Propesyonal na Liham at Mga Alituntunin sa Pagsulat ng Email

Ano ang pinakamahusay na paraan upang magsulat ng isang propesyonal na sulat - may isang papel na sulat o isang email? Ang isa ay talagang hindi mas mahusay kaysa sa iba. Sa ilang mga kaso, makatuwiran na makipag-usap sa pamamagitan ng email at kung minsan ay maaaring kailangan mong magpadala ng isang tradisyunal na nag-type, naka-print, at naka-sign na liham. Alinmang pipiliin mo, mahalaga na sundin ang mga pinakamahusay na propesyonal na sulat at pagsulat ng email at mga alituntunin sa format.

Ang email ay mas mabilis at mas madali, ngunit ang ilang mga mensaheng e-mail ay hindi mabubuksan at, depende sa kung sino ang sumusulat mo at kung bakit ka sumusulat, maaaring kailanganin mong mag-mail ng isang na-type at naka-sign na sulat o kahit na i-upload ito online.

Ang uri ng mensaheng pinili mo ay depende sa kung sino ka nakikipag-usap, at ang layunin ng iyong liham.

Propesyonal na Liham at Mga Alituntunin sa Pagsulat ng Email

Ang lahat ng mahusay na nakasulat na mga titik ay may ilang mga seksyon. Ang impormasyon na isama mo sa bawat seksyon at ang pangkalahatang format ay depende sa kung nagpapadala ka ng isang naka-type na sulat o isang mensaheng email.

Ang sumusunod ay isang gabay para sa pagsusulat ng mga titik at mga mensaheng e-mail, kabilang ang kung paano magsulat, mag-format, at mag-proofread ang iyong mga titik, na may mga halimbawa ng iba't ibang uri ng mga titik ng negosyo.

Ano ang Dapat Isama sa isang Sulat o Email

Mahalagang malaman mo ang iba't ibang bahagi ng isang liham at kung ano ang dapat nakalista sa bawat isa. Kailangan mo ring malaman kung paano matugunan at lagdaan ang parehong mga typed at email na komunikasyon.

Mga Bahagi ng isang Sulat

• Impormasyon sa Pakikipag-ugnay
• Pagbati (Pagbati)
• Katawan ng Sulat
• Pagsasara
• Lagda

Impormasyon sa Pakikipag-ugnay

Ang paraan na isama mo ang impormasyon ng iyong contact ay magkakaiba batay sa kung paano mo ipapadala ang iyong sulat. Sa isang mensaheng email, ang iyong impormasyon ng contact ay nasa dulo ng mensahe, samantalang sa isang nakasulat na titik, ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay ay nasa tuktok ng pahina. Narito kung ano ang isasama sa iyong seksyon ng impormasyon ng contact, kasama ang mga sample para sa parehong mga na-type na titik at email.

Pagbati

Ang pagbati ay ang seksyon ng pagbati sa iyong liham na may "Dear Mr. Peterson," o "To Whom It May Concern." Narito ang isang listahan ng mga halimbawa ng sulat na pagbati na mahusay para sa propesyonal na pagsusulatan.

Katawan ng Sulat

Kasama sa katawan ng iyong sulat ang ilang mga talata. Ang unang talata ay dapat magsama ng pagpapakilala at isang maikling paliwanag sa iyong dahilan sa pagsulat. Ang ikalawang talata (at anumang mga sumusunod na parapo) ay dapat magpaliwanag ng karagdagang mga dahilan para sa pagsulat. Ang huling talata ay dapat na humiling ng pagkilos mula sa mambabasa, kung humihiling ka ng isang bagay, o sabihin kung paano ka susundan. Siguraduhing gawing malinaw ang layunin ng iyong liham. Ang mambabasa ay kailangang malaman kung ano ang hinihingi mo at kung paano sila makakatulong sa iyo.

O, kung nag-aalok ka ng mga serbisyo o tulong, tiyaking malinaw kung ano ang maaari mong ibigay.

Pagsasara

Ang isang liham ay sarado na may terminong tulad ng "Pinakamahusay na pagbati" o "Taos-puso" na sinusundan ng isang kuwit, pagkatapos ay ang iyong pirma kung nagpapadala ka ng isang na-type na sulat. Kung nagpapadala ka ng isang mensaheng email, i-type lamang ang iyong pangalan pagkatapos ng pagsasara. Narito ang isang listahan ng mga halimbawa ng pagsasara ng sulat na naaangkop para sa mga kaugnay na negosyo at pag-uusap na kaugnay.

