Alamin kung Paano Planuhin ang Iyong Unang Malaking Kaganapan

Binabati kita! Ang iyong boss ay hinirang mo lamang na i-coordinate ang kumperensya ng kumperensya ng kumpanya. Ito ay isang mahusay na pagkakataon para sa iyo upang ipakita ang iyong mga kasanayan, at potensyal na kumita ng isang taasan sa proseso. May isa lamang problema: Hindi mo pinlano ang isang kaganapan tulad nito bago! Huwag mag-alala. Marami sa iba ang natagpuan ang kanilang sarili sa parehong suliranin, at magtatagumpay ka dahil nakaayos ka at natutukoy. Katulad ng anumang proyektong pangnegosyo, ang unang hakbang ay upang ayusin ang lahat ng impormasyong mayroon ka at tukuyin ang mga pinakamahalagang bagay.

Bago ka magsimula sa pagpili ng isang lugar o pag-hire ng isang tagapagsalita, kailangan mong malaman ang pangunahing mga parameter ng iyong kaganapan. Halos imposibleng makipag-usap sa mga detalye at gastos sa isang third-party hanggang mas marami kang natukoy na mga detalye. Narito ang mga pangunahing detalye na dapat mong tukuyin bago makipag-ugnay sa labas ng mga vendor.

Petsa

Ang lahat ay umiikot sa paligid ng petsa ng iyong espesyal na kaganapan. Sa isip, gusto mong magkaroon ng tatlong potensyal na mga petsa sa isip upang maaari mong ihambing ang availability at mga presyo sa buong board. Subukan na isama ang iba't ibang araw ng linggo para sa maximum na flexibility.

Frame ng Oras

Kahit na ang isang pagkakaiba ng oras ay maaaring magkaroon ng epekto sa iyong pagpaplano, kaya kailangan mong makakuha ng tiyak tungkol sa iyong mga inaasahang mga frame ng oras. Halimbawa, ang pagsisimula sa 10 ng umaga sa halip na 8:00 ay nangangahulugan na hindi mo kailangang mag-alok ng badyet sa almusal.

Mga Numero ng Pagdalo

Ito ay isang detalye na kadalasang lubusang tinatantya para sa mga produktibong negosasyon. Maging makatotohanan sa iyong mga pagdalo sa pagdalo. Talakayin nang una kung sino ang iyong inaanyayahan at ilagay ang iyong mga pag-uulat nang sama-sama sa isang spreadsheet. Ang pagdalo at badyet ay direktang sang-ayon, kaya huwag isiping haka-haka ang bilang ng mga taong iniisip mong dumalo.

Mga Session Breakout

Maaaring kailangan mo lamang ng isang banquet room kung ikaw ay nagho-host ng isang hapunan, ngunit ang isang ganap na kumperensya ay malamang na nangangailangan ng karagdagang mga breakout room at isang espasyo ng eksibisyon. Muli, hindi mo magagawang sukatin ang mga gastos hanggang sa tukuyin mo kung magkano ang puwang na kailangan mo. Para sa mga komperensiya, ang pinakamagandang diskarte ay upang magplano ng isang mock itinerary sa iyong mismong unang pulong. Ang pagbabahagi ng mga ideya at pagsasama-sama ng mga ito sa papel ay makatutulong sa pagpapaandar sa iyo sa susunod na mga desisyon sa pagpaplano.

Badyet kumpara sa Mga Gastos

Maaaring tunog hindi praktikal na gumana sa isang badyet bago malaman ang mga lugar at mga gastos sa pagtutustos ng pagkain, ngunit nagtatrabaho sa ganitong paraan ay nagbibigay ng isang benchmark para sa iyo upang masukat ang lahat ng mga panukala sa vendor. Magsimula sa iyong mga mapagkukunan ng kita. Magkano ang dapat mong singilin para sa pagdalo? Tatawag ka ba sa mga sponsor upang matulungan ang mga gastos sa pagbawas? Ano ang gagawin ng mga exhibitors upang makilahok? Ang mga kita sa huli ay magdedikain sa iyong badyet, kaya makatwiran lamang upang protektahan muna ang mga ito.

Marketing

Matapos mong matukoy ang iyong mga pinagkukunan ng kita, ang susunod na hakbang ay upang balangkasin ang iyong plano sa pagmemerkado. Ano ang pinakamahusay na paraan upang maabot at makisali ang iyong generators ng kita? Marahil mayroon kang isang listahan ng mga potensyal na dadalo bilang isang employer o asosasyon ng pagiging kasapi. Malinaw iyan ay kapaki-pakinabang, ngunit ano ang tungkol sa mga sponsor at mga exhibitor? Kung ikaw ay nagbabalak na makaakit ng higit sa 20 exhibitors, dapat na maabot mo ang mga ito. Ang mga naka-target na kampanya sa marketing ay nagkakahalaga ng pera, at ang pagbawas sa iyong mga kita.

Transportasyon at Tirahan

Ang pagtakbo ng isang lokal na pagpupulong ay kadalasang tinatanggal ang anumang mga alalahanin tungkol sa transportasyon. Gayunpaman, kailangan mo pa ring matugunan ang pangaserahan para sa mga speaker, exhibitor, at mga espesyal na bisita. Ang ilang mga hotel ay nagbibigay ng mga diskwento sa meeting space kung nag-book ka ng sapat na kuwarto sa gabi. Ang tanging paraan upang mapakinabangan ito ay sa pamamagitan ng pag-alam sa iyong mga pangangailangan ng tuluyan nang maaga. Bumalik sa iyong data ng pagdalo at ipaliwanag kung gaano karaming mga bisita ang mula sa labas ng iyong lugar.

Ngayon ang lahat ng ito marahil ay tunog tulad ng isang pulutong ng mga impormasyon upang tipunin up harap, at ito ay. Ngunit tandaan na ang mga ito ang mga detalye na nakakaapekto sa lahat ng bagay sa proseso ng pagpaplano. Maaaring kaagad kang naaakit sa higit pang mga gawain na "glamourous", tulad ng mga pagbisita sa site at pagpaplano ng menu. Tandaan lamang na ang kanilang oras ay darating. Gayunpaman, sa ngayon ay nakatuon sa mga katotohanan upang magawa mo ang mga pinakamahusay na desisyon mamaya.