Mag-iwan ng isang Professional Voice Message

01 Mag-isip Una

Bago mo makuha ang telepono, i-pause ang isang segundo at gawin ang isang mini-rehearsal ng tawag sa iyong ulo. Paliitin ang layunin nito sa isa o dalawang pangungusap. Mahigit sa 50 porsiyento ng mga tawag ay pumunta sa voicemail, kaya maging handa para sa kung ano ang sasabihin mo kung ang taong tinatawagan mo ay hindi kukunin. Mag-iwan ng isang madaling maintindihan sa voicemail na mensahe na nagpapahayag ng iyong layunin at hindi nag-aaksaya ng oras ng sinuman.

Ipakilala ang Iyong Sarili

Simulan ang bawat mensahe ng voicemail sa pamamagitan ng pagpapasok ng iyong sarili, kaya alam ng tagatanggap kung sino ang agad na tumatawag. Dapat itong isama ang iyong buong pangalan at pangalan ng kumpanya: "Suzy Jones, ito ay Jane Doe na tumatawag mula sa Company X tungkol sa iyong account."

Tiyaking alam mo kung paano ipahayag ang pangalan ng taong iyong tinatawagan. Hindi mo nais na mang-insulto nang hindi sinasadya bago mo pa itinatag ang contect.

03 Magsalita ng Mabagal

Magsalita nang dahan-dahan at sapat na mabuti upang ang nakarinig ay makarinig at maunawaan ang bawat salita. Ang pakikinig sa mga mensahe kung saan ang nagsasalita ay masyadong mabilis upang maunawaan ay lubhang nakakabigo. Tiyaking, kung ikaw ay umaalis sa isang numero ng callback, upang ulitin ito nang dalawang beses upang ang tao ay maaaring itala ito at suriin ito.

04 Magsalita Malinaw

Makipag-usap nang direkta sa tagapagsalita ng iyong telepono sa isang malinaw at sapat na modulated tono ng boses. Huwag hawakan ang telepono sa pagitan ng iyong pisngi at balikat upang ang tagapagsalita ay nakaposisyon sa iyong leeg; iyon ay mabuti habang naka-dial ka o habang ang telepono ay nagri-ring sa kabilang dulo, ngunit hindi sa sandaling nakakonekta ka, habang pinupuno nito ang tunog.

05 Panatilihin itong maikli

Hindi mo kailangang iwanan ang bawat detalye sa iyong mensahe sa voicemail. Karamihan sa mga sistema ng telepono sa negosyo ay may isang one- to two-minute na limitasyon ng oras para sa mga mensahe bago nila bawasan ang mga ito. Mag-iwan ng maikling buod ng dahilan para sa iyong tawag at isara ang isang kahilingan para sa isang callback.

06 Katapusan ng Propesyonal

Tulad ng isang propesyonal na sulat ng negosyo, wawakasan ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay. Kung ang tao ay hindi pamilyar sa iyo o maaaring magkaroon ng problema sa paglalagay sa iyo, ulitin ang iyong pangalan at kumpanya kasama ang pinakamahusay na paraan upang maabot ka. Kung mayroon ka ng isang relasyon, maaari mong laktawan ang paulit-ulit na pangalan mo, ngunit siguraduhing magbigay ng pinakamainam na numero upang tawagan ka pabalik at kung anong oras ang magagamit mo.

07 Subukan Muli

Sa halip na mag-hang up pagkatapos mong tapusin, pindutin ang pound sign (ang # key); sa maraming mga sistema, ito ay nagbibigay sa iyo ng maraming mga pagpipilian, kabilang ang pag-replay ng mensahe. Subukan ang paggawa nito, at kung hindi mo gusto ang naririnig mo, i-record muli ito.

Kung naniniwala ka na ang iyong mensahe sa voicemail ay bumaba ng system bago ka natapos, muling tawagan. Pumunta sa pamamagitan ng pagsasabi sa tao na naniniwala ka na ang iyong naunang mensahe ay maaaring nahulog o pinutol, pagkatapos ay mabilis na pagbabalik-tanaw. Panatilihing maikli; hindi mo nais na makilala bilang isang peste.

08 Magsanay at Subukan ang Iyong Sarili

Kung hindi ka sigurado o pakiramdam ng kinakabahan tungkol sa pag-alis ng mga mensahe sa negosyo, magsanay kasama ang isang kaibigan o kasamahan. Iwan sa kanya ang isang sample na mensahe ng voicemail at humingi ng kritika: Nagsasalita ka ba nang mabilis? Masyadong mababa ba ang iyong boses? Mahirap ka bang maunawaan sa anumang paraan? Maaaring kahit na ito ay nagkakahalaga ng pag-alis sa iyong sarili ng isang voicemail upang marinig muna kung paano mo tunog.