Lagda

Ang pagtatapos ng pagpindot sa iyong sulat ay ang iyong lagda, kung saan, sa isang mensaheng email, isasama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay. Narito kung paano mag-sign ng isang sulat at kung paano mag-set up at mag-email ng lagda.

Paano Mag-address ng isang Sulat

Mahalaga na tugunan ang indibidwal na isinusulat mo nang pormal, maliban kung alam mo ang mga ito nang mahusay. Narito kung paano matugunan ang isang sulat kasama ang generic na impormasyon na maaari mong gamitin kung wala kang isang contact person sa kumpanya.

Pag-format ng iyong Correspondence

Ngayon na mayroon ka ng lahat ng impormasyong kailangan mong isama sa iyong mensahe, suriin ang karaniwang format na gagamitin para sa mga titik at mga mensaheng e-mail:

• Format ng Liham
• Format ng Mensahe ng Email

Mga Alituntunin sa Pagsulat ng Liham

Ang susunod na hakbang ay upang polish up ang iyong sulat. Dapat mayroong maraming puwang sa pagitan ng mga talata at sa itaas at ibaba ng pahina. Gusto mo ring pumili ng isang nababasa, propesyonal na estilo at laki ng font. Ang iyong sasabihin ay depende sa dahilan kung bakit ikaw ay sumusulat, kaya siguraduhin na iangkop ang iyong sulat upang umangkop sa iyong personal at propesyonal na sitwasyon. Narito ang mga hakbang sa pamamagitan ng mga gabay na hakbang sa pagsulat ng iba't ibang iba't ibang uri ng mga titik, kabilang ang mga margin ng pahina, mga font, espasyo, at mga detalye kung ano ang isasama, kasama ang mga halimbawa ng bawat isa:

• Paano Sumulat ng Sulat sa Negosyo
• Paano Sumulat ng Cover Letter
• Paano Sumulat ng Sulat ng Aplikasyon sa Trabaho
• Paano Sumulat ng isang Sulat ng Sanggunian
• Paano Sumulat ng isang Letter ng Pag-resign
• Paano Sumulat ng Sulat sa Pasasalamat
• Mga Alituntunin ng LinkedIn at Mga Alituntunin ng Paanyaya
• Mga Alituntunin ng Mensahe ng Propesyonal na Email

Mga Halimbawa at Mga Template

Ang paggamit ng isang template ay isang mahusay na paraan upang simulan ang iyong sariling sulat o email na mensahe dahil nagsisimula ka sa mga pangunahing format sa lugar. Punan lamang ang iyong impormasyon sa naaangkop na seksyon ng sulat.

Ang pagtingin sa mga halimbawa ay kapaki-pakinabang, masyadong, dahil makakakuha ka ng mga ideya para sa kung ano ang sasabihin sa iyong sariling sulat.

• Sample ng Liham:Repasuhin ang mga nakasulat na mga sampol ng sulat, kabilang ang mga sulat sa negosyo, mga titik ng panayam, mga panayam na salamat sa mga titik, mga follow-up na mga titik, pagtanggap sa trabaho at mga titik sa pagtanggi, mga sulat sa pagbibitiw, mga sulat sa pagpapahalaga, mga liham sa negosyo, at higit pang mga sampol at template ng sulat.
• Mga Halimbawa ng Mensaheng Email:Kasama sa mga e-mail na halimbawa ang pagtatrabaho, paghahanap ng trabaho at mga halimbawa ng mensaheng email sa negosyo, kasama ang mga template ng email, mga na-format na halimbawa ng mensahe, at linya ng paksa, kasama ang mga pagbati at mga halimbawa ng lagda.

Proofread and Spell Check

Sa wakas, bago mo i-print o i-upload ang iyong sulat o ipadala ang iyong email message, spell check, grammar check, at proofread ito.

Ang isang tip para sa pagtiyak na walang anumang mga error ay upang basahin ito nang malakas. Maaari mong mapansin ang mga pagkakamali na napalampas mo sa pamamagitan ng pagbabasa lamang.