APEX Initiative Changed Corporate Event Planning

Ang isa sa mga pinaka-karaniwang kahilingan sa corporate event at meeting planner ay para sa standardized event planning software upang makatulong sa komunikasyon sa pagitan ng mga propesyonal sa industriya at pangkalahatang kahusayan. Habang ang isang ganap na pamantayan at iniresetang sistema o software ay hindi pa pinagtibay sa buong industriya, ang Convention Industry Council (CIC) ay naglunsad ng isang inisyatiba na naglaan ng ilang walang uliran na direksyon para sa mga tagaplano ng kaganapan, mga propesyonal sa industriya, at sa huli ang mga developer ng pagpaplano ng kaganapan sa buong bansa kung ano ang kilala bilang APEX.

Ang Mga Natanggap na Kasanayan sa Exchange ng CIC

Ang APEX ay kumakatawan sa "Mga Natanggap na Kasanayan sa Pagbabago," isang inisyatiba ng Convention Industry Council (CIC) na inilunsad upang pag-isahin ang buong mga pulong, kombensiyon, at industriya ng eksibisyon upang bumuo at maipapatupad kusang-loob mga pamantayan para sa software sa pagpaplano ng kaganapan at iba pang mga tool. Sa kabila ng boluntaryong kalikasan nito, ito ay isang laro-changer sa industriya.

Higit sa 2,500 mga miyembro ng industriya sa 60 na lungsod sa buong Estados Unidos at Canada ang lumahok sa mga diskusyon sa mga kamay, at higit sa 350 mga propesyonal sa industriya ay kasangkot bilang mga hand-on na mga boluntaryo mula pa noong 2001. Sa pamamagitan ng pakikipagtulungan, ang mga kasangkot sa APEX ay umaasa na tukuyin ang malawakang tinatanggap ng industriya mga gawi, na magpapaliwanag ng mga pamantayan para sa software ng pagpaplano ng kaganapan at iba pang mga tool. Ang inisyatibong ito ay tuluyang lumaki sa paglikha ng APEX na mga tool sa pagpaplano ng kaganapan, na kinabibilangan ng isang serye ng mga mapagkukunan para sa mga tagaplano ng kaganapan at ang patuloy na pagpapaunlad ng bagong software sa pagpaplano ng kaganapan.

Mga Kagamitan sa APEX at Mga Mapagkukunan

Bumalik noong 2001, ang inisyatiba ng APEX ay ang tanging industriya at malawak na pagtutulak upang bumuo ng mga pamantayan para sa tool sa pagpaplano ng kaganapan. Sa kalaunan, ito ay humantong sa pagpapaunlad ng mga tool, template, at mga patnubay ng pinakamahusay na kasanayan na maraming mga tagaplano ng kaganapan ay ginagamit pa rin sa ilang anyo ngayon. Ang lahat ng mga mapagkukunan ay magagamit pa rin para sa online na paggamit o magagamit para sa pag-download sa mga format ng Microsoft Word ng PDF. Ang lahat ng mga kasangkapan ay libre nang libre.

1. Ang Online Glossary Industry APEX
   1. Ang interactive, online na tool na ito ang komprehensibong sanggunian para sa terminolohiya, hindi maintindihang pag-uusap, at mga acronym na ginamit sa buong pulong at mga kaganapan sa industriya. Ginagawa ito para sa isang mahusay na mapagkukunan upang matiyak ang pare-pareho ng mga tuntunin at nagpapatunay pa rin na maging isang kapaki-pakinabang na tool sa pagsasanay para sa mga bagong empleyado.
2. Ang ESG (Gabay sa Pagtutukoy ng Kaganapan). Template
   1. Ang mga tagaplano ng kaganapan ay ginagamit upang gamitin ang terminong "ipagpatuloy" sa mga pagtutukoy ng pulong ng sanggunian. Ang acronym ESG (na nakatayo para sa gabay sa pagtutukoy ng kaganapan) ay pinalitan ang terminong ito pagkatapos ng paglunsad ng APEX gamit ang isang standardized tool na gagamitin sa paghahanda at pagbabahagi ng mga kumpletong tagubilin at mga detalye para sa mga kaganapan ng lahat ng laki.
3. APEX Housing & Registration
   1. Ang mga natanggap na gawi ay binuo para sa pagkolekta, pag-uulat, at pagbawi ng kumpletong pabahay at data ng rehistrasyon para sa mga pulong, kombensiyon, at iba pang mga kaganapan. Ito rin ay isang mapagkukunan para sa pagharap sa mga isyu sa pabahay tulad ng mga nagbibigay ng pabahay, mga isyu sa internet, internasyonal na pabahay, at pagsisiwalat.
4. Ang PER (Post-Event Report) Template
   1. Ang pagpapalit ng mga lumang ulat ng "kasaysayan", ang Post-Event Report o PER ay pa rin ang format ng kaganapan at mga industry meeting na tinanggap para sa pagkolekta, pagtatago, at pagbabahagi ng tumpak at masinsinang data ng ulat ng post-event sa mga kaganapan ng lahat ng uri (kahit na umiiral ang mga bagong bersyon iba't ibang mga programa).
5. Mga Kahilingan para sa Panukala sa Proposal (RFP)
   1. Kasama ng isang whitepaper na inilathala ng CIC kasabay ng mga delegado ng APEX at Ang Global Business Travel Association (GBTA), ang CIC ay nagbibigay pa rin ng mga standard RFP format na tumutugon sa pangunahing impormasyon at natatanging pangangailangan para sa iba't ibang iba't ibang pangangailangan ng RFP kabilang ang: audiovisual, destination kumpanya ng pamamahala, kontratista ng serbisyo, solong pasilidad, transportasyon, iskedyul ng pag-andar, at pag-set up ng function. Pinapadali ng mga template na ito na manghingi ng tamang impormasyon, ihambing ang mga tugon, at gumawa ng matalinong mga desisyon.

Mga Mapagkukunan sa Pagpaplano ng Kaganapan at Software

Ang layunin ng Konseho ng APEX inisyatiba ng Konseho ng Industriya ay para baguhin ang mga paraan kung paano nakipagkomunikar ang mga propesyonal sa mga pulong at kaganapan sa industriya mula sa mga tagaplano ng kaganapan sa mga vendor, supplier, kontratista, at iba pang mga propesyonal sa serbisyo ng kaganapan. Bago ang APEX, ang mga standardised na alituntunin, pinakamahusay na kasanayan, at sa huli ang mga online na tool at resources nito, ang komunikasyon ang pangunahing hamon para sa mga propesyonal sa industriya.

Marami ang nagbago mula noong unang bahagi ng 2000s. Habang ang ideya para sa APEX at ang mga layuning ito ay nagsimula nang maaga noong 1997, at ang CIC ay nakatuon sa pangunahin sa yugto ng haka-haka mula 2000-2004 na naghihintay na ilunsad hanggang 2004 at 2005. Dahil ang paglulunsad ng mga pamantayan at mga tool ng APEX, maraming iba pang mga mapagkukunan at kaganapan ang software na pagpaplano ay na-develop, ngunit walang awtoridad ang nagpapawalang-bisa sa CIC sa pagbibigay ng mga pamantayan sa industriya ng pagsasanay.