Paano Makilala ang Magandang Hotel RFP

Hindi lihim na ang mga hoteler ay laging naghahanap ng mga paraan upang makilala ang mga pulong at tagaplano ng kaganapan na maaaring pumili ng mga hotel at iba pang lugar para sa mga pagpupulong, insentibo na mga biyahe, kumperensya, at eksibisyon.

Maraming mga hotel ang umaasa sa mga online na hotel RFP (Request for Proposals) na mga site, tulad ng Conventionplanit.com at sabrehotelrfp.com upang itaguyod ang kanilang mga kakayahan sa pagpupulong at conference service. Nakagawa rin sila ng kanilang sariling mga online na RFP form.

Maraming tagaplano ang nag-aatubili na magpadala ng kanilang RFP sa hotel sa pamamagitan ng mga third-party na search engine, na nagsasabing isumite ang kanilang mga kahilingan para sa mga bid ng hotel nang direkta sa hotel at conference center.

Anong impormasyon ang kasama sa isang hotel RFP?

Ang isang mahusay na tool upang matulungan ang mga tagaplano magsimula upang bumuo ng kanilang sariling mga form para sa mga bid sa hotel at iba pang mga pangangailangan ng kaganapan ay ang kaganapan na tinanggap gawi palitan ng mga tool mula sa Convention Industry Council.

Ang mga pangunahing elemento para sa isang hotel RFP ay dapat isama ang mga sumusunod:

• Ang pangunahing impormasyon ng contact ng requestor (pangalan, pamagat, organisasyon, address, telepono, email, atbp.)
• Mga petsa ng kaganapan (magbigay ng hindi bababa sa dalawang magkakaibang pagpipilian)
• Kinakailangan ang mga bloke ng kuwarto (mga petsa at bilang ng mga guest room)
• Mga kahilingan sa meeting room (petsa, laki ng kuwarto, dami)
• Mga kinakailangan sa pagkain at inumin
• Mga kinakailangan sa pag-access
• Mga kinakailangan sa pagpapadala at pagtanggap
• Iba pang kaugnay na impormasyon

Pagkuha ng Advantage of RFP Tools

Bilang karagdagan, ang Global Business Travel Association (GBTA) ay nagbibigay ng mga miyembro nito sa isang malawak na tool ng RFP na hotel na maaaring ipalagay ng mga tagaplano ng kaganapan. Ang mga elemento ng GBTA hotel RFP ay kinabibilangan ng mga sumusunod:

• Impormasyon tungkol sa overview ng pasilidad ng hotel
• Ang impormasyon ukol sa overview ng RFP
• Mga detalye ng kontrata ng guest room
• Sukat ng kabuuang puwang ng meeting ng hotel
• Kabuuang bilang ng mga meeting room
• Sukat ng pinakamalaking ballroom o meeting room ng isang hotel
• Mataas na kisame para sa pinakamalaking ballroom o meeting room
• Ang hotel ba ay may isang permanenteng boardroom na naka-set up?
• Ilang mga tao ang puwedeng tumanggap ng boardroom?
• Nagtalaga ba ang hotel ng espasyo ng eksibisyon?
• Ano ang laki ng puwang ng eksibit?
• Ano ang distansya sa sentro ng convention area?
• Ano ang pangalan ng kombensiyon sa kombensiyon?
• Ano ang porsyento ng buwis sa pagkain at inumin?
• Ano ang porsyento ng singil sa serbisyo ng banquet?
• Ang mga singil ba ng serbisyo sa banquet ay binubuwis?
• Nag-aalok ba ang hotel ng in-house audiovisual (A / V) na mga serbisyo?
• Mag-aalok ba ang mga hotel ng discount sa mga in-house na serbisyo ng A / V?
• Papayagan ba ng hotel ang mga kliyente na dalhin sa labas ng A / V vendor?
• Gaano karaming mga meeting room ang naglalaman ng wireless high-speed Internet?
• Ilang pulong rooms ang naglalaman ng video conferencing?
• Mayroon bang bayad para sa paggamit ng sariling A / V vendor?
• Tinatanggap ba ng hotel ang "meeting card" ng korporasyon para sa pagbabayad?
• Nag-aalok ba ang hotel ng mga rate ng package ng pagpupulong?

Bilang karagdagan, magiging kapaki-pakinabang na ibahagi sa mga benta ng hotel ang uri ng kaganapan na iyong ina-host. Ito ay magbibigay sa kanila ng pananaw sa mga layunin na maaaring magkaroon ng iyong pagpupulong.

Ang magandang balita tungkol sa pagtatrabaho sa mga hotel ay ang karamihan ay dapat na nakaranas ng magkatulad na paglalagay ng katulad na mga kaganapan, at ang isang mahusay na benta o catering manager ay maaaring magbahagi ng higit pang mga detalye sa iyo tungkol sa mga paraan upang matulungan ang mga tagaplano ng kaganapan na matugunan ang kanilang mga layunin.