Paano Outsourced CFOs Leverage Online Bookkeeping Services

Ang mga solusyon sa online bookkeeping ay gumagamit ng cloud computing na kapaligiran upang tipunin at iugnay ang impormasyon na kailangan ng isang negosyo upang pamahalaan ang mga pananalapi nito. Pinapadali ng mga platform ng software na ito ang proseso ng pag-bookkeep, i-minimize ang oras na ginugol sa data entry at dagdagan ang kahusayan sa buong board. Maraming mga may-ari ng negosyo at mga CFO ang sinasamantala ang mga benepisyong ito sa pamamagitan ng pagsunod sa mga smart na proseso ng pagpapatupad upang lumikha ng perpektong kapaligiran para sa paghawak ng mga pang-araw-araw na pananalapi.

Hanapin ang Pinakamagandang Software

Ang unang hakbang sa pag-set up ng perpektong online na bookkeeping na kapaligiran ay upang matukoy kung aling software platform ang may tamang tool para sa kumpanya. Ang mga CFO ay dapat maging pamilyar sa mga pinaka-kapaki-pakinabang na pagpipilian at bumuo ng isang listahan ng mga platform na nag-aalok ng pinakamahusay na mga tampok. Ang mga maliliit na negosyo ay nag-iiba sa sukat, saklaw, at pangangailangan, kaya mahalaga na kumonsulta sa mga tagapangasiwa ng kumpanya nang una upang matukoy nang eksakto kung anong mga tool ang kinakailangan upang mahawakan ang patuloy na pagbabagu-bago sa kanilang data sa pananalapi.

Ang mga pagsasaalang-alang ay marami sa yugtong ito ngunit ang lahat mula sa mga tampok at benepisyo sa mga serbisyo ng suporta na inaalok ng platform ng accounting ay dapat tasahin. Maraming mga kumpanya ang nangangailangan ng maraming pagpapasadya o maaaring kailanganin ng software na i-scale at mag-aalok ng mas malawak na pag-uulat sa kalsada. Ang mga pangangailangan sa accounting para sa ngayon pati na rin sa hinaharap ay dapat na pag-aralan bago pumirma sa may tuldok na linya.

Pasimplehin ang Payroll

Ang pag-uukol ay nagiging mas at mas kumplikado habang lumalaki ang mga maliliit na negosyo at kumuha ng mga karagdagang empleyado. Ang impormasyon sa pagsubaybay sa oras ay dapat ilipat sa departamento ng payroll upang makabuo ng mga ulat na kinakailangan upang bigyan ng tumpak na kabayaran ang mga empleyado. Maaaring kunin ng mga tool sa online bookkeeping ang data na ipinasok sa tracking and payroll software at isalin ito sa isang format na maaaring magamit upang maghanda ng mga tseke nang direkta mula sa programa. Tumataas ang katumpakan at sinisiguro na ang lahat ng empleyado ay mababayaran sa oras, sa bawat oras na walang departamento ng accounting na kinakailangang gumugol ng oras na nagtatrabaho sa payroll bawat linggo.

Maraming oras sa pagsubaybay ng mga application ay din embracing ang malawak na hanay ng mga pagpipilian at mga benepisyo na magagamit sa pamamagitan ng mobile na koneksyon. May mga oras na pagsubaybay sa mga programa na nagpapahintulot sa mga gumagamit na magpasok ng oras mula sa field, sa pamamagitan ng mobile na application at kahit sa pamamagitan ng SMS text message. Ang mga CFO ay maaaring mag-setup ng maramihang mga proseso ng pag-apruba para sa iba't ibang mga miyembro, na nagpapatuloy sa pagpapaunlad sa pinahusay na data at mga detalye sa naisumite na oras na sinusubaybayan para sa payroll.

Pamahalaan ang Data ng Benta

Ang mga maliliit na negosyo ay nakikitungo sa isang pare-pareho na pag-agos ng data ng benta Ang mga papasok at papalabas na mga invoice, mga pagbabayad, mga order sa pagbili, katuparan ng order, at impormasyon sa pagpapadala ay naglalaman ng napakahalagang data sa pananalapi na bumubuo ng malaking bahagi ng larawan pagdating sa cash flow. Ang hindi tumpak na pagsubaybay sa mga numerong ito nang tumpak at sa napapanahong paraan ay maaaring humantong sa pagkalito na nagpipigil sa kakayahan ng kumpanya na gumawa ng mga desisyon tungkol sa paglago sa hinaharap.

