5 Kasanayan sa Pagpaplano ng Kaganapan Kailangan Mo para sa Tagumpay

Kung nagpaplano ka ng isang karera bilang isang tagaplano ng kaganapan, maging sa isang kumpanya sa pagpaplano ng kaganapan, sa isang posisyon sa pagpaplano ng kaganapan sa loob ng isang corporate na organisasyon, o simulan ang iyong sariling negosyo sa pagpaplano ng kaganapan, matalino upang tiyakin na ang job planner job ay isang mahusay na magkasya. Bilang karagdagan sa pag-aaral ng mga in at out ng pagpaplano ng kaganapan at kung ano ang kinakailangan ng trabaho, ito ay pantay mahalaga na siguraduhin na mayroon kang mga kasanayan sa pagpaplano ng kaganapan na kailangan mo para sa tagumpay.

Ang pinakamatagumpay na tagaplano ng kaganapan ay may toolbox na puno ng isang kahanga-hangang skillset. Sa mga ito, ang mga ito ay ang nangungunang 5 mga kasanayan sa pagpaplano ng kaganapan na iyong maaabot sa regular na batayan at ang mga maaaring gumawa o masira ang iyong tagumpay.

5 Kasanayan sa Pagpaplano ng Kaganapan Kailangan Mo

Lubos na NakaayosSa pagpaplano ng kaganapan, ang tagumpay ay nasa mga detalye. At marami sa kanila! Ang pagsubaybay sa maraming gawain, maramihang mga vendor, at patuloy na pagpapalit ng mga listahan ng gagawin nang sabay-sabay - habang pinapanatiling masaya ang iyong kliyente - ay maaaring maging mahirap para sa ilan at nakakatakot para sa iba. Ang pagiging organisado ay isang kinakailangan para sa matagumpay na pagpaplano ng kaganapan. Para sa mga gumawa at namamahala sa mga listahan upang mapanatiling maayos ang kanilang mga personal na buhay, ang pagiging organisado ay maaaring maging natural. Para sa iba na nagpupumilit na matandaan ang mga deadline o kunin ang dry cleaning, ang pagiging organisado ay maaaring mangailangan ng mas maraming pagsisikap.

Maaaring pamahalaan ng mga tagaplano ng kaganapan ang isang kaganapan sa isang pagkakataon o nasa mga yugto ng pagpaplano ng maraming mga kaganapan nang sabay-sabay. Ang ilang mga kaganapan, tulad ng mga taunang kumperensya, ay tumatagal ng higit sa isang taon ng pagpaplano upang ang mga tagaplano ng kaganapan ay dapat manatiling organisado sa mahabang paghahatid.

Ang mga organisasyong kasangkapan para sa mga tagaplano ng kaganapan ay tumatagal, mula sa software na sumusubaybay sa pagpaparehistro sa mga template para sa mga form at spreadsheet. Ang checklist ng pagpaplano ng kaganapan na na-customize para sa bawat kaganapan ay isa sa mga pinakamahalagang mga tool sa pagpaplano ng kaganapan anuman ang iyong likas na kakayahan sa organisasyon. Kaya alamin ang isang sistema ng organisasyon na gumagana para sa iyo dahil ito ay isa sa mga pinakamahalagang mga kasanayan sa pagpaplano ng kaganapan na maaari mong makuha.

PersonableAno ang magkakatulad sa lahat ng mga pangyayari? Mga Tao! Sino ang nakikipag-ugnayan sa iyo at nagtatrabaho sa proseso ng pagpaplano ng mga kaganapan? Mga Tao! Ang matagumpay na tagaplano ng kaganapan ay kaakit-akit, nakakaengganyo, mahusay na conversationalists at mahusay na mga tagapakinig. Ang pagpaplano ng kaganapan ay isang napaka-social na propesyon sa na ang resulta - ang kaganapan mismo - ay isang grupo ng mga tao, malaki o maliit. Ang pag-unawa sa mga tao at tinatangkilik ang pakikipag-usap sa kanila ay bahagi ng trabaho. Hindi ito nangangahulugan na, bilang tagaplano ng kaganapan, gugugulin mo ang karamihan ng iyong araw sa mga pananghalian ng client at pagkakaroon ng mga cocktail sa mga social event.

Hindi talaga. Ang pagpaplano ng kaganapan ay mahirap na trabaho, at marami sa mga ito ay ginugol sa isang desk na may telepono o computer. Ngunit pagiging kapaki-pakinabang ay isang kinakailangan kapag tackling ang isa sa mga karaniwang mga gawain sa pagpaplano ng kaganapan:

• Negotiating sa mga hotel
• Pag-usapan ang mga menu sa mga tagapangasiwa ng catering
• Pagpupulong sa mga vendor
• Itayo ang iyong mga ideya sa kaganapan sa isang prospective na client
• Networking anumang oras at saanman
• Nangasiwa ng kawani ng kaganapan
• Paggawa ng iyong kaganapan at pakikipag-ugnay sa mga bisita at manggagawa

