Nangungunang Mga Pagkakamali sa Accounting na Iwasan

01 Pagkabigo sa Pagsubaybay sa Pamamaraan ng Accounting

Kahit na ang mga maliliit na may-ari ng negosyo, mga indibidwal na nagtatrabaho, at mga freelancer ay dapat na mag-set up ng mga pormal, dokumentado, at detalyadong pamamaraan para sa pamamahala ng mga pamamaraan sa pag-book ng accounting at accounting pati na rin sa pagsasagawa ng iba pang mga gawain sa gawain.

Ang isang kapaki-pakinabang na hakbang ay upang bumuo ng mga pamantayang mga form at checklist upang makumpleto upang matiyak ang pagiging pareho at katumpakan. Halimbawa, nais mong idokumento ang isang proseso para sa pag-set up ng mga bagong vendor.

Kakailanganin mo ang pangalan ng vendor, address, numero ng telepono, at Employer Identification Number (EIN), bukod sa iba pang mga dokumento tulad ng mga sertipiko ng seguro, mga sulat ng rekomendasyon, o mga kontrata. Pagkatapos ay kakailanganin mong ipasok ang impormasyong ito sa iyong accounting software upang maaari mong iproseso ang mga pagbabayad.

Gusto mong kunin ang oras na kailangan upang isaalang-alang ang impormasyon na kailangan mong tipunin mula sa iyong mga vendor, bumuo ng isang pamantayan na form o checklist upang tiyakin na makuha mo ang impormasyong iyon, at pagkatapos ay magkaroon ng nakasulat na patakaran na maaaring sundin ng iyong mga empleyado.

02 Paggawa Nang Walang Badyet

Gumawa ng badyet upang magkaroon ka ng baseline upang hatulan ang mga resulta ng operating ng iyong negosyo. Ang mga badyet ay hindi lamang kapaki-pakinabang sa paghawak ng overspending ngunit maaaring magamit upang magtatag ng makatotohanang, nakasulat na mga layunin sa pananalapi. Ang mga badyet ay dapat palaging pinagbabatayan sa katotohanan, ngunit maaari mong tiyak na gamitin ang iyong badyet upang magtakda ng makatwirang mga layunin sa pananalapi, maging ito ay lumalaking kita o binawasan ang mga gastos sa pagpapatakbo.

03 Paggawa ng mga Error sa Data Entry

Ang mga error sa entry ng data ay nangyayari sa pana-panahon. Habang hindi mo mapipigilan ang lahat ng mga error sa pagpasok ng data, maaari kang magkaroon ng patakaran upang magsagawa ng iba't ibang mga pagkakasundo sa isang napapanahong paraan upang matiyak na mabilis na napansin ang mga entry ng data at maaaring maitama.

Halimbawa, gugustuhin mong magsagawa ng mga buwanang rekonciliasyon sa bangko, pati na rin ang mga account na maaaring tanggapin at pwedeng bayaran ang mga reconciliation. Maaari ka ring magpatakbo ng mga badyet-sa-aktwal na mga pagkakaiba upang makilala ang posibleng mga pagkakamali sa pag-uuri ng mga kita o gastos o magpatakbo ng mga resibo ng customer o mga ulat ng pagbayad ng vendor sa panaka-nakang panahon upang matiyak na ang lahat ng mga resibo at mga pagbabayad ay tila makatwirang.

Ang hindi pangkaraniwang mga transaksyon ay dapat na masuri upang matiyak na walang mga pagkakamali ng data entry ang ginawa at ang mga transaksyon ay tumpak.

04 Hindi Nag-back Up Accounting Software

Kailangan mong i-back up ang software ng accounting ng iyong negosyo at iba pang data nang regular. Maraming maliliit na mga programa sa software ng accounting sa negosyo ang may tampok na nagbibigay-daan sa iyo na i-set up ang awtomatikong pag-backup ng iyong programa ng accounting.

Gamitin ito. Dapat mo ring gawin ang oras upang i-double-check ang iyong mga backup na file, kahit na pagpunta sa paggamit ng backup file upang makita kung maaari mong patakbuhin ang iyong negosyo gaya ng dati dito.

Minsan ang mga file ay sira; minsan hindi mo i-back up ang lahat ng data na kailangan mo. Ang isang mabilis na tseke ay maaaring makilala ang mga problema sa iyong backup na proseso upang matiyak mong mayroon kang lahat ng kailangan mo upang magpatuloy sa pagpapatakbo ng iyong negosyo kung ang pangangailangan ay dapat lumabas.

05 Masyadong Masyadong Sarili

Ang mga gawain sa pamamahala ng outsourcing na hindi magdagdag ng halaga sa iyong kumpanya ay maaaring maging isang kalamangan.

Halimbawa, ang isang tax accountant ay malamang na mas sanay sa batas sa buwis kaysa sa iyo, kaya ang pagpapa-outsourcing sa pagpaplano ng buwis at paghahanda sa iyong accountant ay magbibigay-daan sa iyo na babaan ang iyong pananagutan sa buwis, dagdagan ang pagsunod sa buwis, at iwan ka ng mas maraming oras upang italaga sa pagbuo ng kita gawain.

Maraming mga maliliit na may-ari ng negosyo ang ayaw na magtalaga ng responsibilidad sa iba pang mga propesyonal na may kakayahan, ngunit ang pag-outsourcing accounting, legal, IT, at iba pang mga administratibong function ay maaaring mabawasan ang mga error at dagdagan ang kakayahang kumita kung gagamitin mo ang bagong oras na matalino.

06 Pagkabigo sa wastong kategorya ang Kita at Mga Gastusin

Ang paraan ng accounting ng shoebox ay marahil ay hindi isang mahusay na pagpipilian para sa mga maliliit na negosyo na may higit pa sa ilang mga transaksyon bawat taon. Ang lahat ng pera na dumarating at lumabas sa iyong negosyo ay dapat italaga sa naaangkop na kategorya.

Ang mga may-ari ng negosyo na mananatili sa ibabaw ng kanilang mga tala sa accounting ay hindi dumadaloy sa mga pagkakamali. Malalaman nila kung sino ang sinisingil, kung magkano, at kung binayaran o hindi ang customer.

Makikita mo rin na ikaw ang paghahanda sa buwis ng taon ay magiging mas mahusay kaysa sa pagsisikap na muling ibalik ang mga rekord na kailangan mo upang ihanda ang pagbabalik ng buwis sa iyong negosyo bago dumating ang pagbabalik.