Pinamamahalaan ng online bookkeeping software ang lahat ng mahahalagang datos na ito pagdating sa upang ang mga tagapangasiwa ng kumpanya ay laging may malinaw na larawan ng eksakto kung magkano ang pera ay magagamit sa anumang naibigay na oras. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang mabilis, tumpak na paraan upang matukoy ang katayuan ng mga indibidwal na order at mga invoice, ang mga platform na ito ay makatipid ng oras sa bawat hakbang kasama ang funnel ng benta. Ang ilang mga solusyon sa software ay nag-aalok ng pagpipilian ng awtomatikong pagbuo ng mga invoice at pagpapadala sa mga ito sa mga customer upang madagdagan ang benta departamento ng higit pa.

Monitor Accounts Payable and Receivable

Ito ay posible para sa isang negosyo upang tumingin kumikitang sa papel ngunit maging struggling o kabiguan sa katotohanan. Ito ay isang pangkaraniwang suliranin na nahaharap sa mga kumpanya na may hindi mahusay na mga proseso ng pag-bookke na hindi ipapakita ang tunay na kuwento sa likod ng cash flow. Ang paggamit ng isang online na tool upang subaybayan ang katayuan ng parehong mga account na maaaring bayaran at mga account na maaaring tanggapin ay nag-aalis ng pagkalito at nagpapakita kung saan dapat gawin ang pagkilos upang mapabuti ang kalusugan ng mga pondo ng kumpanya.

Ang pag-set up ng mga paalala ng email at mga alerto ay nagpapabilis sa proseso ng koleksyon sa mga receivable at ipaalala ang mga may-ari ng negosyo at mga ehekutibo kapag kailangang bayaran ang mga bayad. Ginagawa nitong mas madali ang paglikha ng isang balanseng iskedyul ng pagbabayad na nagpapanatili sa kumpanya sa pula kaysa sa pagbuwag ng badyet nito.

Hikayatin ang Paggamit ng Mobile

Malayong pag-access ay isang malaking bahagi ng kung ano ang ginagawang epektibo ng online na bookkeeping. Ang bawat tao'y mula sa CFO sa mobile workforce ay maaaring ma-access ang software at mag-input ng mahalagang data mula sa anumang device anuman ang kanilang kasalukuyang lokasyon. Kapag ang lahat sa kumpanya ay nakasakay sa pag-record ng mga benta at paggasta habang nangyayari ito, dapat itong lumikha ng isang mahusay na pagtaas sa katumpakan sa buong board. Ang mga empleyado na gumagawa ng negosyo ang layo mula sa opisina ay hindi na kailangang maghintay upang bumalik sa kanilang mga computer upang itala ang data ng transaksyon.

Sa halip, maaari nilang maipasok ang lahat ng mga numero gamit ang isang app sa kanilang mga mobile device na sumasama sa pangunahing software sa pag-bookkeep at naghahatid ng impormasyon diretso sa cloud.

I-sync sa Mga Bangko

Ito ay madaling kalimutan na isulat ang isang deposito o withdrawal sa isang checkbook ng negosyo at makakuha ng isang hindi kasiya-siya sorpresa kapag dumating ang buwanang pahayag. Maaaring iwasan ang problemang ito sa pamamagitan ng pag-set up ng online bookkeeping software upang awtomatikong makatanggap ng data sa pananalapi sa sandaling maganap ang mga transaksyon sa bangko. Ang eksaktong halaga ng dolyar ay agad na naitala at naa-access mula sa dashboard, isang paraan na hindi lamang nagpapabuti ng katumpakan ngunit din ginagawang hindi kinakailangan na gumugol ng oras bawat buwan sa pag-uuri sa pamamagitan ng mga pahayag ng papel upang matiyak na ang mga balanse ng mga aklat.

