Isang Balangkas ng Mga Gastusin sa Pagpaplano ng Kaganapan

Mahirap na magplano ng isang badyet sa kaganapan maliban kung mayroon kang isang magandang ideya kung anong mga gastusin ang iyong kakailanganin. Tila halatang sapat, ngunit ang mga gastos na nauugnay sa pagpaplano ng kaganapan ay maaaring dumating mula sa maraming iba't ibang mga lugar. Kapag sa tingin mo na nakilala mo ang lahat ng iyong mga kategorya ng gastos, isa pang pops up upang ipadala ka pabalik sa drawing board. Upang maiwasang mangyari ito sa iyo, pinagsama ko ang balangkas na ito ng mga gastusin sa pagpaplano ng kaganapan upang tandaan habang lumilikha ng iyong badyet.

Mga Gastusin sa Site

Kasama rito ang mga gastos at bayarin na kadalasang sinisingil ng lugar ng kaganapan. Ito ay kadalasang pinakamahal na kategorya, ngunit ito rin ang pinakamadaling hulaan dahil makakakuha ka ng isang pormal na pagtatantya ng gastos upang suriin nang maaga. Sa pagsasabing, huwag kalimutang i-factor ang mga variable na gastos na nagbabago sa iyong mga numero ng pagdalo. Ang pagtutustos ng pagkain ay isang magandang halimbawa ng ito habang ang iyong mga gastos sa pagkain ay tataas sa bawat karagdagan sa iyong listahan.

Mga Gastos sa Venue

• Rental Room
• Security Deposit
• Saklaw ng Seguro
• Paradahan

Pagkain at Pagtutustos ng pagkain

• Mga pagkain
• Inumin
• Mga Bayarin sa Paggawa ng Bartender / Server
• Buwis at Serbisyo / Bayad sa Bayad

Audio / Visual

• Microphones
• Mga Screen at Projector
• Internet access
• Iba pang mga Espesyalistang Kagamitan

Third-Party Vendor

Ang kategoryang ito ay kumakatawan sa lahat ng mga item at serbisyo na ibinibigay ng mga vendor sa labas ng venue ng host. Ang bawat isa ay singilin ka nang nakapag-iisa, kaya mahalaga na panatilihing malapit ang mga tab sa lahat ng iyong pinagtatrabahuhan. Ang paggamit ng isang spreadsheet ay tutulong sa iyo na ayusin ang iyong mga contact sa vendor kasama ang mga gastos na nauugnay sa kanilang mga serbisyo.

Mga Pagrenta ng Event

• Linens, Table Skirting, at Chair Covers
• Tents, Staging, at Amusement Attractions
• Pisikal na Mga Item Hindi Ibinigay ng Lugar
• Labour at Delivery para sa Setup / Teardown

Mga Vendor ng Décor

• Accent Lighting
• Mga Bulaklak at mga Centerpieces
• Mga Balloon

Aliwan

• Musikero o DJ
• Mga Bayarin sa Tagapagsalita
• Kontrata Riders (pagkain, panuluyan, transportasyon)

Mga Gastusin sa Produksyon

Kasama sa produksyon ang lahat ng kawani at mga mapagkukunan na kinakailangan upang magplano at magsagawa ng kaganapan. Ang mga gastos na ito ay nagsisimula sa sandaling ang pangyayari ay pinangarap at ipagpapatuloy sa pamamagitan ng mga gawaing isinulat pagkatapos ng kaganapan. Sa maikli, ang kategoryang ito ay kumakatawan sa gastos sa pag-oorganisa ng kaganapan, pag-akit sa mga dadalo, at pamamahala sa mga elementong administratibo.

Marketing at Pagpaparehistro

• Pag-print at Disenyo ng Trabaho
• Mga advertisement
• Mga imbitasyon
• Pamamahala ng Pagpaparehistro

Pagpaplano at Organisasyon

• Mga Bayarin sa Planner ng Kaganapan
• Part-time at Temporary Employees
• Mga kagamitan sa opisina
• Mga Gastos sa Komunikasyon
• Gastusin sa paglalakbay

Administrative Expenses

• Mga Gawain sa Pagtatrabaho ng Kaganapan
• Mga Gastusin sa Accounting
• Legal na Bayad
• Mga Bayad sa Konsulta

Cost Overages at Emergency Funds

Walang magic number para sa kung ano ang dapat mong itabi para sa mga hindi planadong gastos, ngunit kailangan mong asahan ang hindi inaasahang. Ang ilang tagaplano ng kaganapan ay nagpapahiwatig ng pagbabadyet ng lima hanggang sampung porsiyento sa mga inaasahang gastos, habang ang iba ay pipili ng isang bilog na numero upang gumana. Ang mas malaking mga kaganapan ay dapat, siyempre, maglaan ng higit pa dahil ang isang pangangasiwa na sinisingil sa bawat tao ay maaaring tumakbo sa libu-libong dolyar.

Ang layunin ng balangkas na ito ay upang malaman mo ang iba't ibang uri ng gastos sa pagpaplano ng kaganapan na magaganap. Ang bawat kaganapan ay natatangi, kaya ang iyo ay maaaring magsama ng higit o mas mababa sa mga item na nakalista dito. Ang mahalagang bagay ay malaman kung saan darating ang iyong mga gastos. Ang paggastos ng mga gastos na nauugnay sa isang partikular na vendor o kategorya ay maaaring magpahamak sa iyong badyet, ngunit ang pinakamaliit na sitwasyon ng kaso ay ganap na nalilimot tungkol sa isang gastos hanggang sa dumating ang bayarin.