Mga Alituntunin para sa Pagsara sa Opisina para sa Bakasyon

Ang paghahanda ng iyong opisina para sa isang pansamantalang pagsasara dahil sa isang bakasyon o iba pang dahilan ay kasing dali ng pagsunod sa checklist na ito. Tapos na ng maayos, ang iyong mga customer, vendor, at empleyado ay magkakaroon ng kamalayan ng iyong naka-iskedyul na pagsasara ng negosyo / opisina, at maaari mong maiwasan ang mga galit na kostumer at hindi nasisiyahan na empleyado sa iyong pagbabalik. Bukod pa rito, maaari mo ring i-save ang pera. Mapapahalagahan ng mga customer ang pagkilala sa tagal ng negosyo na sarado upang hindi sila bigo sa paghihintay ng tugon mula sa iyong negosyo habang ikaw ay malayo.

Opisina ng Pagsasara ng Opisina: Abisuhan ang mga empleyado, mga kostumer, at mga Vendor

Siguraduhin na ipaalam mo ang mga pangunahing stakeholder sa iyong kumpanya nang hindi kukulangin sa dalawa hanggang apat na linggo bago pa man ng panahon. Ang mga empleyado ay maaaring maabisuhan / mapaalalahanan gamit ang isang insert sa kanilang paycheck. Maaaring maabisuhan ang mga customer sa iyong website at sa pamamagitan ng iyong awtomatikong mensahe ng tagapaglingkod sa iyong sistema ng telepono. Ang mga vendor (lalo na ang mga may reoccurring na mga iskedyul ng paghahatid) ay maaaring maabisuhan sa pamamagitan ng email o regular na postal mail.

Abisuhan ang Mga Tauhan / Serbisyo ng Seguridad

Magpadala ng isang memo sa iyong mga tauhan ng seguridad o serbisyo sa seguridad na nagbibigay-alam sa kanila ng mga petsa ng pagsasara. Siguraduhing napapanahon ang listahan ng iyong emergency contact na may mga key na numero ng empleyado ng empleyado.

Baguhin ang Greeting ng Automated Attendant

Iskedyul ang pagbati ng iyong awtomatikong attendant sa iyong system ng telepono upang mapakita na sarado ang opisina. Siguraduhin mo ring sabihin kapag ang opisina ay bubuksan muli. Kung nagbibigay ka ng mga serbisyong pang-emergency (ibig sabihin, pag-init at paglamig, pagtutubero, atbp.) Siguraduhin na sabihin sa iyong mga tumatawag kung paano maabot ang iyong serbisyo sa pagsagot o ang iyong cell phone sa panahon ng pagsasara.

Abisuhan ang Serbisyo sa Pagsagot

Kung gumamit ka ng isang pagsagot na serbisyo tiyaking ipaalam sa kanila ang mga petsa na ang tanggapan ay mai-shut down at siguraduhin na ang iyong listahan ng contact ay napapanahon sa mga numero ng telepono ng empleyado na tatawagan.

Baguhin ang Pagbati ng Voicemail at Lumikha ng Mga Awtomatikong Sumagot ng Email

Kung ang sistema ng iyong telepono ay nagbibigay-daan sa mga panlabas na tawag upang direktang tumawag sa mga mesa ng iyong mga empleyado, kailangan mong tiyakin na gumagamit sila ng isang pansamantalang o "Out of Office" na pagbati ng voicemail na nagbibigay-daan sa tumatawag na alam na wala sila sa opisina. Ang iyong mga empleyado ay dapat ding ipaalam sa tumatawag kung kailan sila babalik at kung ano ang gagawin kung kailangan nila ng agarang tulong habang ang opisina ay sarado para sa holiday. Bukod pa rito, siguraduhing lumikha ng isang Out of Office email autoreply.

Bawasan ang Thermostat

I-save ang ilang enerhiya at ilang pera sa pamamagitan ng pag-set pabalik (o reprogramming) sa iyong opisina termostat sa panahon ng shutdown.

Mga Backup ng Server

Kung mayroon kang mga kritikal na computer at server, siguraduhin na ang backup cycle ay tumatakbo nang maayos bago at pagkatapos ng shutdown. Bawasan ang iyong pagkakalantad sa isang kalamidad sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng iyong offsite na backup para sa isang maagang pickup sa halip na paghihintay matapos matapos ang holiday shutdown.

I-off ang Kagamitang Opisina

• Mga ilaw sa desk
• Mga Kopyahin
• Mga Calculator
• Mga ilaw sa itaas
• Mga shredder

I-off ang Mga Computer at Mga Peripheral

• Computer
• Subaybayan
• Scanner
• Printer

Huwag patayin

• Mga fax machine
• Sistema ng Telepono
• Server Computers
• Heaters / Lights para sa Tropical Fish Tanks