Panatilihing Bukas ang Komunikasyon

Ang isang maaasahang online na bookkeeping na solusyon ay dapat pahintulutan ang mga administrator na lumikha ng iba't ibang mga pahintulot sa pag-login upang ang mga department head, supervisor at empleyado sa isang kumpanya ay maaaring ma-access at baguhin ang impormasyon. Ang mga tool sa pagmamanman ay pinahihintulutan ang mga CFO na suriin upang makita na ang lahat ay tumatakbo nang maayos at tumugon sa anumang mga tanong gamit ang mga opsyon sa pakikipagtulungan sa loob ng application. Pinipigilan nito ang daloy ng impormasyon sa pagitan ng lahat ng mga partido na kasangkot sa mga desisyon sa pananalapi ng isang kumpanya at inaalis ang mga hadlang na nakatayo sa paraan ng mahusay na operasyon.

Kung ang mga pangangailangan ng pagbabago ng negosyo, ang CFO at ang service provider ay palaging madaling magagamit upang tumulong sa mga pagpapabuti.

Gamitin ang Advantage of Reporting

Ang paglikha ng mga ulat mula sa pinansyal na data nang walang tulong ng software ay isang mahirap na proseso na nakikipag-ugnayan sa mga maliliit na empleyado ng negosyo na maaaring mas produktibo sa ibang lugar. Ang pagkaantala sa pagitan ng pagkolekta ng data at ang pagsasama ng mga manu-manong ulat na ito ay lumilikha ng panganib na ang impormasyon ay maaaring hindi na ginagamit sa oras na natapos ang ulat. Kasama sa mga online bookkeeping platform ang mga tool sa pag-uulat para sa ilan sa mga pinakamahalagang sukatan ng negosyo:

• Mga inaasahang benta
• Kita at gastos
• Cash flow
• Kita at lugi

Dahil ang lahat ng data na ipinasok sa system ay may kaugnayan agad, ang bawat bagong ulat ay sumasalamin sa pinakabagong mga pagbabago sa pananalapi ng kumpanya. Ang cross-platform synchronization ay isa sa mga pangunahing benepisyo ng mga online na sistema ng pag-uulat ngunit hindi lamang ito. Ang mga komprehensibong dashboard ay maaaring mag-aggregate ng data, mapabuti ang pag-uulat at pahintulutan ang mga CFO na ma-access ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap ng kumpanya nang hindi nababaling ang kanilang computer. Ang pagkakakonekta ng mobile sa mga aplikasyon ng accounting ay nasa lahat ng dako at pinapayagan ang mga gumagamit na hindi lamang tingnan kundi ring i-edit, manipulahin at pag-aralan ang lahat ng mahahalagang data saan man at kailan ito kinakailangan.

Isama ang Lahat ng Mga Programa

Ang online bookkeeping ay kapaki-pakinabang kapag naka-link sa iba pang mga application na ginagamit ng isang negosyo upang pamahalaan ang mga operasyon. Ang pagsasama ng pagsubaybay sa oras, payroll, pangangasiwa ng imbentaryo at iba pang software gamit ang isang secure na platform ng pagsasama ay pinapasimple ang daloy ng data at sinisiguro na ang impormasyong naa-access sa pamamagitan ng online na bookkeeping program ay laging tumpak.

Tulad ng automation, pinagsasama-sama ang pagsasama ng mas mataas na kahusayan at maaaring i-save ang isang negosyo ng isang malaking halaga ng pera sa pamamagitan ng pagbawas ng oras na ginugol na pangangaso down na mga piraso ng impormasyon na dati nakakalat sa lahat ng mga kagawaran. Pinagsasama din ng pagsasama ang isang mahusay na pakikitungo ng mga paulit-ulit na gawain sa pagpasok ng data, binabawasan ang rate ng error at nagpapahintulot sa mga kumpanya na i-optimize ang mga ulat na naglalaman ng pinakamalaking halaga ng detalye.

