Para sa Gaano Karaming Dapat Manatili ang Mga Rekord ng Empleyado?

Ang isa sa mga mahahalagang bagay tungkol sa Mga Mapagkukunan ng Tao ay mayroon tayong mga tungkulin. Tonelada at tonelada at tonelada. Totoo, marami sa mga ito ang elektronikong mga araw na ito, ngunit nananatili ang prinsipyo. Ang HR ay nagtatala ng pag-iingat. At, kailangan nating panatilihin ang mga rekord na iyon, ngunit kung gaano katagal?

Narito ang mga pangunahing alituntunin para sa pagsunod sa talaan ng HR. Tandaan, bagaman, ang mga batas ng estado ay maaaring mag-iba mula sa mga alituntuning ito. Kung magkasalungat ang mga batas ng estado at mga batas ng Pederal, laging panatilihin ang mga rekord batay sa alinmang pangangailangan. Ito ay mas mahusay na panatilihin ang isang bagay para sa masyadong mahaba kaysa sa hindi sapat na katagalan.

Pag-hire ng Mga Rekord: 1 Taon

Kailangan mong i-save ang lahat ng mga resume, mga tala ng pakikipanayam, mga application, at mga pag-post ng trabaho, at kahit na isang talaan ng iyong mga paghahanap sa pamamagitan ng iyong system ng pagsubaybay sa aplikante para sa isang taon pagkatapos na ang desisyon na gumawa ng isang alok na trabaho ay ginawa. Kaya, kung pakikipanayam mo ang isang aplikante, at ang buong proseso ay nag-i-drag sa loob ng tatlong buwan, hindi hanggang sa ang huling desisyon ng pagkuha ay ginawa na ang orasan ay nagsisimula sa pag-tick.

Bakit mo kailangang gawin ito? Kung ang sinuman ay kailanman magtanong sa iyong desisyon sa pag-hire, kailangan mong ipakita na hindi ka nakikisimpekta sa ilegal sa anumang paraan, hugis, o anyo. Ang mga batas tulad ng Batas ng mga Amerikanong may Kapansanan, Titulo VII, at marami pang iba ay nangangailangan na ipakita mo na ikaw ay sumusunod. Ang pagpapanatili ng mga talang ito ay tumutulong sa iyo na gawin ito.

Talaan ng Drug Test: 1 Taon o 5 Taon para sa Trabaho sa Transportasyon

Kung kailangan mo ng pagsusuri sa droga para sa pre-employment, ito ay bahagi ng rekord ng pagkuha, at dapat kang magtabi ng isang kopya ng mga resulta para sa isang taon. Kung gumawa ka ng karagdagang pagsusuri sa droga, kung dahil sa isang pangyayari sa trabaho o bilang bahagi ng isang random na tseke, kailangan mo ring mapanatili ang mga rekord na ito para sa isang taon. Gayunpaman, kung ikaw ay napapailalim sa mga regulasyon ng transportasyon ng departamento, pagkatapos ay ang pinakamaliit na frame ng oras para sa mga tala sa pagsusuri ng gamot ay limang taon.

Payroll / Timecards, Etc .: 3 Taon Minimum, 5 Taon Pagkatapos Pagwawakas Inirerekomenda

Hinihiling sa iyo ng batas na mapanatili ang mga rekord na ito sa loob ng tatlong taon, ngunit ang mga kamakailang lawsuits ay nangangahulugang magiging mas matalinong para sa iyo na panatilihin ang mga ito nang mas matagal. Gusto mong mapanatili ang isang rekord kung gaano karaming bayad ang bawat empleyado, at ilang oras na nagtrabaho sila para sa kanilang buong panunungkulan sa iyong kumpanya. Panatilihin ang iyong mga rekord para sa hindi bababa sa limang taon pagkatapos umalis ang empleyado, anuman ang dahilan.

Siyempre, para sa mga exempt na empleyado, hindi mo kailangang panatilihin ang mga tala ng oras, dahil ang kanilang suweldo ay pareho alintana ang bilang ng mga oras na nagtrabaho. Gayunpaman, kung sakaling malawain mo ang isang empleyado bilang exempt kung dapat siya ay di-exempted, ang mga oras na ito ay nagtrabaho ng mga rekord ay maaaring gumabay sa iyo para sa pagbabayad ng overtime na utang.

