Pag-evaluate ng Payroll Software para sa Iyong Maliit na Negosyo

Nahuhulog mo ba ang iyong buhok sa payroll? Ang paggawa ng iyong sariling payroll, kahit para sa isang empleyado lamang, ay may maraming mga pitfalls para sa maliit na may-ari ng negosyo. Maraming nalalaman, at ang pagsunod sa maraming mga pederal, estado, at lokal na mga regulasyon sa buwis sa payroll ay isang sakit. Bilang karagdagan, mayroon kang mga deadline upang matugunan, para sa mga pagbabayad at mga ulat sa lahat ng mga ahensyang ito.

Hindi nakakagulat maraming maliliit na negosyo ang bumabaling sa mga serbisyo ng payroll para sa mga gawaing ito. Ngunit anong payroll service ang pinakamahusay?

Ano ang mga serbisyo sa payroll?

Mayroong dalawang uri ng mga serbisyo sa payroll: mga serbisyong online at (para sa kakulangan ng isang mas mahusay na termino) mga personal na serbisyo. Ang mga serbisyong online ay maaaring apps o online-based. Ang mga personal na serbisyo ay isang negosyo na pag-aari ng isang indibidwal na maaaring magbayad online o sino ang maaaring maging lokal.

Ang proseso ng pagsusuri ay gumagana sa parehong paraan para sa parehong uri ng mga serbisyo ng payroll. Ngunit ang artikulong ito ay tumutuon sa mga serbisyong online. Narito ang ilang mga tampok na dapat mong isaalang-alang:

Magkano ang gastos sa isang serbisyo sa online na payroll?

Ang unang bagay na hinihiling ng mga may-ari ng negosyo kapag naghahanap ng isang serbisyo sa payroll ay, "Magkano ang gastos?" Habang mahalaga ang halaga, iba pang mga kadahilanan ay mahalaga.

Isaalang-alang ang gastos ng serbisyo ngayon at sa hinaharap. Kung mayroon kang isang napakaliit na negosyo na may isa o dalawang empleyado lamang, maaaring gusto mong limitahan ang iyong gastos sa pamamagitan ng paggamit ng isang nasusukat na serbisyo, kung saan ang gastos ay minimal para lamang sa ilang mga empleyado at kung saan ay nagdaragdag habang nagdagdag ka ng mga empleyado at serbisyo.

Para sa karamihan sa mga serbisyo sa payroll na tiningnan ko, ang gastos ay bawat buwan, kaya maaari kang magbago sa anumang oras. Karamihan ay batay sa gastos sa bilang ng mga empleyado. Nag-aalok ang ilan ng 1099 pagpipilian para sa pagbabayad ng mga kontratista, vendor, o freelancer. (Makakakita ka ng isang maikling listahan na may mga gastos sa dulo ng artikulong ito.)

Ang mga gastos ay may dalawang antas para sa ilan sa mga serbisyo: isang pangunahing serbisyo na nagkakalkula at naghahatid ng mga paycheck, na may marahil isang serbisyo ng W-2, at isang full-service option na din ang pagdeposito at pagbabayad ng mga buwis sa payroll at mga pag-file ng buwis, kabilang Form 941 (ang quarterly payroll tax form ng pag-uulat).

Ano ang dapat isama sa buong serbisyo ng payroll service?

