Easy Home Business Filing Systems

Kahit na sa digital world na ito, nakakagulat kung magkano ang papel ng isang negosyo sa bahay ay maipon. Dagdag pa, may napakaraming masusubaybayan sa negosyo sa bahay, mula sa iyong mga account sa pananalapi, estratehiya sa pagmemerkado, mga proyekto, mga customer, at higit pa. Mahalaga na bumuo ng mga sistema ng organisasyon nang maaga sa iyong negosyo upang matiyak na nakukuha mo ang kailangan mo kapag kailangan mo ito.

Ano ang Kailangan Ninyong I-save at Isaayos

Sa isang tiyak na lawak, ang mga bagay na kakailanganin mong bumuo ng isang sistema ng pag-file ay depende sa iyong negosyo. Halimbawa, kung nagbebenta ka ng isang tiyak na produkto, kakailanganin mo ang isang bagay na sumusubaybay sa iyong imbentaryo. Gayunpaman, narito ang isang pangkalahatang listahan ng mga item na kakailanganin mong subaybayan sa iyong negosyo sa bahay:

• Mga plano sa negosyo at marketing.
• Mga legal na dokumento (ibig sabihin LLC gawaing isinusulat, lisensya sa negosyo, at mga pagrerehistro ng intelektwal na ari-arian, mga kontrata)
• Mga contact (propesyonal, kliyente, vendor, service provider, atbp)
• Impormasyon sa Pananalapi (Mga pahayag sa Profit / Loss, mga balanse ng balanse, mga account na pwedeng bayaran / tanggapin)
• Mga Buwis
• Mga gastos sa negosyo (mga resibo)
• Mga Proyekto

Kasama ng listahang ito, gusto mong magdagdag ng mga item na partikular sa iyong negosyo.

Mga Sistema para sa Pagsasaayos ng Iyong Negosyo sa Tahanan

Mga logro ay gagamitin mo ang iba't ibang mga paraan upang iimbak at panghawakan ang iyong mga papeles at iba pang mahahalagang impormasyon. Ang pangunahing kadahilanan ay ang pumili ng isang paraan na pinakamahusay na gumagana para sa iyo. Ang bawat isa ay may iba't ibang paraan ng pag-iisip at pag-oorganisa. Halimbawa, para sa ilang mga tao, ito ay mas makatutulong upang maisaayos ang mga file ayon sa alpabeto, ngunit para sa iba, mas madaling makita ang mga ito ayon sa petsa. Kung hindi ka sigurado kung ano ang pinakamahusay na gagana para sa iyo, subukan ang isa, at kung nagpupumilit kang mapanatili ito, magpatibay ng ibang sistema. Narito ang tatlong paraan upang ayusin ang iyong mga file at impormasyon:

Simple Binder Filing System

Para sa mga maliliit na negosyo na hindi gumagawa ng labis na papeles, ang sistema ng panali ay isang mahusay na pagpipilian. Perpekto din ito para sa mga taong gustong magkaroon ng lahat sa isang lugar o nangangailangan ng kanilang impormasyon upang maging mobile. Ang sistema ng tagapagdala ay gumagamit ng isang malaking tatlong singsing na panali, mga tagaprotektahan ng sheet, at mga divider ng seksyon.

Gamitin ang mga divider ng seksyon upang ayusin ang iyong mga kategorya ng negosyo tulad ng mga nakabinbing order, nakumpleto na mga order, master kopya ng iba't ibang mga form … atbp. Mula doon, magsisimula kang mangolekta ng mga file sa mga protectors ng sheet. Kapag ang binders ay kumpleto - sa katapusan ng linggo, buwan o tatlong buwan - ito ay oras na upang purgahan. Ililipat mo lamang ang mga file ng order ng kostumer at iba pang mga makasaysayang tala sa isang tradisyunal na sistema ng pag-file na malapit na nag-iilaw sa samahan ng iyong tagapagbalita.

Tradisyunal na Pag-file ng System

Ang tradisyunal na mga sistema ng pag-file ay gumagamit ng isang kabinet ng pag-file, nagha-hang ng mga file at manila folder. Halos bawat negosyo ay sa huli ay nangangailangan ng ganitong uri ng pag-file habang lumalaki ang kanilang negosyo. Mayroong sobrang gawaing isinusulat sa paglipas ng panahon na hindi magkaroon ng isa. At dahil ang mga rekord ng buwis ay dapat na panatilihin sa loob ng pitong taon, kailangan mo ng isang lugar upang itabi ang lahat ng mga rekord na ito. Ang mga tradisyunal na mga sistema ng pag-file ay mainam para sa mga bagay na kailangang itago, ngunit hindi regular na na-access, tulad ng mga buwis at lisensya sa naunang taon. Narito ang ilang mga tip upang makuha ang iyong tradisyunal na sistema ng pag-file mula sa lupa at matagumpay:

