Paano Protektahan ang Mga Digital na Ari-arian ng Iyong Kumpanya

Ito ang ika-21 siglo, at lahat ay digital, ibig sabihin, online. Sa iyong negosyo, mayroon kang mga digital na asset na maaaring hindi mo naisip. Ang mga asset na ito, tulad ng lahat ng iyong mga ari-arian ng negosyo, ay mahalaga at dapat protektado.

Ano ang mga Digital Asset?

Ang iyong negosyo ay may mga ari-arian - mga bagay na may halaga. Kasama sa mga asset na ito ang lahat mula sa cash at mga account na maaaring tanggapin, sa pamamagitan ng mga kagamitan sa negosyo at mga sasakyan, sa lupa at mga gusali.

Maaaring kasama ng iyong accountant ang halaga at kasalukuyang halaga ng iyong mga asset sa iyong balanse, ngunit maaaring nakalimutan nila ang mga digital na asset.

Ang mga digital na asset ay mga asset na umiiral sa online. Ang ilan sa iyong mga digital na asset ay maaaring umiiral sa iyong sariling mga server o maaaring sila ay "sa cloud." Kasama sa mga digital na asset ang:

• Mga larawan sa negosyo na iyong nilikha. Maaari silang maging mga larawan ng iyong negosyo o mga proseso ng negosyo. Ang mga ito ay mga ari-arian dahil maaaring ibenta.
• Mga website ng negosyo o mga blog. Ang halaga ay may halaga, at ang "hitsura" ng site ay maaaring mahalaga kung naka-trademark.
• Mga proseso sa negosyo (sa mga spreadsheet, halimbawa) na binuo ng iyong mga empleyado at maaaring duplicate at ibenta.
• Apps na nilikha ng iyong negosyo, alinman sa magbenta o para sa iyong sariling paggamit.
• Email mga listahan ng contact at mga listahan ng client o customer, kabilang ang mga mailing list ng newsletter, ay may halaga dahil maaaring ibenta.

• Mga Subscription Ang mga online na journal ay may halaga para sa termino ng subscription.
• Intelektwal na ari-arian-Copyrighted na materyal, mga trademark o mga marka ng serbisyo (halimbawa ng logo ng iyong kumpanya), mga patente. Ang mga asset na ito ay maaaring umiiral sa papel na form, ngunit kadalasan ang mga ito ay digital lamang.
• Mga produkto sa isang online na tindahan, na bahagi ng iyong imbentaryo sa negosyo. Sila ay dapat na nasa ilalim ng iyong kontrol, kahit na sila ay naka-imbak sa online. Kung ikaw ay isang nagbebenta ng Amazon, halimbawa, ang mga produkto ay maaaring nasa kanilang bodega, ngunit nakuha mo ang benta.

Bakit mahalaga ang Digital Asset?

Tulad ng lahat ng mahahalagang bagay na pag-aari ng iyong negosyo, ang mga digital na asset ay malaking pakinabang sa iyong negosyo.

• Maaari kang mag-claim ng mga gastusin na may kaugnayan sa pagbili at paggamit ng mga asset sa iyong tax return ng negosyo. Ang gastos ng mga panandaliang asset (supplies, halimbawa) ay maaaring kunin bilang isang gastos kaagad, habang ang gastos ng mga pang-matagalang asset (mga tumatagal ng hindi bababa sa isang taon) ay maaaring mabayaran sa paglipas ng panahon (alinman sa pamamagitan ng depreciation o amortization).
• Maaari kang magbenta marami sa mga ari-arian o lisensya ito habang ikaw ay nagmamay-ari pa rin sa kanila.
• Ang mga asset ay mahalaga sa mga mamumuhunan o sa isang tao na bibili ng iyong negosyo. Ang halaga ng isang tao na maaaring magbayad upang bumili ng iyong negosyo ay nakasalalay sa malaking bahagi sa halaga ng mga asset ng negosyo.
• Ang ilang mga digital na asset, tulad ng mga listahan ng mga customer o mga listahan ng mga subscriber ng newsletter, ay partikular na kapaki-pakinabang sa pagtataguyod ng mabuting kalooban. Ang halaga ng tapat na kalooban mula sa isang perspektibo ng accounting at pagtatasa ay batay sa mga listahang ito.
• Ang pagprotekta sa mga tala ng accounting at empleyado sa online ay nangangahulugang magagamit ang mga ito para sa mga pag-audit. Ang pagkakaroon ng mga tala ng accounting ay nangangahulugang hindi mo maaaring patunayan ang mga pagbabawas sa gastos. Ang hindi pagkakaroon ng mga tala ng empleyado ay maaaring nangangahulugan na ikaw ay nasa panganib para sa mga multa at mga parusa.

Saan Ako Magsisimula Upang Protektahan ang Aking Mga Digital na Ari-arian?

