Gabay sa Hakbang-Hakbang sa Payroll para sa Maliit na Negosyo

Ang pagkalkula ng payroll nang tama ay maaaring maging isang hamon, lalo na kapag ikaw ay isang maliit na may-ari ng negosyo. Ang iyong kadalubhasaan ay namamalagi sa entrepreneurship - hindi kinakailangang subaybayan ang iba't ibang batas sa paggawa at buwis na naaangkop sa bawat empleyado mo. Kung mayroon kang isang solong manggagawa o isang malaking kawani, ang pag-set up ng tumpak, maaasahang sistema ng payroll ay maiiwasan ang mga seryosong isyu para sa iyong mga empleyado at iyong negosyo.

Mag-aplay para sa isang Employer Identification Number (EIN)

Ang iyong EIN ay isang natatanging numero na nakatalagang partikular sa iyong negosyo para sa mga layunin ng IRS. Kinikilala ng numerong ito ang iyong negosyo kapag nag-uulat ng impormasyon tungkol sa iyong mga empleyado sa mga pederal at mga ahensya ng gobyerno ng estado. Kabilang sa mga halimbawa ng impormasyong ito ang kabuuang kita at buwis na binayaran para sa kanila. Maaari mong marinig ang EIN na tinutukoy bilang isang Form SS-4 o isang Tax ID - ito ay katulad ng EIN.

Mag-apply nang direkta sa iyong EIN sa pamamagitan ng IRS. Ang pinakamadaling paraan upang makumpleto ang transaksyong ito ay sa pamamagitan ng isang online na aplikasyon. Gayunpaman, ang mga aplikasyon ay tinatanggap din sa pamamagitan ng fax at mail.

Suriin ang Mga Regulasyon ng Estado at Lokal para sa Karagdagang Mga Kinakailangan ng EIN

Bagaman maraming mga estado at mga lokalidad ang tumatanggap sa iyong pederal na EIN para sa pagkakakilanlan, ang ilan ay nangangailangan ng hiwalay na mga numero para sa mga layunin ng buwis. Kasama sa mga halimbawa ang New York, Massachusetts, at South Carolina. Maaari mong matukoy ang iyong mga regulasyon ng lungsod at / o estado sa pamamagitan ng pagbisita sa website ng maliit na negosyo ng naaangkop na estado.

Unawain ang Pagkakaiba sa pagitan ng Independent Contractor at Employee

Kung gumagamit ka ng independiyenteng mga kontratista o empleyado ay malaki ang epekto sa kung paano binabayaran ang kita, Medicare, Social Security, at mga buwis sa pagkawala ng trabaho, kaya mahalaga na maunawaan ang pagkakaiba sa pagitan ng dalawa.

Ang pangunahing pagsubok ay bumababa sa sumusunod na tatlong tanong:

• Kinokontrol ba ng employer kung kailan, saan at paano nakumpleto ang trabaho? Kung gayon, ang manggagawa ay marahil isang empleyado.
• Kontrolado ba ng employer ang mga pinansiyal na aspeto ng trabaho? Halimbawa, binabayaran ang gastos? Nagbibigay ba ang employer ng mga tool na may kaugnayan sa trabaho, tulad ng mga computer? Kung gayon, ang manggagawa ay marahil isang empleyado.
• Ang relasyon ba ay nagpapatuloy, o ang manggagawa na nagtatrabaho para sa isang partikular na proyekto na walang inaasahan sa patuloy na pagtatrabaho? Nag-aalok ba ang employer ng mga benepisyo, tulad ng segurong pangkalusugan at oras ng pagbabayad, sa manggagawa? Kung ang relasyon ay patuloy at / o kung ang mga benepisyo ay inaalok, ang manggagawa ay maaaring isang empleyado.

Kumuha ng Mga Kinakailangang Porma ng Empleyado

Kapag ang iyong sariling mga dokumento ay nasa kaayusan, ikaw ay handa na umarkila sa iyong mga empleyado. Tiyaking magtipon ng impormasyon sa buwis at payroll sa loob ng unang ilang araw ng trabaho upang matiyak na natatanggap nila ang kanilang unang paycheck sa napapanahong paraan. Maaari mong hikayatin ang paggamit ng empleyado ng direktang deposito para sa mas mabilis na pagbabayad.

Ang bawat empleyado ay dapat kumpletuhin ang isang Form na Pondo sa Paghawak ng Pederal na Kita na W-4, na nagbibigay-daan sa iyo upang kalkulahin ang tamang pagbawas ng buwis. Dapat ding kumpletuhin ang mga empleyado ng isang form na I-9 upang i-verify na legal na pinahihintulutan silang magtrabaho sa Estados Unidos.

Piliin ang Iyong Panahon ng Pay

Ang mas kaunting mga panahon ng pay na mayroon ka, mas madali ito upang makumpleto ang iyong payroll. Gayunpaman, hinihingi ng ilang mga estado na ang mga empleyado ay binabayaran ayon sa isang iskedyul, halimbawa, lingguhan o bi-lingguhan. Kung nais mong magpatakbo ng payroll nang mas madalas kaysa isang beses sa isang linggo, makipag-ugnayan sa iyong Kagawaran ng Paggawa sa Estado upang malaman kung ang iyong ipinanukalang panahon ng pay ay sumusunod sa mga regulasyon ng estado.