Pagkatapos ng lahat, sa pang-araw-araw na buhay, ang karamihan sa atin ay naaalala ang kaaya-aya at kapaki-pakinabang na mga tao na nakikipag-ugnayan sa atin at ang pakikipag-ugnayan ay maaaring gumawa ng karanasan na mas kasiya-siya para sa parehong partido. Ang pag-alam kung paano nauugnay sa iba't ibang personalidad, kung paano kumonekta sa isang taong gusto mong gawin sa negosyo at maging isang taong gumagawa ng isang positibong impression ay mga susi sa tagumpay upang isaalang-alang ang isa sa mga mahahalagang kasanayan sa pagpaplano ng kaganapan. Walang gustong makipagtulungan o tulungan ang isang taong mahirap makipag-usap, mahirap maunawaan o bastos at di-propesyonal sa anumang paraan.

Napakahusay na tagapagbalita (Aling Kasama ang Pakikinig!)Napakahalaga ng mga kasanayan sa komunikasyon sa maraming propesyon. Sa pagpaplano ng kaganapan, ang miscommunication ay maaaring magresulta sa maraming mga problema para sa parehong tagaplano ng kaganapan at ang kliyente, at isang simpleng hindi pagkakaunawaan ay maaaring magkaroon ng mga sakuna na resulta. Ang pagiging epektibong makapag-usap ng mga kaisipan at mga ideya ay isang praktikal na kasanayan na ginagamit sa isang pang-araw-araw na batayan ng mga tagaplano ng kaganapan ng lahat ng antas ng karanasan. Narito ang ilang mga halimbawa kung paano ginagamit ang mga kasanayan sa pagpaplano ng kaganapan kapag nagpaplano ng mga kaganapan:

Nakasulat na komunikasyon:

• pagsulat ng mga panukala sa kaganapan para sa isang prospective na kliyente
• paglikha ng mga materyales sa merkado ng iyong kompanya
• pagsusulat ng mga kontrata sa mga kliyente at vendor
• pagbalangkas ng mga pasasalamat sa mga speaker at VIP

Pandiwang komunikasyon:

• kakayahan na ipaliwanag ang saklaw at layunin ng isang kaganapan
• epektibong pagsalaysay ng iyong mga ideya sa isang superbisor, kliyente o vendor
• pag-unawa at pagproseso ng impormasyon na ipinagkaloob, tulad ng mga alalahanin ng isang kliyente o mga tanong mula sa isang tagapagtustos
• skillfully negotiating hotel rates, mga detalye ng kontrata, o extra mula sa isang vendor

CreativeAng mga matagumpay na tagaplano ng kaganapan ay may mga ideya, maraming ng mga ito. At sa pagkamalikhain, ang kakayahang ibahin ang ideya sa isang bagay na nakikita. Maaari silang kumuha ng pangitain at dalhin ito sa buhay. Mula sa pagbuo ng isang natatanging tema para sa isang partido na dumarating sa isang abot-kayang dekorasyon na solusyon na nakakatugon sa isang maliit na badyet, ang pagkamalikhain ay mahalaga kapag nagpaplano ng isang kaganapan.

Lumilitaw din ang pagkamalikhain kapag nakaharap sa mga hindi maiiwasang problema na nanggagaling sa panahon kahit na ang pinaka-masigasig, pinlanong propesyonal na kaganapan. Sa sitwasyong ito, ang pagkamalikhain ay tumatagal ng hugis sa anyo ng paglutas ng problema. Ang pagkakaroon ng magawang isiping malikhaing bumuo ng mga solusyon sa mga problema ay maaaring positibong makaapekto sa tagumpay ng iyong kaganapan.

MultitaskerSa iba't ibang yugto ng proseso ng pagpaplano ng kaganapan, maraming mga gawain ang pinamamahalaan.Maaari kang makipag-ayos sa isang kontrata ng hotel, nakikipagkita sa kliyente upang pag-usapan ang mga potensyal na tagapagsalita ng bisita, pagtataan ng isang tagapagtustos, pakikipanayam sa mga vendor ng pag-upa at pagtuklas ng mga opsyon sa entertainment. At iyon ay para lamang sa isang kaganapan. Magdagdag ng maraming mga kaganapan sa mga yugto ng pagpaplano nang sabay-sabay; ang resulta ng pagtatapos ay isang gawa ng juggling. Ang matagumpay na tagaplano ng kaganapan ay kailangang malaman kung paano epektibong multitask at panatilihin ang maraming mga aspeto ng kaganapan na gumagalaw nang sabay-sabay nang walang anumang mga gawain na bumabagsak sa gilid ng daan.

Ang tagumpay ay nakasalalay sa kakayahan na unahin at itutuon ang bawat gawain sa utos na prayoridad na hindi mawalan ng pansin sa iba pang mga bagay na nangangailangan ng tending o pagiging nalulula sa maraming mga bagay na kailangan mo ng pansin. Ang pananatiling kalmado, nakatuon at kakayahang umangkop ay mga katangian ng matagumpay na multitasker.