• Isipin kung anong uri ng sistema ang aktwal mong gagamitin. Maaari kang magpunta sa mga nuts na bumili ng mga cool na supply ng opisina at mag-isip ng pinaka masalimuot at makulay na sistema ng pag-file sa mundo, ngunit kung hindi ito magkasya ang iyong estilo ng trabaho, ito ay magiging isang pag-aaksaya ng oras ng pag-set up at pera.
• Gumawa ng isang sistema para sa pamamahala ng iyong papel na nagbibigay-daan para sa hindi bababa sa halaga ng "mga touch." Gusto mong maiwasan ang pagbuo ng mga tambak na papel, at pagharap sa bawat piraso nang maraming beses. Sa halip, magtrabaho upang gumawa ng mga desisyon tungkol sa kung saan kailangan ng isang piraso ng papel na pumunta sa unang pagkakataon na hinawakan mo ito.

• Maglaan ng oras para sa pag-file. Madali upang maiwasan ang gawaing ito tulad ng salot, ngunit ito ay kinakailangan at tutulong sa iyong negosyo na tumakbo nang mas maayos. Lalo na ang mga resibo at iba pang mga item na ginamit sa oras ng buwis, ang pagsunod sa mga bagay na ito ay nakaayos ay gumagawa ng paghaharap ng iyong mga buwis na mas madali.

Electronic Filing System

Ang digital na mundo ay hindi ganap na eliminated ang pangangailangan para sa imbakan ng papel, ngunit ito ay ginagawang mas madali ang pagtatago ng impormasyon. Ang mga digital na sistema ay maaaring lumikha, magpadala at pamahalaan ang mga invoice, at maaari itong subaybayan ang iyong pananalapi sa bahay ng negosyo at pagkatapos ay mai-import sa software ng buwis para sa e-filing. Maaari mong i-scan ang mga resibo at ipasok ang mga ito sa isang file sa iyong computer (bagaman dapat mo ring panatilihin ang bersyon ng papel pati na rin). Ang mga elektronikong sistema ay maaaring mag-imbak ng iyong mga kliyente, impormasyon ng customer at inaasam-asam sa isang sistema ng pamamahala ng relasyon ng customer para sa madaling pag-access, pag-email, pagsingil at higit pa.

Maaaring gamitin ang mga online na sistema upang i-save ang iyong mga ideya, tulungan kang pamahalaan ang mga proyekto, ayusin ang impormasyon o pananaliksik.

Ngunit tulad ng mga file system file, ang iyong digital na sistema ng pag-file ay kailangang magkaroon ng istrakturang pangsamahang, gamit ang mga folder at file na nakaimbak sa iyong computer, o sa cloud. Para sa pinakamadaling pamamahala, gamitin ang parehong istraktura at mga pangalan ng file sa iyong digital na sistema tulad ng ginagawa mo sa iyong sistema ng papel. Upang protektahan ang iyong mga digital na file, i-backup ang mga ito papunta sa isang hiwalay na hard drive o sa isang online na sistema ng imbakan.

Isang Kumbinasyon ng Lahat ng Nasa Itaas

Malamang ay kakailanganin mong gamitin ang higit sa isang sistema upang pamahalaan ang lahat ng data at materyal na kailangan mong iimbak sa iyong negosyo. Una, kakailanganin mong magpasya kung ano ang pinakamahusay na gumagana para sa iyo, at pagkatapos ay ipatupad ito. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang sistema ng panali upang matulungan kang ayusin ang pang-araw-araw na pamamahala ng iyong negosyo tulad ng iyong iskedyul, marketing, at mga kopya ng iyong mga form.

Maaaring hawakan ng iyong tradisyunal na sistema ang lahat ng iyong mga pang-matagalang papel tulad ng mga buwis, permiso at lisensya sa mga naunang taon, at mga pagrerehistro ng intelektwal na ari-arian. Maaari mong gamitin ang isang digital na sistema upang iimbak ang iyong mga ideya, tulad ng Evernote, at subaybayan ang mga proyekto.

Sa kabilang banda, maaaring gusto mong maging digital hangga't maaari, gamit ang isang listahan ng online na gagawin at kalendaryo, pag-scan sa lahat ng mga resibo sa iyong computer, at paggamit ng software o mga serbisyong online para sa lahat ng iba pang pangangailangan sa pamamahala ng iyong negosyo. Gayunpaman, gusto mo pa rin ng isang sistema na pamahalaan ang papel na nakukuha. Ang susi ay upang mahanap ang sistema na madali para sa iyo upang manatili sa at hanapin ang impormasyon na kailangan mo kapag kailangan mo ito.

Nai-update Setyembre 2016 Leslie Truex