatalaga.

Mabisang Pagpupulong sa Pagpupulong ng Negosyo

Ang paggalang at pagmamasid ng mga deadline at follow-up ay tutulong sa iyo na makamit ang mga resulta mula sa iyong mga pulong. Kasunod ng pagpupulong, ang bawat tao na may item na aksyon ay dapat gumawa ng isang plano sa pagkilos para matupad ang bawat isa sa kanilang mga pangako.

Kung isinusulat nila ang mga hakbang sa kanilang tagaplano, ipagkatiwala ang mga tungkulin sa ibang kawani, o kumpletuhin ang gawain kaagad, ang indibidwal ay responsable para sa follow-up.

At, maaari mong mapabuti ang mga resulta ng pulong sa pamamagitan ng pagsunod sa bawat tao sa pagitan ng mga pulong sa pagitan ng mga pulong. Ang iyong layunin ay suriin ang progreso at tiyaking ang mga gawain ay nagsisimula.

Pananagutan para sa Follow-Up Sa Kasunod na Pagpupulong

Nakarating na ba kayo nakaupo sa isang follow-up meeting na binubuo ng bawat kalahok na nagsasabi sa grupo kung bakit hindi nila magawa ang kanilang pangako? Ang pagtatatag ng pamantayan o kaugalian ng pananagutan para sa mga resulta ay nagsisimula nang maaga sa iyong ikot ng pagpupulong.

Ang pagpapatuloy ng tagapamagitan sa kalagitnaan ng pagitan ng mga pagpupulong ay tumutulong, ngunit ang grupo ay dapat gumawa ng kabiguang panatilihin ang mga pagtatalaga na hindi katanggap-tanggap. Ipagbigay-alam ng mga kalahok ang pag-unlad at mga kinalabasan sa susunod na pagpupulong sa pag-asa na ang lahat ng mga kalahok ay magawa ang kanilang mga layunin. Kung ang isang gawain ay natigil, sa susunod na pagpupulong ay makita kung may lehitimong kalsada sa pag-unlad at matukoy kung paano magpatuloy.

Ipahayag ang Proseso ng Pagpupulong ng Negosyo para sa Patuloy na Pagpapaganda

Ang pagsasagawa ng debriefing sa bawat pulong ng negosyo ay isang malakas na tool para sa patuloy na pagpapabuti. Ang mga kalahok ay nagpapalitan ng pagtalakay kung ano ang epektibo, o hindi epektibo, tungkol sa kasalukuyang proseso ng pulong ng negosyo. Tinatalakay din nila ang pag-unlad na sa palagay nila ginagawa ng grupo sa paksa.