Hanapin at Ilista. Magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng komprehensibong listahan ng lahat ng mga asset na ito. Gamitin ang listahan sa itaas bilang panimulang punto, ngunit maging malikhain. Mag-isip ng anumang bagay na mayroon ka online o sa server ng iyong negosyo na maaaring mahalaga. Naghahanap ka ng mga bagay na pagmamay-ari (na nagmamay-ari ng iyong negosyo), mga bagay na walang sinuman ang mayroon at baka gusto mong bumili - o kumuha. Isaalang-alang ang mga digital na asset na posibleng mga item na ibebenta. Alin ang gusto mo o isaalang-alang ang mahalaga kung ikaw ay bibili ng kumpanyang ito?

Magtatag ng Pagmamay-ari at Halaga. Tingnan ang mga digital na asset na iyong nakalista. Sino ang nagmamay-ari sa kanila? Bago mo maprotektahan ang mga asset na ito, dapat na maitatag ang tiyak na pagmamay-ari. Halimbawa, maaari mong patunayan na nagmamay-ari ang iyong kumpanya ng mga empleyado ng email o mga listahan ng email? Tingnan ang isang abogado upang isulat ang mga patakaran na nagtataglay ng pagmamay-ari.

Bagaman maaaring mahirap magtakda ng isang tiyak na halaga sa ilan sa mga digital na asset ng iyong kumpanya, magandang ideya na magkaroon ng ilang kahulugan ng halaga na mas maaga kaysa sa ibang pagkakataon. Oo, ang halaga ng mga digital na asset na ito ay maaaring patuloy na magbabago, habang nagdaragdag ka ng mga customer sa iyong listahan o mga pahina sa iyong website o gumawa ng mga update sa mga proseso, ngunit maaaring maitakda ang halaga ng baseline sa pamamagitan ng pagtatasa. Maghanap ng isang tagatanod ng negosyo na maaaring magbigay sa iyo ng isang pagtatantya ngayon. Maraming mas madali ang halaga ng isang bagay na umiiral kaysa sa isang bagay na ninakaw o nawasak ng isang kalamidad tulad ng baha o sunog.

Kung mayroon kang mga produkto na iyong ibinebenta sa pamamagitan ng isang online na nagbebenta tulad ng Amazon o eBay, basahin ang kasunduan upang matiyak na mapanatili mo ang pagmamay-ari.

Lumikha ng Mga Kasunduan sa Proteksiyon. Protektahan ang iyong mga digital na asset sa pamamagitan ng mga kasunduan sa mga taong maaaring magnakaw sa kanila. Isaalang-alang ang pagkakaroon ng mga empleyado, kliyente, at konsulta na mag-sign ng mga kasunduan na hindi nagpapahayag. Ang mga kasunduang ito ay nagbigay-alam sa iba na ang pagnanakaw ng mga digital na asset ay maaaring magresulta sa legal na pagkilos.

Magrehistro ng iyong Pagmamay-ari. Maraming mga digital na asset ay maaaring nakarehistro, upang sabihin sa mundo ng iyong pagmamay-ari. Ang mga larawan sa negosyo, proseso, at nilalaman ng mga website at blog ay maaaring naka-copyright. Ang mga digital na asset tulad ng mga logo at disenyo ay maaaring naka-trademark. At huwag kalimutan ang mga patente para sa mga proseso.

Planuhin ang Hinaharap. Ano ang mangyayari sa mga digital na asset ng iyong kumpanya kung may nangyari sa iyo? Isama ang iyong mga digital na asset sa mga kasunduan ng iyong kumpanya.Halimbawa, ang mga digital na ari-arian na pag-aari ng isang pakikipagsosyo ay kailangang maibilang sa kasunduan sa pakikipagtulungan, kasama ang iba pang mga ari-arian. Kung mayroon kang isang maliit na solong tao o negosyo ng pamilya, isama ang mga asset na ito sa iyong mga plano ng sunod.

I-backup! Mahalagang makahanap ng isang backup na sistema upang protektahan ang lahat ng iyong mga digital na asset. Ang pagkakaroon ng isang backup ng isang backup ay hindi mabaliw; Ang Lifewire ay nagpapahiwatig ng isang double backup na sistema, gamit ang maraming panlabas na hard drive. Maaari mo ring gusto ang parehong isang hard drive backup at online na backup upang gumawa ng double sigurado.

Panghuli, Magtatag ng Mga Protocol para sa Pagprotekta sa Mga Asset ng Digital

Ngayon na na-set up mo ang iyong digital asset management system, idokumento ito. Mag-set up ng mga tiyak na patuloy na mga gawain para sa mga backup at takdang-panahon para sa mga review at mga update.

Karamihan sa iyong negosyo ay online; panatilihin itong humuhubog sa mahusay sa pamamagitan ng pagprotekta sa mga online na digital na asset