Ang isang kritikal na bahagi ng integrasyon sa pagsasama ng platform ay ang pag-unawa muna kung ano ang nais na kinalabasan ay bago nakahanay sa mga sistema. Sa pamamagitan ng pag-alam kung ano ang mga kinakailangang accounting, maaaring mas tumpak na suriin ng mga CFO ang kaugnayan ng maraming mga tampok at benepisyo ng iba't ibang mga programa upang matiyak na aktwal na nakakatugon sa mga pangangailangan ng kumpanya. Halimbawa, ang gastos sa trabaho ay nangangailangan ng maramihang mga sistema upang makipag-usap sa isa't isa sa buong payroll, pagsubaybay sa oras, at pangkalahatang mga sistema ng ledger. Kung ang gastos sa trabaho ay isang pangunahing tungkulin ng pag-uulat, kung ang pag-sync ng application ng oras sa pag-sync ng data nito sa mga serbisyo sa pagpoproseso ng payroll ay isang partikular at mahalagang pagsasaalang-alang.

Ipasadya ang Kapaligiran sa Trabaho

Ang mga kumpanya na nag-aalok ng mga solusyon sa pagsasama ay kadalasang kasama ang pagpapasadya bilang bahagi ng kanilang mga serbisyo. Maaaring samantalahin ng mga CFO ang mga ito upang lumikha ng isang sentral na platform na partikular na iniayon upang mahawakan ang mga pangangailangan ng anumang kumpanya. Ang bawat negosyo ay nangangailangan ng isang partikular na pag-setup sa mga tuntunin ng daloy ng trabaho, mga datos ng entry ng data at mga koneksyon sa pagitan ng mga application ng software. Ang platform mismo ay dapat na madaling sapat para magamit ng lahat nang hindi nangangailangan ng malawak na pagsasanay. Ang online bookkeeping ay maaaring walang putol na isinama sa kapaligiran na ito upang maging isang regular na tool sa pamamahala ng daloy ng data.

Tandaan na ang mga pagpapasadya ay maaaring mangailangan ng interbensyon ng mga sinanay na mga serbisyong IT kung kinakailangan upang ma-setup ang pagkakakonekta, tiyaking naka-synchronize ang data nang naaangkop at wasto ang mga ulat. Ang suporta na ito ay dapat na badyet kapag isinasaalang-alang ang halaga ng pagpapatupad ng mga bagong solusyon sa accounting at mga serbisyong online bookkeeping dahil sa huli ay kinakailangan ito hindi lamang sa panahon ng pag-setup ngunit sa panahon ng pagbabago, sa panahon ng paglaki at kapag nangangailangan ang bagong patalastas at pag-uulat. Lumapit ang mga kumpanya sa iba't ibang paraan.

Ang mga maliliit na negosyo na may isang limitadong badyet at isang fractional CFO sa helmet ng accounting ay maaaring mas gusto upang mapanatili ang isang relasyon sa isang solong proprietor na maaaring nababaluktot at on-call kung kinakailangan. Maliban kung ang mga pangangailangan ay malawak, ang pagsingil para sa mga oras na nagtrabaho ay mas malamang na makikinabang sa mga maliliit na badyet sa negosyo kaysa sa isang buwanang retainer. Sa kabaligtaran, ang mas malalaking negosyo o negosyo na may mga kumplikadong mga pangangailangan sa accounting ay maaaring makinabang ng higit pa sa pagpapanatiling isang IT company sa retainer upang paglingkuran ang kanilang mga patuloy na pangangailangan. Sa limitadong mga sitwasyon, ang ilang mga negosyo ay pinakaangkop sa pagkakaroon ng panloob na IT support person sa mga tauhan.

Ito ay karaniwang ang pinaka-mahusay na naaangkop para sa mga negosyo na may IT na tao na sa mga kawani na maaaring tumagal ng karagdagang mga responsibilidad sa sistema.

Sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga CFO, ang mga may-ari ng negosyo at mga empleyado ay isang nakabahaging kapaligiran kung saan upang subaybayan at pamahalaan ang pananalapi, ang online bookkeeping ay tumutukoy sa maraming mga isyu ng katumpakan at komunikasyon na maaaring maging sanhi ng mga pinsala na nakasasama. Ang tamang pagpapatupad ay lumilikha ng isang plataporma na nagbabago sa paraan ng mga negosyo na hawakan ang pananalapi at nag-aalok ng perpektong kapaligiran para sa pagiging produktibo at paglago.