1. Pag-setup, Pagsasanay, at Dashboard. Ang sistema ay dapat na madaling i-set up. Dapat kang magkaroon ng isang dashboard upang gabayan ka sa mga proseso at upang payagan kang suriin ang mga aktibidad tulad ng mga pag-file at mga paycheck na deposito. Ang pagsasanay ay dapat na simple, na may mahusay na mga video upang matulungan kang magtrabaho sa pamamagitan ng iba't ibang mga proseso. Anong antas ng kaalaman sa payroll ang ipinapalagay nila sa iyo? Karamihan sa mga may-ari ng negosyo ay may kaunting kaalaman, kaya dapat magbigay ang iyong serbisyo ng detalyadong pangunahing kaalaman sa mga tuntunin ng payroll, mga paycheck, at mga pag-file.
2. Mga Paycheck. Ang bawat isa sa mga sistemang ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang maipasok ang impormasyon para sa bawat empleyado, kabilang ang W-4 na form para sa pagpigil ng federal income tax at iba pang impormasyon na kinakailangan upang maghanda ng mga paycheck. Dapat na ipaalam sa iyo ng mga system na isulat ang mga naka-print na tseke o upang magkaroon ng mga tseke na direktang ideposito (ang pinakamainam na paraan). Tingnan sa iyong bangko sa mga kinakailangan nito.
3. W-2 form. Ang iyong serbisyo ay dapat magbigay sa iyo W-2 form, ang taunang sahod ng empleyado at impormasyon sa buwis na dapat mong ibigay sa mga empleyado noong Enero. Ang opsyon na full-service ay dapat ding mag-file ng mga form na ito sa Social Security Administration para sa iyo sa angkop na oras.
4. Mga Buwis sa File at Deposito sa Payroll. Marahil ito ang pinakamahalagang serbisyo. Ang pagkakaroon ng isang tao na mag-file at magbayad ng mga buwis ay isang malaking responsibilidad. Ang isang full-service na sistema ay dapat mag-file ng lahat ng may-katuturang payroll tax at mga dokumento sa pagbubuwis sa trabaho para sa iyo. Dapat silang gumawa ng mga pagbabayad para sa iyo sa angkop na mga ahensiyang pang-regulasyon ng federal, estado, at lokal. Ang mga porma ay dapat isama ang Form 941 - Quarterly Wage at Tax Statement at mga form ng buwis sa pagkawala ng trabaho sa pederal at estado.

Ang serbisyo ay dapat ding subaybayan ang mga buwis ng estado at lokal na payroll, na malaking tulong kung mayroon kang mga empleyado na nagtatrabaho sa iba't ibang lungsod at estado.

Anong iba pang mga tampok ang dapat mong asahan?

Mga garantiya sa buwis. Ang iyong serbisyo ay dapat na garantiya na ang mga form ng buwis ay ipapadala bago ang lahat ng mga deadline at ang mga pagbabayad ay gagawin sa oras upang hindi ka magkaroon ng mga multa o mga parusa. Ang serbisyo ay dapat sumang-ayon na magbayad ng anumang mga multa o mga parusa para sa late na pag-file o pagbabayad. Kung hindi nila ginagarantiyahan ang garantiya, huwag gamitin ang mga ito.

Pagkarating sa mobile. Dapat mong ma-access ang dashboard at gumawa ng mga pagbabago, magpadala ng impormasyon sa iyong computer, mobile phone o tablet, o kahit na tumawag sa impormasyon.

Serbisyong self-employer. Ang ilan sa mga serbisyong ito ay may dashboard na maaaring mag-log in sa mga empleyado at makakuha ng impormasyon sa kanilang mga taunang paycheck. Maaaring baguhin nila ang impormasyon ng W-4 sa online.

Pagsasama sa iyong sistema ng accounting. Ang pagkakaroon ng iyong serbisyo sa Payroll integrates sa iyong accounting system ay nagse-save ka ng oras at pera. Ang Intuit Payroll ay ibinebenta lamang sa QuickBooks Online, kaya maaaring ito ay isang mahusay na pagpipilian para sa iyo kung mayroon ka nang QBO. Ang software ng Patriot ay may sistema ng accounting na maaari mong idagdag sa iyong serbisyo sa payroll.

Iba pang mahahalagang katanungan na itanong

Suporta at Serbisyo. Ang isang ito ay talagang mahalaga. Ang mga bagay na mangyayari at mga payroll ay dapat tumakbo sa mga tiyak na oras. Kailangan mong malaman na ang iyong serbisyo ay magagamit at kapaki-pakinabang.

Ang pinakamataas na antas ng serbisyo ay ang tawag sa telepono. Anong oras ang mayroon ng help desk?