Lumikha ng Mga Proseso na May Kaugnayan sa Payroll

Bago ka makapag-isyu ng tumpak na mga paycheck, kakailanganin mo ng paraan ng pagsubaybay ng mga oras ng empleyado. Mayroong maraming mga tool na magagamit para sa layuning ito, mula sa mga pangunahing pag-sign-in sa mga platform na subaybayan ang aktibidad ng empleyado sa mga telepono o computer. Mahalaga rin na mag-set up ng mga patakaran para sa mga bayad na oras kung plano mong mag-alok ito, overtime pay at anumang iba pang mga benepisyo.

Sa kabilang panig, kailangan mong magkaroon ng isang proseso sa lugar upang matiyak na ang mga pagbabawas para sa mga benepisyo, mga buwis at katulad ay binabayaran sa mga angkop na vendor at ahensya sa ngalan ng iyong mga empleyado.

Pumili ng isang Payroll Platform

Kung plano mong pangasiwaan ang payroll sa bahay, siguraduhin na ikaw o ang iyong bookkeeper ay komportable sa mga nuances ng gawaing ito. Mayroong ilang mga mataas na kalidad na mga platform ng payroll na magagamit upang gawing mas madali ang mga bagay. Gayunpaman, ang karamihan sa mga maliliit na negosyo ay mas gusto ang mga serbisyo ng outsourced controller, dahil ang mga propesyonal ay may kaalaman at karanasan upang makabuo ng payroll nang wasto at sa oras.

Gumawa ng Iyong Payroll

Sa sandaling ikaw o ang iyong magsusupil ay nagpasok ng personal na impormasyon ng empleyado sa iyong sistema ng payroll, ikaw ay handa na upang gumawa ng iyong unang pagpapatakbo ng payroll. Gamit ang mga tool sa timekeeping na mayroon ka sa lugar para sa mga oras (non-exempt) na manggagawa, ipasok o iulat ang bilang ng oras para sa bawat isa. Ang mga suweldo (exempt) ay hindi kailangang mag-ulat ng kanilang mga oras. Sila ay binabayaran ng parehong halaga sa bawat linggo.

Tandaan: Kung gumagawa ka ng trabaho na nagkakahalaga sa iyong accounting, gusto mo pa rin ang mga empleyado na nagbayad ng suweldo upang subaybayan ang kanilang mga oras. Hindi ito magiging kadahilanan sa kanilang lingguhang pay ngunit nais mong magagawang tumpak na maglaan ng oras sa mga trabaho upang maunawaan ang mga gastos. Isaalang-alang ang paggamit ng isang oras na pagsubaybay sa programa na sini-sync sa iyong pangkalahatang ledger accounting software upang makagawa ng mga ulat na ito. Maraming magkakaroon ng pag-sync sa iyong payroll pati na rin upang magamit mo ang mga ito para sa suweldo at oras-oras na empleyado.

Panatilihin ang Mga Kinakailangang Rekord

Ang ilang rekord na may kaugnayan sa payroll ay dapat panatilihin para sa mga layunin ng IRS. Bilang pangkalahatang tuntunin, dapat mong panatilihin ang lahat ng mga talaan para sa mga indibidwal na aktibong nagtatrabaho, anuman ang haba ng kanilang panunungkulan.Maraming mga rekord ay dapat panatilihin sa isang tiyak na panahon matapos na matapos ang pagtatrabaho. Halimbawa, ang mga talaan ng buwis sa pagtatrabaho ay dapat panatiliing hindi bababa sa apat na taon. Ang mga partikular na tagubilin ay magagamit sa pamamagitan ng IRS.

Kalkulahin at Magbayad ng Mga Buwis sa Payroll ng Federal at Estado

Sa wakas, ikaw bilang isang nagpapatrabaho ay may pananagutan sa paggawa ng mga pagbayad sa pagbabayad ng buwis at paggawa ng ilang mga ulat. Sa pangkalahatan, ang mga ulat ay maaaring bayaran sa quarterly o taun-taon. Gamitin ang mga mapagkukunan na magagamit sa pamamagitan ng IRS at iyong tanggapan ng buwis ng estado upang matiyak na ang lahat ng mga buwis at mga ulat ay naaayos nang naaangkop.

Ang tumpak, on-time na payroll ay isa sa mga pinakamahalagang responsibilidad ng iyong negosyo. Una, ang mga error sa payroll ay isang tiyak na paraan upang mapahamak ang mga empleyado. Ikalawa, ang mga error sa buwis ay maaaring magresulta sa mga makabuluhang multa at mga parusa. Maingat na isaalang-alang kung paano gagawin ang iyong payroll upang matiyak na maiiwasan mo ang mga pinaka-karaniwang mga pitfalls.