Siguraduhing isama mo kung paano kinakalkula ng kumpanya ang bayad. Halimbawa, kailangan mong subaybayan kung ito ay tuwid na suweldo, suweldo at komisyon, overtime, piecework, o straight hourly pay.

Kailangan mong gawin ito hindi lamang para sa mga katanungan sa pagbabayad at buwis ngunit maraming iba pang mga desisyon ay umaasa sa bilang ng mga oras na nagtrabaho. Halimbawa, ang pagiging karapat-dapat para sa FMLA ay nakasalalay sa bilang ng mga oras na nagtrabaho sa isang taon. Kung mayroon kang isang part-time na empleyadong exempt, maaaring gusto mong isaalang-alang ang pag-rekord ng oras upang matukoy ang pagiging karapat-dapat ng FMLA. Kailangan mo ring patunayan na binayaran mo ang iyong mga manggagawa para sa lahat ng mga oras na nagtrabaho nila.

Form I-9: 3 Years After Hire, 1 year After Termination, Whichever Later.

Panatilihin ang Form I-9 ng empleyado, na naka-imbak nang hiwalay mula sa mga talaan ng iyong tauhan, sa loob ng tatlong taon pagkatapos mong umarkila sa empleyado at sa isang taon pagkatapos ng pagwawakas ng trabaho, alinman ang mamaya.

Impormasyon sa Mga Benepisyo sa Kalusugan / Pension: 6 Taon

Kailangan mong panatilihin ang mga talaan ng iyong mga plano para sa lahat ng iyong mga benepisyo para sa isang minimum na anim na taon. Ang mga korte ay naniniwala na kung ang isang empleyado ay sumuko sa iyo, sinasabing siya ay karapat-dapat sa isang mas mataas na pensiyon, halimbawa, ang responsibilidad ng tagapag-empleyo upang patunayan na hindi nila kailangang bayaran, hindi ang responsibilidad ng empleyado upang patunayan na ginagawa nila. Panatilihin ang lahat ng mga Buod ng Plano ng Mga Paglalarawan.

Kung mayroon kang mga dating empleyado na karapat-dapat para sa COBRA, pagpapalawak ng kanilang mga benepisyong pangkalusugan, dapat mo ring itago ang mga rekord na iyon para sa anim na taon para lamang maging ligtas. Ang batas ay hindi tumutukoy sa pagpapanatili, ngunit dahil ito ay maaaring mag-apply sa ilalim ng Employee Retirement Income Security Act (ERISA), ang batas na ito ay nangangailangan ng pagpapanatili para sa anim na taon. Upang maging ligtas na bahagi, huwag itapon ang mga rekord na iyon.

Mga Rekord ng FMLA: 3 Taon

Kapag hinihiling ng isang empleyado ang FMLA, kailangan mong itago ang talaang papel na ito, kahit na tanggihan mo ang bakasyon. Siguraduhing masubaybayan mo ang leave ng bawat empleyado - kapag nagsimula ito at kung gaano karaming oras ang ginagamit. Kung ang empleyado ay may paulit-ulit na FMLA, siguraduhin na subaybayan mo ang bawat bakasyon at idokumento ang bilang ng oras na ginamit. Ang mga petsa at ang bilang ng mga oras ay dapat na dokumentado. Tandaan, maaaring magamit ang paulit-ulit na bakasyon para sa ilang oras sa isang araw, o ilang araw sa isang linggo. Dokyumento ang lahat ng ito at panatilihin ang mga talaang iyon.

Tandaan, hindi ito isang komprehensibong listahan at nalalapat lamang sa mga Pederal na batas. Maaari kang sumailalim sa karagdagang mga batas sa pagpapanatili ng rekord kung, halimbawa, ikaw ay isang kontratista ng Pederal o ang iyong estado ay may iba't ibang mga pamantayan. Kapag nag-aalinlangan, huwag itapon ito.

Maaari mong ma-access ang karagdagang mga mapagkukunan tungkol sa pag-iingat ng rekord at kinakailangang pag-uulat sa Kapisanan ng Human Resource Management (SHRM).

Disclaimer: Pakitandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang madla sa buong mundo, at ang mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado sa estado at bansa sa bansa.Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.