Ang pangalawang pinakamataas na antas ay pakikipag-chat. Ano ang kanilang mga oras?

Ang ikatlong antas ay email. Gaano katagal tumugon ang iyong serbisyo sa mga email?

Sa panahon ng pagsubok o sa unang 30 araw, siguraduhing makipag-ugnayan ka nang maraming beses upang suriin ang suporta na ibinigay.

Mga Update. Ang mga regulasyon sa pagbabayad ng buwis at mga rate ng buwis ay palaging nagbabago. Habang sinusuri mo ang mga sistema, tanungin kung paano nila i-update ang kanilang software at kung paano sila nakikipag-usap sa mga update na ito sa iyo.

Seguridad. Gaano kaligtas ang kanilang sistema? Nasa bait ba ito (malamang)? Gaano kadalas sila naka-back up?

Iba pang mga karagdagang serbisyo na maaaring gusto mo

1099 Serbisyo. Ang ilan sa mga sistemang ito ay may dagdag na halaga (para sa dagdag na gastos) na nagpapahintulot sa iyo na magbayad ng mga kontrata manggagawa, vendor, at freelancer at mag-isyu ng 1099-MISC form sa kanila (katulad ng W-2 form para sa mga empleyado). Ang serbisyo ay dapat ding magbigay ng paghaharap ng 1099-MISC form sa IRS.

Backup withholding. Kung nagbabayad ka ng di-empleyado, maaaring kailangan mong magkaroon ng backup na pagbawas na kinuha mula sa kanilang mga pagbabayad. Kung mayroon kang 1099 na serbisyo, ang iyong serbisyo ay dapat magawa ito at mag-isyu ng mga ulat.

Saan upang suriin para sa mga potensyal na serbisyo

Kapag pinaliit mo ang iyong pagpili sa ilang mga serbisyo, suriin ang mga ito. Tingnan ang mga rating ng online, ngunit hindi masyadong nakasalalay sa kanila. Ang isang mas mahusay na lugar upang suriin ay ang Better Business Bureau. Tingnan kung anong mga reklamo ang isinampa laban sa kumpanyang ito at kung paano sila nalutas.

Ano ang ilang mga serbisyo sa payroll upang isaalang-alang?

Makakakita ka ng maraming mga serbisyo sa payroll kung maghanap ka sa online. Narito ang ilan lamang upang simulan ang iyong paghahanap. Pinili namin ang opsyon na full-service para sa bawat isa.

Akontuit Full Service Payroll. Ang serbisyong ito ay isang add-on sa QuickBooks Online. Ang pagpepresyo ay depende sa kung aling bersyon ng QBO na gusto mo at ang antas ng mga serbisyo sa payroll na kailangan mo. Ang presyo ay buwanan.

Patriot Payroll Software. Ang kanilang full-service payroll system ay nagsisimula sa $ 25 sa isang buwan para sa isang empleyado, ang pagtaas ng bilang ng mga empleyado.

Paychex. Ang kanilang sistema ay batay sa bilang ng mga empleyado. Kinakailangan nila ang isang nakasulat na bid mula sa isang potensyal na customer bago ilabas ang impormasyon sa pagpepresyo. Gusto: Ang kanilang pagpepresyo ay $ 39 sa isang base na presyo ng buwan kasama ang $ 6 sa isang buwan bawat tao (Ipinapalagay namin na nangangahulugan ito na ang bawat tao ay binabayaran).

ADP May tatlong antas ng payroll, kabilang ang HR. Walang magagamit na pagpepresyo.

Paano upang subukan ang isang sistema ng payroll

Isang huling isyu: Ang problema sa pagsubok ng mga sistemang ito ay kailangan nila sa iyo na "mabuhay," at hindi ka maaaring mag-isyu ng mga paycheck nang higit sa isang beses. Patriot at Gusto mayroon mga demo na bersyon maaari mong subukan. Ang ADP ay may dalawang libreng buwan ng payroll, ngunit nangangahulugan ito na ikaw ay nakatuon sa pagpapatakbo ng dalawang buwan sa kanilang sistema.